مقابله با اهمال کاری: ۸ نکته مدیریت کارها برای انجام کارهای بیشتر
صدها استراتژی مدیریت زمان در سالهای اخیر توسط افراد مختلف ارائه شده است تا به کمک آن، کارها در زمان کمتری انجام شود. در ادامه 8 نکته مدیریت کار برای مقابله با اهمال کاری ارائه میشود. این نکات هم برای محیط کار و هم برای زندگی شخصی بسیار مفید خواهند بود.
1) کارهای خود را روی کاغذ سازماندهی و مدیریت کنید.
بطور کامل برای انجام کارها آماده شوید. هر مرحله از کار را از قبل بنویسید. قبل از شروع، کار را به اجزای سازنده آن تقسیم کنید. نوشتن مراحل کار، جزییات آن و آماده شدن برای کار قبل از شروع آن موجب توقف اهمال کاری خواهد شد.
2) برای هر کار کاملاً آماده شوید.
برای انجام هر کار کاملاً آماده شده باشید. وقتی میخواهید پشت میز خود بشینید و کار را شروع کنید، مطمئن باشید هر آنچه مورد نیاز است را فراهم کردهاید. نیازی نباشد که برای هر بار تهیه لوازم مورد نیاز کار را ترک کرده و از جای خود بلند شوید. کاملاً آماده بودن برای کار یک انگیزاننده قوی برای چسبیدن به کار تا اتمام آن است.
3) با قدمهای کوچک شروع کنید.
قانون 80/20 میگوید که 20 درصد یک کار اغلب 80 درصد ارزش آن کار را ایجاد میکند. احتمالاً همان چیزی است که کنفوسیوس گفته است: «سفر هزار کیلومتری هم با گام اول آغاز میشود.»
وقتی گامهای کوچک اول را برای شروع کار بر میدارید، شما اغلب خود را به ادامه کار تا زمان اتمام آن مقید میبینید.
4) کارهای خود را تکه تکه کنید.
همانطور که معروف است تنها راه خوردن فیل تکه تکه کردن آن است، برای انجام کار نیز نباید همه کار را یکباره شروع نمود. برخی وقتها بهترین راهکار در برابر اهمال کاری در انجام یک کار بزرگ، تکه تکه کردن آن و اتمام هر تکه از آن است. مثل اینکه هر بار یک تیکه از فیل را میل میکنید!
وقتی تکهای کوچک از کار را انتخاب میکنید و نسبت به انجام آن انضباط دارید و موفق به انجام آن میشوید، شما را به حرکت وامیدارد تا از سکون دوری کرده و اهمال کاری را متوقف نمایید.
5) یک کار 5 دقیقهای را انتخاب کرده و شروع کنید.
یک بخش 5 دقیقهای از کار را انتخاب کرده و فقط آن را انجام دهید. درباره کل کار نگرانی نداشته باشید. به عنوان مثال اگر میخواهید یک مقاله یا کتاب بنویسید، کار را به تکههای کوچکی تبدیل کنید که مقدار مشخصی زمان میبرند. و هر وقت که فرصت داشتید، فقط یک تکه از کار را انجام دهید.
بسیاری از نویسندگان با نوشتن یک صفحه در روز شروع میکنند. اگر در حال تحقیق یا کار مطالعاتی هستید، میتوانید هر بار یک مقاله رو مطالعه کنید. بسیاری از افراد کتابهای خود را در سفرهای هوایی مینویسند. اگر هر روز یک صفحه بنویسید، در انتهای سال کتابی با 365 صفحه خواهید داشت.
6) کاری را انجام دهید که بیشتر از آن میترسید یا شما را مضطرب میکند.
اغلب باید بتوانیم بر ترس از شکست و یا رد شدن توسط افراد دیگر غلبه کنیم. این ترس در فروش، ممکن است مربوط به پیش بینی باشد. در مدیریت، ممکن است مربوط به اخراج یک کارمند باشد. برای ارتباطات، ممکن است برقراری ارتباط با فردی باشد که خوشایند ما نیست.
در هر مورد، اگر در ابتدا با هر آنچه که بیشترین نارضایتی، ترس، احساس ناخوشایند را در شما ایجاد میکند، مواجه شوید، بسیار اثربخشتر خواهید بود. رعایت این موضوع موجب جبران عقب ماندگیها، باز کردن بنبستها در کار و آزادسازی ذهنی و احساسی شما میشود.
7) روز خود را با ناخوشایندترین کار آغاز کنید.
اگر کار ناخوشایند را در ابتدای روز انجام دهید، هر چیزی که برای ادامه روز باقی میماند، در مقایسه با آن بسیار ساده خواهد بود.
یک تحقیق دو دسته از افراد را مقایسه کرده است. افرادی که برنامه ورزشی را ابتدای صبح انجام میدهند. گروه دیگری که همان برنامه ورزشی را عصر بعد از کار انجام میدهند. نتایج نشان میدهد که پس از شش ماه، ورزش صبحگاهی با احتمال بیشتری در برنامه ورزشی روزانه افراد برقرار است.
شروع روز با تمرین ورزشی به احتمال زیاد منجر به عادات روزانه میشود. به نسبت وقتی که برنامه ورزشی را به انتهای روز پس از کار روزانه موکول کنید، معمولاً منجر به بهانه تراشی و اهمال کاری خواهد شد.
8) به پیامدهای منفی انجام نشدن کار فکر کنید.
چه اتفاقی خواهد افتاد اگر کاری طبق زمانبندی مربوطه انجام نشود؟
ترس و امید (خوف و رجا) هر دو انگیزانندههای بزرگ برای رفتار انسانی هستند. برخی اوقات میتوانید به امید پاداشهای اتمام کار انگیزه پیدا کنید. برخی اوقات نیز میتوانید خود را با تفکر درباره پیامدهای منفی عدم انجام کار در موعد مقرر انگیزه دهید.
جمعبندی مقابله با اهمال کاری
قبل از اینکه جمع بندی کنیم، باید به نوعی تفکر اشاره کرد که میتوانید با دیگران به اشتراک بگذارید. در ذهن خود از انتها شروع کنید. اگر کار خود را در موعد مقرر و با کیفیت عالی و کامل انجام دهید، چه خواهد شد؟
