راهنمای صفر تا صد یک استخدام و جذب نیرو
چرا استخدام و جذب نیرو یک موضوع حساس و سرنوشتساز است؟ کسب و کار شما به همان اندازه خوب است که کارمندانتان خوب هستند. کارمندان شرکت، از نگهبان در ورودی گرفته تا مدیران ارشد، همگی شکلدهنده وجههای هستند که شرکت شما در چشم مشتریان و کل جامعه دارد. واقعیتش را بخواهید، ضرر و زیان استخدام یک فرد اشتباه، تنها در بخش مالی خلاصه نمیشود.
اگر به این موضوع علاقمندید، مقاله آموزشی مدیریت را نیز مطالعه کنید.
پیامدهای استخدام یک نیروی نامناسب
اگر فرد اشتباهی را انتخاب کنید:
1) زمان کسب و کارتان به هدر میرود.
تحقیقات نشان میدهد همکاری با فردی که بازدهی پایینی دارد، در مقایسه با کار کردن با یک فرد پُربازده، 70 درصد زمان بیشتری از نیروی کار میگیرد. با استخدام فرد مناسب، میتوانید بدون نگرانی از انجام صحیح وظایف، با فراغ بال روی اداره کردن امور مهمتر تمرکز کنید.
اگر به این موضوع علاقمندید، مقاله آموزشی مدیریت زمان در سازمان را نیز مطالعه کنید.
2) در سرویسدهی به مشتریان دچار مشکل میشوید.
اگر فردی که برای کسب و کارتان استخدام میکنید، قرار است با مشتریان و سایر کارمندان تعامل داشته باشد، حتماً باید اطمینان حاصل کنید که او به مهارتهای بین فردی مجهز است. در غیر این صورت، در جلب رضایت مشتریان فعلی، تبدیل مشتریان بالقوه به خریدار و افزایش فروش دچار مشکل خواهید شد و اعضای گروه کاری نیز در برقراری ارتباط با یکدیگر و انجام هماهنگیهای کاری، دچار دردسر خواهند شد.
3) از سرعت پیشرفت کسب و کارتان کاسته میشود.
کارمندانی که از عهده مسئولیتهای جایگاه شغلیشان برمیآیند، همانند اهرمی هستند که به کل شرکت کمک میکنند تا به یک حالت پایدار رسیده و پلههای رسیدن به موفقیت را یکی یکی طی کند. در مقابل، کارمندی که انگیزه ندارد و کار را از آنِ خودش نمیداند، هیچ تلاشی برای انجام صحیح وظایف و ارتقای سطح تخصص خودش انجام نمیدهد. در نتیجه نمیتواند برای کسب و کار ارزشآفرینی داشته باشد.
4) مجبور میشوید از سایر کارهای مهمتان بزنید و دوباره و دوباره وارد فرآیند استخدام نیرو و آموزش تازهواردان بشوید.
اگر بعد از جذب یک نیرو و ارائه آموزشهای مربوطه به او، مشاهده کنید که آن کارمند گزینه مناسبی نبوده است، چارهای نخواهید داشت جز اینکه کارمند مذکور را کنار گذاشته و دوباره وارد فرآیند استخدام بشوید. در فرآیند استخدام، افرادی تصمیمگیرنده هستند که جزو اعضای رده بالای سازمان طبقهبندی میشوند. هرچه تعداد و مدت زمان فرآیندهای استخدام و آموزش نیروی تازهکار بیشتر باشد، به همان اندازه، زمان و انرژی بیشتری از این افراد گرفته میشود. در حالیکه این افراد، میتوانستند توانشان را به کارهای ارزشآفرینتری اختصاص بدهند.
5) گزینههای بهتر را از دست میدهید.
با استخدام یا جذب یک نیرو، دستتان از دهها یا صدها متقاضی دیگری که برای این جایگاه شغلی درخواست داده بودند، کوتاه میشود. در صورتیکه در فرآیند استخدام، صحیحترین گزینه را انتخاب کرده باشید، جای هیچ پشیمانی وجود نخواهد داشت. ولی اگر انتخاب اشتباهی داشته باشید، در واقع خودتان را از بهرهمندی از استعدادهای برتر و بهتر، محروم کردهاید.
6) وجههای که به عنوان یک مدیر دارید، دچار خدشه میشود.
جذب یک نیروی اشتباه، از جهات مختلفی به ضرر شرکت است. احتمال دارد آن فرد خطرات امنیتی برای همکاران یا مشتریان ایجاد کند، از شرکت دزدی کند، به دلیل نداشتن مهارت، به ارتباطی با مشتری دارید، خدشه وارد کند و یا بر اتمسفر شرکت تاثیر منفی بگذارد. بدین ترتیب، کارمندان و سایر مدیران، انتخاب اشتباه شما را میبیننند و تصوری که از شما دارند، خراب میشوند.
اگر به این موضوع علاقمندید، مقاله آموزشی مدیریت سازمان را نیز مطالعه کنید
در باب توصیف اثرات سوء احتمالی گزینش و استخدام یک فرد نامناسب، میتوان مقالهها نوشت! ما در این بخش، به تعدادی از مهمترین و رایجترین پیامدهای جذب یک نیروی نامناسب اشاره کردیم. اما نگران نباشید، در ادامه یک دستورالعمل جادویی گام به گام برای یک استخدام موفق را با شما در میان خواهیم گذاشت. پس با ما همراه شوید.
پیش از اقدام به جذب نیرو، باید چه کارهایی انجام دهیم؟
برخلاف انتظار خیلی از افراد، دادن آگهی استخدام، اولین گام استخدام و جذب نیرو نیست. در ادامه متن، فرآیند استخدام موفق را به تفضیل شرح دادهایم.
عجله نکنید، قبل از هر اقدامی باید:
یک استراتژی استخدام برای خودتان تعریف کنید.
طراحی یک استراتژی دقیق برای استخدام تکتک کارمندان، هم برای دنیای شما خوب است و هم برای آخرتتان. در استراتژی استخدام، باید مشخص کنید چه نیازهایی دارید و با استخدام چه کارمندانی میتوانید این نیازها را مرتفع سازید.
برای کسب اطلاعات بیشتر، مقاله آموزشی استراتژی چیست؟ را مطالعه کنید.
برای طراحی یک استراتژی استخدام موفق، این چهار پرسش را از خودتان بپرسید:
- به چه چیزی نیاز داریم؟ آیا جای خالی یک تخصص را در شرکت احساس میکنید؟ آیا کارمندان فعلی، زمان کافی برای رسیدگی به تمامی امور ندارند؟ آیا کارمندانی دارید که صاحب تجربه و تخصص هستند، ولی کارهای ساده و روزمره، دست و بالشان را بسته و اجازه نمیدهد قابلیتهایشان را شکوفا کنند؟ فکر کردن به این پرسشها، باعث میشود راحتتر بتوانید در مورد مهارت، تخصص و تجربیات لازم برای کسب و کار و انتظاراتی که از فرد استخدامشونده دارید، تصمیمگیری انجام بدهید.
- رقم حقوق و مزایایی که میتوانیم به کارمند بپردازیم، چقدر است؟ در مورد رقم متعارف دستمزدی که به جایگاه شغلی مورد نیازتان پرداخت میشود، تحقیق کنید. سعی کنید حقوقی که برای پرداخت به کارمند جدید در نظر میگیرید، تحت چارچوبهای بودجه باشد و از رقم متعارف بازار اندکی بیشتر باشد تا یک مزیت رقابتی برایتان ایجاد شود. همچنین باید در مورد سناریوهایی نیز تصمیمگیری انجام بدهید: آیا از فرد مقابل چک یا سفته خواهید گرفت؟ مدت زمان قراردادهای شما به چه صورت است؟ آیا از همان روز اول، بیمه در نظر خواهید گرفت؟ دستمزد را به صورت پورسانتی پرداخت خواهید کرد یا حقوق ثابت؟ اگر قرار است پورسانت بدهید، چند درصد است؟
- چه نوع کارمندی را باید استخدام کنیم؟ بررسی کنید چه نوع کارمندی برای شما مناسبتر است؟ آیا یک نفر را لازم دارید که به صورت تماموقت با شما همکاری کند یا پارهوقت هم برایتان کفایت میکند؟ آیا میتوانید کار را به فریلنسرها بسپارید؟
- ارزشها و فرهنگ حاکم بر شرکت به چه شکل است؟ اگر کسب و کار شما در قالب استارتآپ فعالیت میکند، طبیعتاً به افرادی نیاز دارید که خلاقیت و روحیه کار تیمی بالایی داشته باشند و بتوانند از پس انجام چند وظیفه کاری مختلف بربیایند، اگر یک سازمان بزرگ و حرفهای هستید، به کسانی نیاز دارید که حس مسئولیتپذیری و تخصص بالایی داشته باشند، اگر در جهت حلوفصل یک مشکل اجتماعی قدم برمیدارید، به کارمندانی احتیاج دارید که آنها نیز دغدغه همین مشکل را داشته باشند.
مواردی که به آنها اشاره کردیم، به مثابه مشق شبی بودند که قبل از دادن آگهی استخدام و وارد شدن به فاز مصاحبههای استخدامی، باید آنها را انجام داده باشید.
برای کسب اطلاعات بیشتر، مقاله آموزشی چه زمانی باید نسبت به استخدام نیرو برای کسبوکارتان اقدام کنید؟ را مطالعه کنید.
اکنون میرسیم به گام بعدی:
در مرحله بعدی، باید یک آگهی استخدام تهیه کنید و از طرق مختلف، در مورد آن اطلاعرسانی انجام بدهید.
در آگهی استخدام، چه اطلاعاتی باید درج کنیم؟
بطور خلاصه، یک آگهی استخدام جامع و کامل، باید از بخشهای زیر تشکیل شده باشد:
- عنوان کوتاه و ساده شغل
- توضیح یک پاراگرافی در مورد کسب و کار
- اهداف شغل مورد نظر، تعریف موفقیت در آن جایگاه شغلی، وظایف و مسئولیتهای فردی که برای شغل مذکور انتخاب میشود.
- اطلاعات ضروری از قبیل ساعات کاری، مکان فیزیکی انجام کار و جنسیت مورد نیاز
- تجارب، مهارتها، خصوصیات رفتاری و نوع کاراکتری که به دنبالش هستید.
- مزایایی که استخدام در این جایگاه شغلی میتواند برای فرد به همراه داشته باشد.
- ایمیل شرکت یا راههای ارتباطی دیگر برای ارسال رزومه
آگهی درخواست شغل را از چه طریقی باید به اطلاع واجدین شرایط برسانیم؟
از جمله کانالهایی که میتوانید از آنها برای اطلاعرسانی در مورد آگهی استخدام استفاده کنید، میتوانیم به:
- وبسایت شرکت
- درخواست از کارمندان فعلی، شرکا و مشتریان شرکت برای معرفی گزینههای مناسب (آنها با ارزش و فرهنگ شرکت شما آشنایی بیشتری دارند و میتوانند دروازه آشنایی شما با گزینههای مناسب باشند.)
- شبکههای اجتماعی شرکت (از جمله لینکدین و اینستاگرام)
- شبکههای اجتماعی شخص خودتان
- سایتها و گروههای ارائهدهنده خدمات کاریابی
- دورهمیها و انجمنهای مرتبط با صنعت
- دانشگاهها و مراکز علمی
وقتی به این مرحله برسید، سیلی از رزومهها به سمت ایمیل شرکت سرازیر خواهند شد و وظیفه شما این است که تک به تک، آنها را بررسی کرده، بهترین گزینهها را از بین آنها گزینش کرده و مشخصاتشان را در یک لیست، گردآوری کنید.
نوبت میرسد به یکی از هیجانانگیزترین، جذابترین و چالشبرانگیزترین بخشهای کار و آن، انجام مصاحبه شغلی با افراد برگزیده است.
در مرحله مصاحبه باید چه نکاتی را رعایت کنیم؟
انجام مصاحبه کاری از منظر یک ناظر بیرونی، میتواند خیلی ساده به نظر برسد. شما به پای فرد متقاضی بلند میشوید، با او دست میدهید و شروع میکنید به گپوگفت کردن. تازه در میانههای گفتگو ممکن است برایتان چای یا قهوه هم بیاورند. این است یک شغل رویایی!
کار مصاحبه، آنقدرها هم که به نظر میرسد، آسان نیست. بلکه سخت و به شدت حساس است.
اصول کلی که در هنگام مصاحبه باید به آنها توجه داشته باشید، بدین ترتیب هستند:
1) برای هر مصاحبه، زمان کافی اختصاص بدهید (حدود 30 دقیقه)
با انجام این کار، میتوانید مطمئن بشوید که بدون عجله و سرفرصت، با تمامی گزینههای احتمالی صحبت کردهاید و در حق کسی اجحاف نشده است.
2) قبل از ملاقات با متقاضی، اطلاعات ارزشمند او را مرور کنید.
رزومه ارسالی متقاضی را پرینت کرده و مطالعه کنید، اگر به شبکه اجتماعی عمومی فرد دسترسی دارید، سری به آن بزنید. بدین ترتیب، از پرسش سوالات تکراری که پیشتر در رزومه پاسخ داده شدهاند، جلوگیری به عمل خواهد آمد. متولد چه سالی هستید و در چه رشته دانشگاهی تحصیل کردهاید، نمونههایی از همین سوالات هستند.
3) مصاحبه شغلی را ساختاربندی کنید.
با تعیین یک ساختار مشخص برای مصاحبه، میتوانید گفتگو را روانتر و هدفمندتر برگزار کنید. نمونه یک ساختار مصاحبه بدین شکل است:
- فاز معرفی
- فاز پرسیدن سوالات استاندارد
- فاز پرسیدن سوالات رفتاری
- فاز پرسیدن سوالات پایانی و فراهم کردن فرصت پرسش سوالات برای متقاضی
4) پرسشهای مناسب بپرسید.
به عنوان یک نکته به خاطر داشته باشید: بخش عظیمی از موفقیت یا شکست یک فرآیند استخدام، به سوالاتی که پرسیده میشود بستگی دارد. پس سوال خوب بپرسید!
راستش را بخواهید، پرسیدن سوالات رایج و کلی مانند «از خودتان برایمان بگویید» یا «بزرگترین نقاط ضعف و قوتتان چه مواردی هستند؟» دیگر نخنما شدهاند و هر فردی که برای مصاحبه شغلی آماده میشود. حتماً جواب این قبیل از پرسشها را با خودش مرور میکند، حتی بعضی افراد پاسخ پرسشهای اینچنینی را روی کاغذ مینویسند، تمرین میکنند و از خودشان فیلم میگیرند تا جای هیچ خطایی باقی نماند.
پیشنهاد میکنیم سوالاتی مطرح کنید که مشخص کنند مهارت فرد در حل مسئله چقدر است، چه آیندهای برای خودش متصور است و تا چه حد برای یادگیری، انطباق با شرایط جدید و نوآوری، آمادگی دارد.
نمونه سوالاتی که میتوانید از فرد متقاضی بپرسید، بدین شرح هستند:
- اگر یکی از افراد بالارتبه، از شما درخواست کند کار خلاف قانون انجام بدهید، چه پاسخی به او میدهید؟
- اگر یکی از کارمندان نسبت به شما بیاحترامی کند، چه واکنشی نشان میدهید؟
- یکی از فرآیندهای فعلی ناقص مرتبط با کارشان را به آنها توضیح بدهید. از آنها بخواهید این فرآیند را بررسی کرده و سه مورد از مهمترین مسائلی که ممکن است در آینده مشکلساز شوند را شناسایی کنند.
- چگونه بین کار و زندگی تعادل ایجاد میکنید؟
- پیشبینی میکنید طی سه سال آینده، چه تغییراتی در محیط کسب و کار شود؟ 3 الی 5 روند اصلی آینده صنعت را نام ببرید.
- خارج از محیط کاری، چه فعالیتها و سرگرمیهایی دارید؟ (با پرسیدن این پرسش، ارزشهای آنها مشخص میشود و شما میتوانید بررسی کنید که آیا با فرهنگ شرکت شما همخوانی دارند یا خیر.)
- جایگاه شغلی ایدهآل شما کدام است و چرا؟ (با پرسیدن این پرسش، متقاضیان فرصت میکنند در مورد مهارتهای فنی و ارتباطی که دارند، با شما حرف بزنند.)
- چه شد که به این تخصص علاقمند شُدید و کدام بخش از کار برایتان جذابیت بیشتری دارد؟
- یکی از پروژههایی که در آینده کلید خواهید زد را با آنها در میان بگذارید و بخواهید اجزای مهمی مانند اهداف، اینکه با چه کسی مشورت خواهند کرد، چه دادههایی را تحلیل خواهند کرد، چگونه با گروهشان ارتباط برقرار میکنند و از چه معیارهایی برای ارزیابی موفقیت طرحشان استفاده خواهند کرد را با شما در میان بگذارند.
- از نظر شما، یک مدیر خوب با یک مدیر بد چه تفاوتی دارد؟ (این سوال نشان میدهد آنها چه نوع برخوردی از افراد رده بالای سازمان انتظار دارند و اگر روزی خودشان ترفیع بگیرند، با زیردستان چگونه رفتار میکنند.)
- حقوق و دستمزد درخواستی شما چقدر است؟
اگر به این موضوع علاقمندید، مقاله آموزشی آشنایی با ظرافتهای هنری به نام گزینش نیرو را نیز مطالعه کنید.
5) به صورت آزمایشی، نمونه کار بخواهید.
متاسفانه بعضی افراد در روزمهها و مصاحبههای کاری اغراق میکنند و تواناییهایی که دارند را بیشتر از حد واقعی جلوه میدهند. هیچچیز بدتر از این نیست که بعد از صرف کلی زمان و مصاحبه با تعداد بالایی از افراد متقاضی، در نهایت یک نیرو را جذب کنید و بعد از چند روز متوجه بشوید سطح مهارتهای او از سطح انتظار خیلی پایینتر است.
برای جلوگیری از این کار، بهتر است به مدت چند روز، بصورت آزمایشی با آنها کار کنید و یا در صورت امکان، از آنها بخواهید نمونه کار برایتان ارسال کنند. به عنوان مثال، اگر قصد دارید تولیدکننده محتوای متنی استخدام کنید، از او بخواهید در مورد یک موضوع مشخص، مقالهای 1000 الی 1500 کلمهای بنویسد. و یا اگر قرار است یک گرافیست به تیمتان اضافه کنید، تقاضا کنید چند پوستر برایتان طراحی کنند تا متوجه سلیقه کاری آنها بشوید.
6) چکلیست داشته باشید.
برای خودتان یک چکلیست از معیارهای مختلف تهیه کنید و برای هر فردی که با او مصاحبه میکنید، در این چکلیست امتیاز بدهید. به عنوان مثال، خوش برخورد بودن، داشتن اعتماد به نفس بالا، میزان تسلط به حوزه کاری، خلاقیت، مهارت حل مسئله، داشتن چشمانداز دقیق از آینده صنعت، میزان هماهنگی با ارزشها و فرهنگ شرکت و سطح بلندپروازی در مورد موفقیتهای آینده نمونههایی از معیارهایی هستند که میتوانید تعریف کنید.
برای هر معیار وزن بدهید و در پایان، هر فردی که امتیاز بیشتری بدست آورده را استخدام کنید.
7) بعد از انتخاب فرد نهایی، آموزشهای لازم را به او بدهید و از سایر کارمندان بخواهید از او با آغوش باز استقبال کنند.
تبریک میگوییم. در این مرحله، شما توانستهاید به شکلی سنجیده، فرد مناسب را به شرکتتان اضافه کنید. ولی کار هنوز تمام نشده است. شما باید فرد تازهوارد را به سایر کارمندان معرفی کنید، از همکاران بخواهید با خوشرویی از او استقبال کنند و از یکی از کارمندان مسلط بخواهید نقش مرجع را ایفا کرده و نکات لازم را به او آموزش بدهد.
نکته: در روزهای ابتدایی، عملکرد نیروی تازهوارد را به شکلی نامحسوس، اما دقیق، زیرنظر بگیرید. آیا سر وقت در محیط کار حاضر میشود؟ وظایفش را در موعد مقرر تحویل میدهد؟ آیا توانسته خودش را با محیط کار سازگار کند؟ بدین منظور، میتوانید نظر کارمندانی که مستقیماً با او کار میکنند را هم جویا بشوید.
سخن پایانی
در این مقاله، با صفر تا صد مسیر یک استخدام و جذب نیرو را آشنا شُدید. اکنون نوبت به این رسیده که نکات کارآمد این مسیر محتوایی را گلچین کرده و در محیط کاری واقعیتان پیادهسازیاش کنید.
استخدام و جذب نیرو یک هنر ظریف است و نکات بسیاری در آن دخیل هستند که طبیعتاً ذکر تمام آنها در یک مقاله نمیگنجد.
اگر شما یک مدیر خوب هستید و دوست دارید تیم خوبی هم بسازید، باید توجه داشته باشید که هر شخصی لیاقت ورود به تیم شما را ندارد. این شما هستید که در مرحله گزینش نیرو و استخدام باید حواستان به این موضوع باشد. شناخت فرد مناسب و استخدام وی، یکی از اساسیترین مهارتهایی است که شما به عنوان مدیر باید به آن مجهز باشید.
