نحوه محاسبه حقوق و دستمزد

اگر صاحب کسب و کاری هستید یا درصدد شروع فعالیت تجاری خود می باشید، لازم است بدانید که مهم ترین هزینه عملیاتی شما را حقوق و دستمزد کارکنان تان تشکیل می دهد. معمولاً در مورد کارکنان از دو اصطلاح کارگر و کارمند استفاده می شود و آنچه که در ازای کار انجام شده توسط کارکنان اداری و مدیران بطور ماهانه به آنها پرداخت می شود را «حقوق» و پرداختی به کارگران (ساده یا ماهر) اصطلاحاً «دستمزد» نامیده می شود که بر حسب ساعت، روز، ماه و یا مقدار تولید تعیین می گردد.

از آنجایی که هزینه حقوق و دستمزد و مخارج مربوط به آن، درصد تقریباً بالایی از هزینه های هر کسب و کاری را تشکیل می دهد باید برای آن سیستم های دقیق و مطمئن تعبیه کرد. این سیستم باید به شکلی باشد که مدارک و لیست های حقوق و دستمزد، درست و قابل فهم تهیه شوند، شکل و نحوه پرداخت حقوق و دستمزد در آن تعریف شده باشد و از انواع سوء استفاده ها مانند پرداخت به افراد واهی جلوگیری شود.

اکثر کسب و کارها حسابدار دارند؛ حالا اگر شما در ابتدای راه هستید یا می خواهید سر از کار حسابدارهایتان در آوردید، شما می توانید با ما همراه باشید.

دانسته های مهم اولیه

بر اساس ماده 2 قانون کار، کارگر شخصی است که به هر عنوان در مقابل دریافت حق السعی (مزد، حقوق، سهم و سایر مزایا) و به درخواست کارفرما کار می کند. بنابراین نتیجه می گیریم که هر شخص حقیقی یا حقوقی که در قبال انجام کار، مزد پرداخت می کند را «کارفرما» و آن فردی که در مقابل دریافت مزد کاری انجام می دهد را «کارگر» می نامند.

کارفرما بر اساس قانون باید اطلاعات لازم در مورد کارکنان و میزان حقوق و مزایای آنان را به مراجع صلاحیت دار ارسال کند. به عنوان مثال قانون مالیات بر درآمد، کارفرما را موظف می کند که اسامی کارکنان و مشخصات آنها را به حوزه های مالیاتی محل فعالیت ارسال و مالیات سهم کارکنان را به حساب مخصوصی واریز نماید؛ و همچنین قوانین تامین اجتماعی، کارفرما را مکلف می کند هر ماه اسامی کارکنان و میزان حقوق و دستمزد آنها را طی لیستی به ادارات تامین اجتماعی محل فعالیت تسلیم و حق بیمه سهم کارگر و کارفرما را به حساب مخصوصی واریز کند.

نرخ حقوق و دستمزد معمولاً از طریق توافق بین کارکنان و کارفرما تعیین می شود. این نرخ مربوط به ساعات عادی و قانونی می باشد. ساعات قانونی که یک کارگر در روز ملزم به انجام وظیفه در واحد تجاری می باشد از طریق قوانین دولتی تعیین می گردد. (البته ممکن است در عمل قوانین رعایت نشوند!) مطابق ماده 51 قانون کار، ساعت کار عادی مدت زمانی است که کارگر نیرو و یا وقت خود را به منظور انجام کار در اختیار کارفرما قرار می دهد. به غیر از مواردی که در قانون مستثنی شده است، ساعت کار کارگران در شبانه روز نباید از 8 ساعت تجاوز نماید. طبق تبصره یک این ماده، ممکن است کارفرما با توافق کارگران، نماینده یا نمایندگان قانونی آنان، ساعت کار را در بعضی از روزهای هفته کمتر از میزان مقرر و در دیگر روزها، اضافه بر این میزان تعیین کند؛ به شرط آنکه مجموع ساعت کار هر هفته از 44 ساعت تجاوز نکند. همچنین ساعات در چهار هفته متوالی نباید از 176 ساعت بیشتر شود. حالا توجه داشته باشید، به دلیل آنکه عملاً حقوق کارگران به صورت ماهانه پرداخت می شود، بنابراین ساعات کار عادی نیز 192 ساعت منظور می گردد. چرا که هر ماه 30 روز لحاظ شده و چون قانون، ساعات عادی کار چهار هفته متوالی (28 روز) را 176 ساعت تعیین کرده است، 16 ساعت (2 روز 8 ساعته) بر 176 ساعت کار عادی چهار هفته اضافه خواهد شد.

طبق ماده 59 قانون کار اگر کارگر پس از اتمام ساعات قانونی کارکرد روزانه، مدتی را به عنوان اضافه کار انجام وظیفه نماید و یا در ایام تعطیل مشغول به انجام وظیفه در واحد تجاری باشد، مستحق به دریافت حقوق و دستمزدی علاوه بر حقوق و دستمزد عادی خواهد بود که نرخ ساعات این اوقات نیز توسط قانون مشخص می شود.

فرض کنید ساعات کار عادی کارگری در ماه 192 ساعت و نرخ مورد توافق به ازای هر ساعت 2,000 ریال و نرخ ساعات اضافه کاری به ازای هر ساعت 140 درصد نرخ ساعات کار عادی باشد. اگر این کارگر در ماه 220 ساعت کار کند، حقوق و دستمزد این کارگر بدون در نظر گرفتن کسورات قانونی می شود:

دستمزد ساعات کار عادی 384,000 = 2,000 × 192

دستمزد ساعات اضافه کاری 78,400 = 140% × (2,000 × (192 – 220))

جمع دستمزد و اضافه کاری 462,400 = 78,400 + 384,000

معمولاً علاوه بر حقوق و دستمزد ثابت، مزایای دیگر از جمله فوق العاده شغل، فوق العاده بدی آب و هوا، حق اولاد، حق مسکن، پاداش، سهم از سود واحد تجاری و… نیز به کارکنان پرداخت می شود که این مزایا گاهی بطور مستمر و زمانی نیز بطور غیرمستمر پرداخت می گردند. در کل؛ مجموع حقوق و مزایای هر یک از کارکنان قبل از کسر کسورات قانونی و کسورات اختیاری در دوره ای که لیست حقوق و دستمزد تنظیم می گردد را «حقوق و مزایای ناخالص» می گویند. هر زمان که از حقوق و مزایای ناخالص، کسورات قانونی مانند بیمه، مالیات و… و کسورات اختیاری مانند مساعده، اجاره مسکن، امور خیریه، قسط وام و… کسر گردد، در این صورت مانده قابل پرداخت به هر یک از کارکنان که مبلغ خالص قابل پرداخت یا حقوق و مزایای خالص نام دارد، محاسبه شده است.

مهم ترین کسورات قانونی حقوق و دستمزد

1) حق بیمه

به موجب قانون تامین اجتماعی، کارفرما با تنظیم لیست حقوق و دستمزد کارکنان باید ماهانه 7 درصد از حقوق و مزایای هر یک از کارکنان خود را پس از کسر معافیت های مقرر به عنوان حق بیمه سهم کارگر یا کارمند کسر، و به همراه حق بیمه سهم کارفرما که 23 درصد است (20 درصد بابت بیمه اجتماعی و 3 درصد بابت بیمه بیکاری) حداکثر تا پایان ماه بعد به حساب های مربوط واریز و ماهانه فهرست کاملی از مشخصات حقوق بگیران و میزان حقوق هر یک از آنها را به ادارات تامین اجتماعی محل فعالیت ارسال نماید. طبق ماده 36 قانون تامین اجتماعی کارفرما مسئول پرداخت حق بیمه سهم خود و بیمه شده به سازمان می باشد و مکلف است در موقع پرداخت مزد یا حقوق و مزایا، سهم بیمه شده را کسر نموده و سهم بیمه خود را به آن افزوده، به سازمان تادیه نماید. در صورتی که کارفرما از کسر حق بیمه سهم بیمه شده خودداری کند، شخصاً مسئول پرداخت آن خواهد بود.

2) مالیات

مجموع حقوق و دستمزد هر یک از کارکنان بر اساس قوانین و مقررات مالیاتی مشمول کسر مالیات بر درآمد حقوق است. کارفرمایان باید هر ماهه با تنظیم لیست حقوق و مزایای کارکنان، مالیات حقوق هر یک از کارکنان خود را طبق جدول مالیاتی سال، محاسبه و از حقوق آنها کسر نموده و حداکثر تا پایان ماه بعد، وجوه کسر شده را به حساب بانکی مخصوص وزارت امور اقتصادی و دارایی واریز و فهرستی مشتمل بر نام و نشانی حقوق بگیران و میزان حقوق هر یک از آنها را به حوزه مالیاتی محل فعالیت موسسه تسلیم و رسید دریافت نمایند.

3) سایر کسورات غیر از حق بیمه و مالیات

علاوه بر کسورات قانونی بیمه و مالیات، ممکن است مبالغ دیگری بابت اقساط وام، مساعده دریافتی و… از حقوق و مزایای هر یک از حقوق بگیران کسر گردد. این کسورات اغلب بطور غیر مستمر می باشند اگرچه ممکن است حسب مورد مدت مدیدی مانند اقساط وام های بلندمدت از حقوق کارکنان کسر گردد.

فرض کنید ساعات کار کارگری در مهر ماه 220 ساعت و نرخ مورد توافق به ازای هر ساعت 2,000 ریال و نرخ ساعات اضافه کاری به ازای هر ساعت 140 درصد نرخ ساعات کار عادی باشد. همچنین به این کارگر در ماه 16,400 ریال حق اولاد تعلق می گیرد و حقوق و مزایای وی مشمول پرداخت 10 درصد مالیات می باشد. حقوق و دستمزد این کارگر با در نظر گرفتن کسورات قانونی می شود:

دستمزد ساعات کار عادی 384,000 = 2,000 × 192

دستمزد ساعات اضافه کاری 78,400 = 140% × (2,000 × (192 – 220))

جمع دستمزد و اضافه کاری 462,400 = 78,400 + 384,000

خب تا اینجای محاسبه را بلد بودید. حالا می خواهیم حق بیمه سهم کارگر و مالیات حقوق وی را محاسبه کنیم. نکته ای که باید به آن توجه کنید این است که حق اولاد به عنوان حقوق و مزایا مشمول پرداخت حق بیمه نمی شود اما به آن مالیات تعلق می گیرد. به محاسبات زیر توجه کنید:

حق بیمه سهم کارگر 32,368 = 7% × 462,400

مجموع حقوق و مزایای مشمول مالیات 478,800 = 16,400 + 462,400

مالیات حقوق 47,880 = 10% × 478,800

برای محاسبه مبلغ خالص قابل پرداخت کافی است کسورات قانونی و کسورات اختیاری از مجموع حقوق و مزایای ناخالص کسر گردد، تا مبلغ خالص قابل پرداخت مشخص شود. به این شکل:

حقوق پرداختی = (مالیات + حق بیمه سهم کارگر) – مجموع حقوق و مزایای مشمول مالیات

398,552 = (47,880 + 32,368) – 478,800

جمع بندی محاسبه حقوق و دستمزد

لازم است بدانید که طبق ماده 131 قانون مالیات های مستقیم نرخ مالیات به صورت پله ای افزایش می یابد. به مثال زیر توجه کنید.

فرض کنید کارگری به ازای هر ساعت کار، 3,000 ریال دریافت می کند. اگر این کارگر در طی دی ماه 203 ساعت کارکرد داشته باشد و واحد تجاری مقرر کرده باشد به وی ماهانه 300,000 ریال حق جذب و 85,000 ریال بدی آب و هوا پرداخت شود و همچنین این کارگر ماهانه مبلغ 20,000 ریال اقساط وام داشته باشد؛ چگونه حقوق و دستمزد وی محاسبه می شود؟

همین طور فرض می کنیم بر اساس قوانین مالیاتی، حقوق و مزایا تا سقف 200,000 ریال معاف از مالیات، نسبت به مازاد 200,000 ریال تا 300,000 ریال مشمول 10 درصد مالیات، نسبت به مازاد 300,000 ریال تا 450,000 ریال مشمول 15 درصد مالیات و مازاد 450,000 ریال مشمول 20 درصد مالیات می شود.

تا الان یاد گرفتیم که ساعات کار عادی یک ماه 192 ساعت است. در نتیجه این کارگر برای ماه دی 11 ساعت = 192 – 203 اضافه کاری داشته است. به این ترتیب حقوق ساعات عادی 576,000 = 3,000 × 192 و حقوق ساعات اضافه کاری 46,200 = 140% × (3,000 × 11) می شود.

حالا یک سوال! چرا در محاسبه اضافه کاری، 40 درصد به حقوق اضافه کردیم؟ به این خاطر که بر اساس قانون، ساعات اضافه کاری مشمول دریافت حقوقی اضافه بر حقوق ساعات عادی است و این میزان بیشتر، 40 درصد اضافه بر مزد هر ساعت عادی می باشد.

مجموع حقوق و مزایای این کارگر برابر است با:

مجموع حقوق و مزایا = بدی آب و هوا + حق جذب + حقوق و دستمزد اضافه کاری + حقوق و دستمزد ساعات کار عادی

1,007,200 = 85,000 + 300,000 + 46,200 + 576,000

بر اساس قوانین بیمه از مجموع حقوق و مزایا، 7 درصد بیمه سهم کارگر می باشد، یعنی کارگر باید پرداخت کند. این نکته را فراموش نکنید که حق جذب و بدی آب و هوا مشمول بیمه می شوند اما حق اولاد مشمول بیمه نمی شود. پس بیمه سهم این کارگر مبلغ 70,504 = 7% × 1,007,200 خواهد شد.

خب می رویم سراغ مالیات؛ ابتدا باید 1,007,200 ریال مجموع حقوق و مزایا را به شکل زیر خرد کنیم:

معاف از مالیات -> 200,000

مازاد 200,000 ریال تا 300,000 ریال -> 10,000 = 10% × 100,000

مازاد 300,000 ریال تا 450,000 ریال -> 22,500 = 15% × 150,000

مازاد 450,000 ریال -> 111,440 = 20% × 557,200

مجموع مالیات حقوق این کارگر -> 143,940 = 111,440 + 22,500 + 10,000

به این ترتیب حقوق پرداختی به این کارگر می شود:

772,756 = (20,000 + 143,940 + 70,504) – 1,007,200

حالا یک سوال! این 20,000 ریال از کجا آمد؟ این 20,000 ریال همان اقساط وام است که هر ماه از حقوق کارگر باید کسر شود.

خب مثال تمام شد و حقوق پرداختی به کارگر مشخص شد. فقط به یک نکته دیگر هم اشاره داشته باشیم که کارفرما در زمان انجام این محاسبات باید سهم بیمه خود را (23 درصد) هم محاسبه کند. در مثالی که در همین چند خط پیش گذشت!، سهم بیمه کارفرما به این شکل محاسبه می شود:

231,656 = %23 × 1,007,200

پس از انجام این محاسبات ثبت های حسابداری انجام می شود و سپس پرداخت حقوق کارکنان و واریز کسورات به حساب های مربوطه صورت می گیرد.

منابع

مقاله علمی و آموزشی «نحوه محاسبه حقوق و دستمزد»، نتیجه ی نگارش جناب آقای حمیدرضا خداپرست (مولف کتاب اصول حسابداری 1 از انتشارات دانشگاه افسری امام علی (ع)، منتشر شده در اسفند 1394 با شابک 6-28-7922-600-978) می باشد.