مدیریت وقفههای کاری: افزایش تمرکز و کنترل زمان
وقفههای روزانهای که در محل کار ایجاد میشود، میتواند مانع کلیدی، برای مدیریت اثربخش زمان باشد و در نهایت مانع رسیدن به موفقیت شود. این قبیل وقفههای کاری از موضوعاتی است که همه ما هر روزه با آن مواجه هستیم، اما معمولاً از تاثیر آن در مدیریت زمان غفلت میشود.
چرا وقفههای کاری میتواند مانع انجام کارهای برنامه ریزی شده باشد؟
به آخرین روز کاری خود فکر کنید. یک دقیقه تامل کنید و تمام وقفههایی که اتفاق افتاده است را مرور کنید. مانند تماسهای تلفنی، ایمیلها، گفتگوهای در راهرو، همکارانی که مزاحم کار شما میشوند یا هر اتفاق غیرمنتظره دیگری که توجه شما را جلب کرده، تمرکز روی کار را از بین میبرد و در نتیجه میتواند مانع انجام کار مورد نظر شود.
شما فقط چند ساعت زمان در طول روز دارید که تکرار وقفههای کوچک میتواند مانع رسیدن شما به اهداف و موفقیتها در کار و زندگی شود. این وقفههای کوچک میتوانند تمرکز شما را از بین ببرد. لذا باید دوباره زمانی صرف کنید تا سر رشته کار دستتان بیاید و به وضعیت قبلی خود برگردید.
به عبارت سادهتر، علاوه بر خود وقفه که مانع از انجام کار میشود، پس از هر وقفه، مدتی نیز صرف بازگشتن تمرکز خواهد شد.
بهترین تکنیکها برای کنترل وقفههای کاری
کلید کنترل وقفهها این است که ابتدا آنها را بشناسیم. سپس تشخیص دهیم که ضروری هستند یا نه؟ بله، ممکن است بعضی وقفهها در کار ضروری باشد که باید در برنامه روزانه آنها را در نظر گرفت. در ادامه برخی تکنیکها جهت کنترل وقفههای کاری ارائه میشود.
1) تهیه فهرستی از عوامل وقفه
اگر وقفهها، زمان و انرژی شما را سلب میکنند یا بطور ممتد شما را از برنامه خود دور میکنند و سبب تاخیر میشوند، زمانش رسیده است که فهرستی از عوامل ایجاد وقفه تهیه کنید. برای تهیه فهرست میتوانید از گزارش فعالیتهای روزانه استفاده کنید.
فهرست تهیه شده را حداقل برای یک هفته به همراه داشته باشید. تمام وقفههایی که با آن مواجه شُدید را ثبت کنید. میتوانید اطلاعات زیر را نیز ثبت نمایید:
- فردی که وقفه را ایجاد میکند.
- مدت وقفه، نوع وقفه، صحیح بودن آن، ضروری بودن آن
وقتی لیست وقفههای شما برای یک هفته تهیه شد، اکنون نوبت بررسی و تحلیل دادههای این لیست است.
2) کدام وقفهها صحیح است و کدام یک صحیح نیستند؟
شما باید با وقفههای صحیح کنار بیایید. در ادامه خواهیم گفت که میتوانید آنها را در برنامه روزانه قرار دهید. در صورت وقوع این وقفهها، هنوز هم زمان کافی خواهید داشت تا بطور کامل به برنامه روزانه خود برسید. وقفههایی که صحیح نیستند نیز باید راهی برای حذف آنها در آینده پیدا کنید.
ابتدا بر اساس فهرست عوامل وقفه، بررسی کنید کدام وقفهها صحیح است و کدام یک صحیح نیستند. کدامیک از وقفهها را میتوانید به تعویق بیندازید. به عنوان مثال برگزاری جلسات منظم با همکاران، موجب میشود برخی از این وقفهها به تعویق بیفتند. زیرا اگر همکاران شما مطمئن باشند که در زمانی مشخص در آینده با شما گفتگو خواهند کرد، خیلی از موضوعات غیر فوری را تا زمان جلسه بعدی به تعویق میاندازند. به این ترتیب کمتر مزاحم کار شما خواهند شد.
البته بعضی از وقفهها هم صحیح هستند و هم فوری. این نوع وقفهها را باید مورد توجه قرار داد. در اینگونه موارد چارهای جز وقفه وجود ندارد. با نگاه کردن به فهرست عوامل وقفه، میتوانید ببینید که چه قدر زمان به این وقفههای صحیح و فوری اختصاص داده شده است.
مدت زمانی که صرف وقفههای صحیح و فوری شده است، را به عنوان بخش زمان احتمالی کنار بگذارید. کارها را برای باقیمانده زمان خود پس از کسر این مدت احتمالی برنامه ریزی کنید. البته شاید بعداً توانستهاید سایر کارهای اضافی را در این زمانهای احتمالی انجام دهید، اما قطعاً بار کاری و استرس زیادی به شما تحمیل نخواهد شد.
3) از تلفن همراه به نفع خود استفاده کنید، نه علیه خودتان!
یکی از وقفههایی که افراد هر روزه با آن مواجه میشوند، تلفنهای همراه است. کمی برنامه ریزی میتواند این نوع از وقفهها را کنترل کند. اگر مهلت تحویل کاری فرا رسیده و یا نیاز به تمرکز بالایی دارید، از پیام صوتی خود برای نمایش تماسها استفاده کنید یا از یک دستیار برای پاسخگویی به پیامها کمک بگیرید. به این ترتیب تماسها را اولویتبندی کردهاید و در زمانی که مقدور باشد به آنها پاسخ میدهید. البته میتواند زمان خاصِ تماسهای تلفنی در برنامه خود در درنظربگیرید، بطوریکه بخشی عادی از برنامه روزانه شما باشد!
4) یک نفس عمیق بکشید و فکر کنید!
وقتی عامل وقفه فرد دیگری است، خیلی راحت ممکن است درگیر کاری شوید که از نظر آن فرد کاملاً فوری و اضطراری است. اما در واقعیت نظر آن شخص صحیح نبوده و بسیاری از آنها شرایط بحرانی نیستند. بد نیست قبل از اینکه درگیر درخواست هر شخصی شوید، در مورد آن فکر کنید.
فرض کنید همین الان یکی از همکاران نزد شما آمده و ادعا میکند کار و مسئله فوری پیش آمده است. چند دقیقه برای بررسی شرایط و مسئله کنار بگذارید. نفس عمیق بکشید و ذهن خود را آزاد کنید و مسئله مورد نظر را بررسی کنید. یک تاخیر کوتاه، حتی چند دقیقه، باعث خواهد شد که شرایط را بطور دقیق ارزیابی کرده و بطور مناسب واکنش نشان دهید. به این ترتیب تا حد زیادی از درگیر شدن در کارهایی که واقعاً ضروری نیستند، راحت میشوید.
5) مهارت نه گفتن داشته باشید.
اگر سرتان شلوغ است و کاری به شما پیشنهاد میشود، در حالی که شخص دیگری وقت آزاد برای انجام آن کار دارد، در این صورت آن کار برای شما نه ضروری و نه مهم خواهد بود. در چنین شرایطی، رد کردن این پیشنهاد بطور کاملاً مودبانه و صادقانه، همراه با توضیح کوتاهی بهترین شیوه است. بدانید که نه گفتن از نظر همه قابل پذیرش و درک است.
به عنوان مثال در حال حاضر دارم روی پرژه مهمی کار میکنم که به زودی باید تحویل دهم، متاسفم، که نمیتوانم به شما کمک کنم.
6) زمانهای در دسترس و غیرقابل دسترس
اجازه دهید مردم بدانند که چه زمانهایی شما در دسترس هستید و چه زمانهایی خیر. مطمئن شوید که مردم میدانند، زمانهایی که در دسترس نیستید، اگر کار خود مطرح کنند، در واقع موجب ایجاد وقفه شدهاند.
در مواقعی که نمیخواهید در دسترس باشید و احتمال میدهید همکارانتان رفت و آمد خواهند داشت، از عوامل آگاه کننده استفاده کنید. مثلاً پشت در اتاق بنویسید: بسته است و….
نکته: مراقب باشید. اگر مدیر هستید یکی از بخشهای مهم شغل مدیریت این است که در دسترس افراد دیگر باشید تا مسائل اضطراری که در کار پیش خواهد آمد را رسیدگی کنید. همچنین برای اینکه افراد را به اثربخشترین شکل ممکن مدیریت کنید، باید در دسترس آنها باشید.
به هر حال، از ایده زمانهای غیرقابل دسترس استفاده کنید. اما در آن افراط نکنید. مطمئن شوید که دیگران میتوانند در این زمانهای غیرقابل دسترس هم با شما ارتباط بگیرند، اگر واقعاً با بحران مواجه شدهاند.
7) زمانهای معین برای گفتگو و ملاقات
برنامه زمانبندی منظمی برای افرادی که اغلب با آنها گفتگو میکنید، تهیه کنید. از این افراد بخواهید قبل از ملاقات لیست موضوعات را بنویسیند تا وقت کمتری تلف شود.
البته یک تله رایج برای مدیران نیز در خط مشی درهای باز اتفاق میافتد. خط مشی درهای باز خوب است، اما باید افراد محدودی را به محدوده کاری خود دعوت کنید. مثلاً در برنامه خود، جلسهای را زمانبندی کردهاید. از همکاران خود بخواهید برای انجام جلسه به محل کار وی رفته یا اتاق جلسات بروید. اینکه از اتاق افراد دیگر بلند شوید و به اتاق خود برگردید، بسیار راحتتر است نسبت به زمانی که از افراد دیگر بخواهید که اتاق کار شمار را ترک کنند، در حالی که راحت نشستهاند.
8) وقفههای غیرقابل کنترل
آن دسته از وقفههایی است که هر چقدر تلاش کنید باز هم غیرقابل کنترل هستند. بیشتر مردم از داشتن برنامه مناسب، خوشحال و راضی هستند، اما وقتی که برنامه درست اجرا نمیشود، به سرعت با گفتن جملهای مانند این «که من در حال حاضر فقط 5 دقیقه زمان دارم که در مورد این موضوع صحبت کنم» تمام پارامترها را تغییر میدهند. از افرادی که اختلال ایجاد میکنند نخواهید که بنشینند و در بحثهای کوچک شرکت نکنند. بعضی افراد هم کارشان ایجاد اختلال و وقفه در کار است، این افراد را دعوت نکنید کنارتان بنشینند. خودتان هم در گفتگوهای کوتاه با آنها وارد نشوید.
