گزارش فعالیتها: تشخیص اتلاف زمان در کارهای روزمره
تهیه گزارش فعالیتهای روزانه یک ابزار کاربردی برای مدیریت زمان است. مهمترین کاربرد گزارش فعالیتها (Activity Log) را میتوان ایجاد تصویری شفاف و روشن از کارهای انجام شده در طی روز دانست. معتقدیم تهیه این گزارش کمک میکند که هر روز زمان بیشتری برای انجام فعالیتها پیدا کنیم.
رابطه بین زمانهای روزمره و پیشرفت حرفهای
با یک سوال شروع میکنیم: فکر میکنید چقدر از زمانهایی که در محل کار صرف میکنید، هیچ کمکی به پیشرفت شما نمیکند؟
چند ثانیه به سوال بالا فکر کنید.
در ابتدا ممکن است بگویید خیلی کم. اما ممکن است متعجب شوید وقتی متوجه شوید که چقدر از زمان خود را صرف کارهایی میکنید که در راستای موفقیت شما نیستند. خصوصاً اگر قبل از این از ابزار گزارش فعالیتهای روزانه استفاده نکرده باشید.
گزارش فعالیتها: تصویری از نحوه استفاده از زمان در محل کار
میگویند اولین گام در حل هر مسئله، شناخت مسئله است. اولین گام در رسیدن به مقصد نیز این است که بدانید الان کجا هستید. در حوزه مدیریت زمان، گزارشی که از فعالیتهای روزمره خود مینویسید، یکی از همین اولین گامها محسوب میشود. گزارش فعالیت روزانه میتواند تصویری از زمانهای صرف شده شما در طول روز بدهد.
پس از تهیه گزارش فعالیتها، بهتر میتوانید قضاوت کنید چه میزان از زمان خود را صرف پیشرفت خود کردهاید. پس از آن انگیزه پیدا میکنید که فعالیتهای با ارزش پایین رو حذف کرده یا کاهش دهید.
حذف اتلاف زمان، ناب شدن زمان و بهره وری فردی
حذف اتلاف به این معناست که شما بهره وری زندگی خود را بالا بردهاید. یعنی اگرچه مدت حضور شما در محل کار تغییر نکرده است، اما توانستهاید کارهای با ارزش بیشتری انجام دهید.
اگر بهره وری را به سادگی نسبت خروجی به ورودی تعریف کنیم، در واقع ورودی شما همچنان ثابت است، اما ارزش خروجی را افزایش دادهاید.
گزارش فعالیتها مشابه نقشه جریان ارزش در تولید ناب است. وقتی در تولید ناب از نقشه برداری جریان ارزش استفاده میکنید، در واقع تصویری از وضعیت فعلی تولید و میزان اتلافها در آن تهیه میکنید.
Task Manager زندگی!
اگر با کامپیوتر سروکار داشته باشید، میدانید که منابع پردازشی کامپیوتر محدود است. وقتی چند کار سنگین با هم انجام میدهید، کامپیوتر شما به وضعیت کند شدن سرعت میرسد. طوری که دیگر انتظار هیچ خروجی ندارید!
گزارش فعالیت ها نیز مانند این است که هر روز میزان وقتی که برای کارهای مختلف صرف میکنید، را پایش کنید. شاید نیاز باشد بعضی از کارها را از لیست امور روزمره خود، حذف کنید. مثل وقتی گزینه End Task را انتخاب میکنید.
با گزارش فعالیت بیشتر آشنا شویم!
گزارش فعالیت (به نامهای دفترچه کارها یا گزارش فعالیتهای روزانه نیز شناخته میشود) یادداشتی است از اینکه چطور زمان خود را سپری میکنید. با تهیه گزارش فعالیت به مدت چند روز، میتوانید تصویر دقیق از آنچه که در طول روز انجام میدهید را بسازید و بهتر بر زمان خود سرمایه گذاری کنید.
حافظه دستیار خوبی نیست.
اگر معتقدید که نیازی به لیستبرداری کارها نیست و حافظهتان بقدر کافی قوی است، اشتباه میکنید. چند بار که گزارش فعالیت را آماده کردید، متوجه خواهید شد که حافظه انسان راهنمای ضعیفی است و تهیه گزارش، دید شما را نسبت به فعالیتهای روزانه خود بازتر و بهتر میکند.
تشخیص زمانهای پُر انرژی روزانه
گزارش فعالیتها همچنین کمک میکند تا مهمترین کارهای خود را به مناسبترین زمانهای روز منتقل کنید. در بعضی ساعات روز پُر انرژی هستید و در بقیه ساعات بیرمق. وضعیت انرژی شما در طول روز به حال جسمانی شما، زمان استراحت، نوع و زمان تغذیه و کاری که انجام میدهید بستگی دارد. به عنوان نمونه، اگر صبحها انرژی بیشتری دارید و خلاقتر هستید، بهتر است کارهای مهمتر را در این بازه زمانی انجام دهید. در عوض، کارهایی که کمتر انرژی میبرند مانند پاسخ به ایمیلها یا تماس به افراد را بعد از ظهرها انجام دهید.
تشخیص فعالیتهای غیراصلی
گزارش فعالیتها همچنین در شناسایی فعالیتهای غیراصلی که به شما کمکی در رسیدن به اهدافتان نمیکند، سودمند است. به عنوان نمونه، ممکن است شما بیش از آنچه فکر میکنید صرف اینترنت، چایی خوردن!، تماسهای تلفنی و… کنید. وقتی ببینید که چقدر وقت روی این فعالیتهای غیراصلی تلف میکنید، میتوانید راهی برای حذف یا کاهش این زمانها پیدا کنید.
نکته: گزارش فعالیتهای روزانه را با برگه زمانبندی اشتباه نگیرید. گزارش کارهای روزانه همانطور که از نامش مشخص است، برای گزارش کارهایی است که در طول روز انجام دادید. برای پیگیری اینکه چقدر وقت صرف هر کاری کردهاید.
گزارش فعالیت را چگونه تهیه کنیم؟
برای ثبت اطلاعات میتوانید از قالبهای آماده استفاده کنید. یا اینکه خودتان در سررسید این کار را انجام دهید. یا در نرمافزاری مانند اکسل این کار را انجام دهید. گزارش فعالیتها جدولی است که دارای ستونهای زیر است:
- زمان/تاریخ
- شرح فعالیت
- وضعیت انجام
- مدت زمان
- ارزش (زیاد، متوسط، کم)
سپس بدون اینکه رفتار روزمره خود را تغییر دهید، هر چیزی که در محل کار انجام میدهید را در این جدول ثبت کنید، دقیقاً همانطور که در واقعیت هست.
گزارش فعالیت را تحلیل کنیم!
پس از اینکه چند روز گزارش فعالیتهای روزانه را نوشتید، نوبت به بررسی و تحلیل آنها میرسد. پس از تحلیل، تازه متوجه شوید که چقدر زمان صرف کارهای بی ارزش کردهاید.
وقتی گزارش کار روزانه را تحلیل کنید، شما میتوانید بهره وری خود را با انجام یکی از اقدامات زیر افزایش دهید:
1. حذف یا واگذاری فعالیتها:
بعضی از فعالیتها جزو نقش یا وظایف شما نیستند. یا اینکه کمکی در رسیدن به اهدافتان نمیکنند. ممکن است فعالیتهایی باشد که فرد دیگری در سازمان باید انجام دهد (شاید با دستمزد کمتر). یا فعالیتهای شخصی باشد مانند ارسال ایمیلهای غیرکاری یا وبگردی.
2. چالشیترین کارها در پُر انرژیترین زمانها:
کارهای چالشی خود را در زمانهایی از روز انجام دهید که بالاترین انرژی را دارید. به این ترتیب، کار شما کیفیت بهتر داشته و زمان کمتری میبرد.
3. کاهش تعداد تغییر بین کارها:
زمانهای بین تغییر کارها را حداقل کنید. به عنوان نمونه، شما میتوانید به ایمیلهایتان در چند ساعت محدود در روز پاسخ دهید، یا اینکه همه صورتحسابها و حسابهای مالیتان را در یک زمان مشخص از هفته انجام دهید. نه اینکه هر روز چندین بار به ایمیل سر بزنید یا هر روز چند بار کارهای حسابهای مالیتان را انجام دهید.
نکته: برخی اوقات، گذراندن وقت زیاد بر کارهای بی ارزش یا کارهای کم اهمیت میتواند نشانهای از اهمال کاری باشد.
جمعبندی
گزارش فعالیتها ابزارهای سودمند برای تحلیل نحوه استفاده از زمان هستند. این ابزار کمک میکند تا کارها، انرژی، میزان هوشیاری و اثربخشی را در طول روز ردگیری کنید. همچنین کمک میکند تا فعالیتهایی که زمان را اتلاف میکنند، حذف کنید. در نتیجه این ابزار موجب افزایش بهره وری میشود.
وقتی کارهای ثبت شده خود را بررسی کردید، میتوانید با اقداماتی مانند حذف یا کاهش فعالیتهای کم ارزش، زمانبندی کارهای چالشی برای زمانهای پُر انرژیتر خود، کاهش تعداد زمانهای تغییر بین انواع کارها و کاهش زمان صرف شده روی فعالیتهای شخصی نسبت به افزایش بهره وری اقدام کنید.
