چگونه زمان را مدیریت کنیم؟

هر هفته از 168 ساعت تشکیل شده است. چگونه می توانیم در این 168 ساعت، به انجام مهم ترین امور زندگی مان بپردازیم؟

لورا وندرکم (Laura Vanderkam) فارغ التحصیل دانشگاه پرینستون، نویسنده، سخنران و کارشناس مدیریت زمان است. او به مطالعه این موضوع که افراد پُر کار و پُر مشغله، چگونه زمان خود را مدیریت می کنند، پرداخته است. برخی از پژوهش های لورا وندرکم در نشریات معتبری همچون وال استریت ژورنال (Wall Street Journal)، نیویورک تایمز (New York Times) و… منتشر شده است.

یافته های لورا وندرکم نشان می دهد که بسیاری از ما بیش از اندازه وقت مان را به تعهدات کاری اختصاص می دهیم و همین باعث می شود که برای خودمان و وقتی که برای خودمان صرف شود، اهمیتی قائل نیستم.

او در اکتبر 2016، روی صحنه TED آمده و ما را با استراتژی هایی عملی آشنا می کند که به کمک آنها می توانیم با زمانی که در اختیار داریم، زندگی مطلوبی برای خودمان بسازیم.

شما می توانید ابتدا فیلم سخنرانی لورا وندرکم با عنوان «چگونه کنترل وقت آزادتان را به دست بگیرید.» را مشاهده و سپس اگر می خواهید کمی دقیق تر به صحبت های او توجه کنید، در ادامه، چکیده ای از مهم ترین بخش های سخنرانی وی را مطالعه نمایید.

مدیریت زمان چیست؟
وقتی مردم متوجه می شوند که من درباره ی مدیریت زمان می نویسم و کار می کنم، دو فرضیه در ذهن شان شکل می گیرد:

• اول از همه اینکه تصور می کنند همیشه کارهایم را سر وقت انجام می دهم، که من این گونه نیستم. من چهار فرزند کوچک دارم و بیشتر اوقات دلم می خواهد آنها را مقصر تاخیرهای گاه و بی گاهم بدانم. اما واقعیت این است که فرزندانم اغلب مقصر نیستند. حتی یکبار نتوانستم به موقع به محل سخنرانی ام، درباره مدیریت زمان برسم! فقط برای لحظه ای به این تاخیر کنایه آمیز فکر کنید.
• دومین فرضی که به ذهن شان می رسد این است که من مجموعه ای از نکات و ترفندها برای صرفه جویی در زمان در دست و بالم دارم.

گاهی اوقات مجله ها گزارشی درباره این موضوع که «چگونه خوانندگان شان یک ساعت وقت بیشتر در روز داشته باشند» می نویسند و راه حل آنها این است که اگر مقداری از زمان فعالیت های روزانه را کم کنیم، در نهایت زمانی برای کارهای بهتر خواهیم داشت. یکی از همین روزنامه نگارها پیشنهاد داده بود که برنامه های تلویزیونی مورد علاقه مان را ضبط کنیم و در زمان تماشایشان، تبلیغات طولانی و زمانبر را رد نماییم. طبق محاسبات این روزنامه نگار، با استفاده از این روش می توانیم در هر نیم ساعت، 8 دقیقه صرفه جویی کنیم. این روش واقعاً جواب می دهد. به جای اینکه دو ساعت پیاپی را جلوی تلویزیون بگذرانیم، هم برنامه مورد علاقه مان را تماشا می کنیم و هم می توانیم 32 دقیقه بدست آمده را به فعالیت مورد علاقه دیگرمان مانند ورزش اختصاص بدهیم.

صرفه جویی در زمان برای رسیدن به زندگی دلخواه یا زندگی دلخواه برای صرفه جویی در زمان؟
پس، هدف ما این است که تا جایی که می توانیم در زمان صرفه جویی کنیم و وقت کافی برای انجام امور دلخواه مان به دست بیاوریم. اما بررسی زندگی اشخاص موفق و نحوه استفاده آنها از زمان نشان می دهد که این جریان کاملاً وارونه است. به عبارت بهتر، زندگی دلخواه با صرفه جویی در زمان بدست نمی آید. در واقع، این رسیدن به زندگی دلخواه است که به ما در صرفه جویی در زمان کمک می کند. می خواهم این مسئله را با اشاره به یکی از تحقیقاتم برایتان تشریح کنم. من گروهی از خانم های بسیار پُر کار را انتخاب کردم و آنها را به مدت 1001 روز تحت نظر قرار دادم. موقعیت شغلی این خانم ها ایجاب می کرد که سخت کار کنند. برخی از این خانم ها خود صاحب کسب و کار بودند. تعدادی دیگر از آنها باید از فرزندان یا والدین سالمندشان مراقبت می کردند و علاوه بر همه این موارد، تعهدات شان نسبت به جامعه را نیز انجام می دادند. از آنها خواستم که برای یک هفته، زمانی را که به فعالیت های مختلف اختصاص می دادند، یادداشت کنند. از این راه می توانستم متوجه بشوم که هر کدام از آنها چه مدتی را به کارش اختصاص می دهد یا چند ساعت در روز می خوابد. برای نوشتن کتابم با همه این خانم ها مصاحبه کردم تا با راهبردهای مدیریت زمان شان آشنا شوم. با مطالعه جدول زمانی یکی از این خانم ها، با مورد خاصی برخورد کردم. این خانم چهارشنبه شب برای انجام کاری از خانه بیرون می رود و وقتی به خانه بر می گردد متوجه می شود که آبگرمکن خراب شده و آب سراسر زیر زمین را فرا گرفته است. یک لحظه تصور کنید که این اتفاق وحشتناک، مخرب و ناامید کننده برای خود شما رخ داده است. فردای آن روز لوله کش به منزل این خانم مراجعه و آبگرمکن را تعمیر می کند. روز بعد، نظافتچی های حرفه ای به خانه اش می آیند تا فرشی را که بر اثر رطوبت آسیب دیده است، تمیز و ترمیم کنند. این خانم همه این موارد را در جدول زمانی روزانه اش ثبت کرده است. آنطور که این جدول نشان می دهد، هفت ساعت از یک هفته این خانم به رسیدگی به این اتفاق و عواقب آن اختصاص داشته است. به عبارت دیگر، این خانم باید هر روز هفته یک ساعت صرفه جویی می کرد تا بتواند به امور مربوط به این حادثه رسیدگی کند.

مطمئن هستم که اگر اول هفته از این خانم می پرسیدید که آیا می تواند هفته ای هفت ساعت را برای ورزش کنار بگذارد، با جواب منفی اش روبرو می شدید، جواب منفی ای که با اشاره به مسئله کمبود زمان توجیه می شد. اما همین خانم توانست در موقعیت بحرانی مدت زمان مورد نیازش یا همان هفت ساعت را به دست بیاورد. این داستان به ما ثابت می کند که زمان به میزان زیادی انعطاف پذیر است. ما نمی توانیم زمان را اضافه کنیم. تنها کاری که از دستمان بر می آید این است که زمان را به گونه ای توسعه بدهیم تا بتوانیم امور دلخواه و مد نظرمان را در آن انجام بدهیم.

زمان یک انتخاب است.
پس کلید مدیریت زمان این است که اولویت های زندگی مان را مانند آبگرمکن خراب داستان بالا بدانیم. برای تشریح این موضوع می خواهم شما را با نظرات یکی از پُر کارترین خانم هایی که می شناسم آشنا کنم. این خانم صاحب کسب و کار کوچکی با 12 کارمند است و شش فرزند دارد. یادم می آید در جریان هماهنگی با هم بودیم تا بتوانیم وقتی را برای مصاحبه تعیین کنیم. یک روز که صبح سه شنبه هم بود، با او تماس گرفتم، اما پاسخی دریافت نکردم. خانم مد نظر ما آن روز به کوهنوردی رفته بود. آن روز یک روز بهاری زیبا و خوش آب و هوا بود و او هم تصمیم گرفته بود از این فرصت برای کوهنوردی استفاده کند. این موضوع حسابی من را به صحبت با این خانم علاقه مند کرد. بالاخره توانستم روزی برای مصاحبه با او تعیین کنم. در ادامه می خواهم بخشی از پاسخ های این خانم را برایتان نقل کنم: «هر کاری که انجام می دهم و هر دقیقه ای را که می گذرانم، انتخاب خودم است. به جای اینکه بگویم این کار را برای اینکه وقتش را ندارم انجام نمی دهم، می گویم که این کار را برای اینکه برایم اولویت ندارد انجام نمی دهم.» اگر فقط کمی به حرف های این خانم فکر کنید، می بینید که او کاملاً درست و دقیق ماجرا را شرح داده است. خود من همین الان می توانم به شما بگویم که وقت ندارم شیشه های پنجره های خانه ام را تمیز کنم. اما این حقیقت ندارد چون اگر همین الان به من پیشنهاد بدهید که در ازای دریافت 100 هزار دلار همین کار را انجام بدهم، بلافاصله مشغول به کار خواهم شد! پس مشکل ما کمبود زمان نیست. مسئله این است که نمی خواهیم کار مورد نظر را انجام بدهیم. این مسئله به ما ثابت می کند که زمان یک انتخاب است. مسلماً، انتخاب های نادرست پیامدهای وحشتناکی هم به دنبال خواهند داشت. اما انسان ها باهوش هستند و طی زمان، می توانند زندگی شان را با آنچه که می خواهند و شایسته شان است، پر کنند.

هر هفته 168 ساعت است. 24 ساعت ضربدر 7 روز، 168 ساعت می شود، که این زمان زیادی است. اگر شغل تمام وقت دارید، 40 ساعت در هفته می شود و 8 ساعت خواب هم 56 ساعت در هفته که در آخر 72 ساعت برای کارهای دیگر زمان داریم. این زمان زیادی است. می گویید 50 ساعت در هفته کار می کنید، خب شاید کنار شغل اصلی تان، شغل دیگری هم داشته باشید، باز هم 62 ساعت زمان برای کارهای دیگر دارید. می گویید 60 ساعت کار می کنید، خب باز هم 52 ساعت زمان برای کارهای دیگر خواهید داشت.

در هر صورت با 168 ساعت در هفته، فکر می کنم می توانید زمان برای موضوع هایی که برایتان مهم است، پیدا کنید. می توانید وقت بیشتری را با فرزندان تان بگذرانید، می توانید برای امتحانی که دارید، بیشتر درس بخوانید، می توانید سه ساعت ورزش کنید و… پس ما زمان زیادی داریم که حتی به این همه وقت نیاز هم نداریم. بیشتر ما زمانی که وقت اضافه می آوریم، چیکار می کنیم؟ موبایل مان را بر می داریم. درسته؟ تلویزیون می بینیم. اما این لحظات می توانند پُر قدرت تر و مفیدتر باشند.

من واقعاً باور دارم که همه ما برای کارهایی که می خواهیم انجام بدهیم زمان کافی در اختیار داریم. حتی زمانی که سرمان حسابی شلوغ است هم می توانیم کارهایی را که واقعاً برایمان مهم هستند، انجام دهیم. اگر روی چیزهایی که برایمان مهم هستند تمرکز کنیم، می توانیم در همین زمانی که در اختیار داریم، به زندگی دلخواه مان دست پیدا کنیم.

منابع

مقاله علمی و آموزشی «چگونه زمان را مدیریت کنیم؟» بر اساس سخنرانی لورا وندرکم در اکتبر 2016 در صحنه استودیو TED تهیه شده است.

ترجمه فیلم سخنرانی «چگونه کنترل وقت آزادتان را به دست بگیرید؟» توسط نگار نیازی، انجام شده و سعید سعادت طلب آن را بازخوانی کرده است. همچنین هیئت تحریریه پورتال یو سی (شما می توانید) محتوای این فیلم را مورد بازنگری و ویراستاری ادبی قرار داده است.