آزمون مدیریت زمان: چگونه مدیریت زمان خود را بهبود دهم؟
هر چند وقت یکبار احساس میکنید که زمان کافی ندارید؟ هر هفته، هر روز یا هر ساعت؟ اکثر افراد اینطور فکر میکنند که زمان کافی برای اجرای کارهای روزانهشان ندارند. به منظور تشخیص اینکه در ابعاد مختلف مدیریت زمان چه وضعیتی دارید، در این مطلب آزمون مدیریت زمان ارائه شده است.
پاسخ به این تست مشخص میکند که در کدام ابعاد مدیریت زمان ضعف داشته یا قوی هستید. نتایج این تست کمک میکند مستقیماً به سراغ ابزارهایی از مدیریت زمان بروید که تاثیر بیشتری بر بهبود مهارت مدیریت زمان در شما داشته باشد.
آزمون مدیریت زمان
برای هر سوال زیر، یکی از گزینههای اصلاً، بندرت، گاهی، اغلب و همیشه را انتخاب کنید که بهتر شما را توصیف میکند. لطفاً به سوالات همانگونه که واقعاً هستید پاسخ دهید، نه آنگونه که میخواهید باشید. وقتی تمام شد، به دستورالعمل محاسبه نتیجه بروید و امتیاز خود را حساب کنید.
- کارهایی که انجام میدهم دارای بالاترین اولویت هستند.
- کارهایم را به موقع تمام میکنم و نیازی به وقت اضافه ندارم.
- زمانی را برای برنامه ریزی و زمانبندی کنار میگذارم.
- میدانم چقدر زمان برای هر یک از کارها صرف میکنم.
- میتوانم مانع حواس پرتی و وقفه حین کارهایم شوم و حین کار درگیر وقفههای متعدد نمیشوم.
- با استفاده از هدف گذاری، برای کارهایی که باید انجام دهم تصمیم گیری میکنم.
- مقداری زمان احتمالی در زمان بندی خود برای رویدادهای غیرمنتظره کنار میگذارم.
- میدانم کاری که انجام میدهم دارای ارزش بالا، پایین یا متوسط است.
- وقتی به من وظیفه جدیدی محول میشود، اهمیت و اولویت آن را بررسی میکنم.
- معمولاً اطمینان کامل در خصوص تعهدات و موعد تحویل کارهای خود داشته و از این بابت استرس ندارم.
- تمرکز من روی هر کاری که مشغول آن هستم، بالا است.
- کارهایم را در محل کار تمام کرده و کاری را برای انجام دادن به دلیل اتمام رسیدن مهلت آن، به منزل نمیبرم.
- لیست کارها یا برنامه عملیاتی (اقدام) خود را اولویت بندی میکنم.
- اولویتهای کاری را با رئیسم در میان میگذارم.
- قبل از اینکه کاری را شروع کنم، بررسی میکنم آیا نتیجه کار ارزش زمانی که صرف آن میشود را دارد یا خیر.
دستورالعمل محاسبه نتیجه
به ترتیب هر یک از گزینههای اصلاً، بندرت، گاهی، اغلب و همیشه دارای امتیاز یک الی 5 هستند. یعنی اصلاً یک امتیاز و همیشه 5 امتیاز حساب میشود. امتیاز خود را در هر سوال مشخص کرده، سپس مجموع امتیازات را بدست آورید.
تفسیر امتیازات
- امتیاز 15 تا 30: خب، بهترین خبر این است که فرصت زیادی برای بهبود اثربخشی در محیط کار و موفقیت بلندمدت خود دارید. البته باید بطور اساسی مهارتهای مدیریت زمان خود را بهبود دهید. ادامه این مطلب را بخوانید تا بدانید از کجا شروع کنید.
- امتیاز 31 تا 45: در برخی موارد مدیریت زمان خوب هستید اما هنوز جا برای بهبود دارید. روی بعضی مهارتهای مدیریت زمان که در ادامه بیان شده است بیشتر تمرین کنید. با تقویت این مهارتها، استرس محیط کار برای شما کاسته میشود.
- امتیاز 46 تا 75: تبریک میگوییم، مدیریت اثربخشی بر زمان خود دارید. اما باز هم ادامه مطلب را نگاه کنید، شاید مواردی باشد که نیاز به بهبود داشته باشد.
کدام بخش یا مهارت از مدیریت زمان را باید ارتقا دهم؟
پس از اینکه به سوالات پاسخ دادید، میتوانید از بخشها و مهارتهای مدیریت زمان که باید تقویت کنید، شناخت پیدا کنید. در ادامه توضیح مختصری بر هر یک از بخشها و مهارتهای مدیریت زمان ارائه میشود که در پرسشنامه گنجانده شده است.
هدف گذاری
سوالات مرتبط: 6 و 10
امتیاز دو سوال فوق را جمع بزنید. حداکثر امتیاز 10 است و امتیاز شما نشان دهنده قوت یا ضعف شما در مهارت هدف گذاری است.
برای شروع مدیریت اثربخش زمان، باید اهداف خود را تعیین کنید. اگر بدانید کجا میخواهید بروید، میتوانید کارهایی که برای رسیدن به هدف نیاز است را تعیین کنید. بدون تعیین هدف مناسب، زمان خود را بین پروژهها و کارهای متفاوت و بعضاً متناقض هدر میدهید.
افراد معمولاً هدفگذاری را نادیده میگیرند. چرا که تعیین اهداف نیاز به صرف انرژی، زمان و دورنگری دارد. زمان اندکی که در مرحله هدف گذاری صرف میکنید، حقیقتاً حجم زیادی از زمان، تلاش و فرسودگی در آینده را که صرف دوباره کاری و اصلاح میشود را صرفه جویی خواهد کرد.
اولویت بندی
سوالات مرتبط: 1، 4، 8، 13، 14، 15
حداکثر امتیاز قابل کسب 30 میباشد که مجموع امتیاز شما در این سوالات، نشان دهنده قدرت و ضعف در اولویتبندی است.
اولویتبندی کارها از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. بدون اولویتبندی، ممکن است به سختی و با پشتکار فراوان کار کنید، اما نتوانید به نتایج مطلوب دست یابید. چرا که ممکن است مشغول فعالیتهایی شوید که اهمیت بالا و ضرورت بالا نداشته باشد.
اغلب افراد به هر نحوی میتوانند لیست کاری (To Do List) تهیه کنند. اما اغلب این لیستها فقط مجموعه کارهایی است که نیاز است انجام شود. مشکل اصلی این است که کدام یک از این کارها اولویت دارد؟ لیست کارها را باید از بالا به پایین، پایین به بالا، از سخت به آسان یا بالعکس انجام داد؟
برای کارآیی هرچه بیشتر، باید روی کارهای با بیشترین اهمیت و با ارزشترین کارها تمرکز کنید.
مدیریت وقفهها و اختلالات بین کار
سوالات مرتبط: 5، 9، 11، 12
حداکثر امتیاز قابل کسب از این 4 سوال 20 امتیاز است. امتیازی که از این سوالات گرفتهاید، نشان دهنده قدرت و ضعف شما در موضوع مدیریت وقفهها و اختلالات کاری است.
اینکه هدفگذاری کرده و اقدامات موجود در برنامه را اولویتبندی کنید، یک موضوع است. موضوع بعدی این است که چگونه وقفهها و اختلالات بین کار را حداقل کنید. بسیاری از تحقیقات نشان میدهد که مدیران وقت بسیار کمی دارند تا بدون وقفه بتوانند روی امور با اولویت بالا کار کنند. تماسهای متعدد تلفنی، درخواست اطلاعات، سوالات کارکنان و حجم زیادی از رویدادهایی که به صورت غیرمنتظره رخ میدهند، میتواند موجب وقفه در کار شود. برخی از این موارد غیرمنتظره را باید به سرعت پاسخ داد و برخی نیز باید کنترل شده و در فرصت بهتر انجام گیرد.
اهمال کاری
سوال مرتبط: 2
این فکر که «این کار را بعداً انجام میدهم!» موجب سقوط و پسرفت بسیاری از کارکنان خوب شده است. بعد از بارها به تعویق انداختن، حجم زیادی از کارهای عقب افتاده جمع میشود که دیگر قابل انجام نخواهند بود. به تاخیر انداختن کارها همانقدر که وسوسه کننده است، کشنده نیز هست. بهترین راه برای ممانعت از اهمال کاری این است که بدانید آیا واقعاً اهمال کار هستید؟ سپس به بررسی چرایی آن بپردازید. مثلاً شاید ترس از عدم موفقیت در کار موجب به تعویق انداختن شروع کار میشد؟
وقتی فهمیدید که اهمال کارید، میتوانید برنامه ریزی کنید تا از این عادت رهایی پیدا کنید. وقتی کارها را انجام میدهید، به خودتان جایزه بدهید و همچنین با گوشزد کردن پیامدهای انجام ندادن کارها به خودتان هشدار بدهید.
زمانبندی
سوالات مرتبط: 3 و 7
حداکثر امتیاز قابل کسب 10 امتیاز میباشد.
بخش زیادی از مدیریت زمان به زمانبندی اثربخش برمیگردد. بعد از اینکه اهداف خود را شناختید و اولویتبندی کردید، باید بدانید چطور زمانبندی مناسب برای اجرای کارها تهیه کنید.
زمانبندی باعث میشود بدانید زمان در دسترس چقدر است و چه عواملی بر آن اثر میگذارد. زمانبندی خود را فقط با کارهای با اولویت بالا پُر نکنید، بلکه باید زمانی برای وقفههای کاری و زمانهای احتمالی نیز در نظر بگیرید. در غیراین صورت زمانبندی از واقعیت دور میشود. با ایجاد زمانبندی استوار که حاکی از اولویتهای شما بوده و در راستای اهداف فردی شما باشد، در واقع کلید مدیریت زمان را در دست خود گرفتهاید. زمانبندی مناسب موجب میشود که تعادل در زندگی ایجاد شده و کنترل زمان را بدست بگیرید.
نکات کلیدی:
- مدیریت زمان یک مهارت ضروری برای کنترل داشتن روی کارها است، در حالیکه موجب کاهش استرس کاری نیز میشود.
- اگرچه همه ما دوست داریم بیشتر از 24 ساعت در روز وقت داشته باشیم، اما این امکانپذیر نیست. بهترین راه حل این است که هوشمندانهتر کار کرده و بر کارهای با اولویت بالا تمرکز کنیم. سپس برای کارهای اولویت بالا زمانبندی ارائه کنیم تا هم اولویتهای شخصی و هم کاری توامان در نظرگرفته شود.
