کاربرد دستور جلسه چیست؟

زمانی که صحبت از دستور جلسه به میان می‌آید، شاید اولین چیزی که به ذهن بسیاری از مدیران می‌رسد این است که با یک برگه کاغذ بی‌فایده و به قول معروف فرمالیته طرف هستند که بودن و نبودنش تفاوتی ندارد. همین تصور اشتباه باعث شده که طبق نتایج تحقیقی که به تازگی صورت گرفته، 63 درصد از جلسات دستور جلسه نداشته باشند.

اگر بطورکلی از دستور جلسه استفاده نمی‌کنید باید بدانید فرصت بسیار مناسبی را برای سازماندهی جلسات خود از دست داده‌اید. اما اگر به داشتن دستور جلسه توجه می‌کنید، احتمالاً به این نتیجه رسیده‌اید که نوشتن چند سرفصل کلی روی یک برگه کاغذ کافی نیست و نمی‌توان اسم آن را دستور جلسه گذاشت. بنابراین لازم است در ابتدا تصمیم بگیریم که هیچ جلسه‌ای را بدون داشتن دستور جلسه شروع نکنیم و سپس دستور جلسه‌ای را تنظیم کنیم که از کارآیی و کاربرد لازم برای هدایت جلسه برخوردار باشد.

در ابتدا لازم است تعیین کنیم که خروجی مورد نظر ما چیست. به عبارت دیگر در انتهای جلسه می‌خواهیم به چه نتایجی دست یابیم. در ادامه به چند نمونه اشاره می‌کنیم:

• توافقات مشترک بین اعضای تیم برای جلسات بعد
• تعریف و تایید نکات اصلی پروپوزال
• تایید تامین کننده نهایی و تعیین مراحل فرآیند
• امضای قرارداد و برطرف کردن موانع قانونی

با تعیین خروجی‌های مورد نظرتان از جلسه، به راحتی سایر موارد دستور جلسه نیز مشخص می‌شود. قدم بعدی این است که هدف‌تان را بنویسید.

تفاوت خروجی و هدف چیست؟

برای مثال بحث درباره هدفگذاری، فروش را نمی‌توان هدف دانست. هدف به سوال بزرگتری پاسخ می‌دهد: «ما چرا اینجا هستیم؟» تفاوت هدف و خروجی را در مثال‌های زیر بررسی می‌کنیم:

هدف: تعیین اینکه آیا دو شرکت می‌توانند در آینده با یکدیگر کار کنند.
خروجی: توافق روی موضوعات مورد بحث برای جلسه بعدی

هدف: تعریف پروپوزالی که باید در پایان ماه ارائه شود.
خروجی: تعریف و تایید بخش‌های اصلی پروپوزال

پس از تعیین اهداف و خروجی‌ها، حال می‌توان سرفصل‌هایی را برای جلسه تعیین کرد. نکات زیر را در مورد دستور جلسه به خاطر داشته باشید:

• خروجی‌ها مشخص و قابل سنجش باشند.
• هدف و خروجی‌های مورد نظر در دستور جلسه بیان شود.
• دستور جلسه قبل از شروع جلسه برای حاضرین ارسال گردد.
• بر اساس اهداف مورد نظر از افراد مرتبط برای حضور در جلسه دعوت به عمل آورید.
• دستور جلسه را یک روز قبل از جلسه ارسال نکنید. برای اینکه حاضرین بتوانند با آمادگی کامل به جلسه بیایند چند روز به آنها فرصت دهید.
• اجازه ندهید مشتری کنترل کامل جلسه را در دست بگیرد. هر زمان احساس کردید از موارد درج شده در دستور جلسه فاصله می‌گیرید به سرعت به مسیر مورد نظر بازگردید.
• قبل از مرور و تایید نهایی خروجی‌های جلسه، به هیچ وجه جلسه را ترک نکنید.