چکیده کتاب 15 راز مدیریت زمان از زبان افراد موفق
کتاب 15 راز مدیریت زمان از زبان افراد موفق (15Secrets Successful People Know About Time Management) نوشته کوین کروز (Kevin Kruse) در سال 2015 منتشر شده است و به عادات بهره وری و تجربیات 7 میلیاردر، 13 قهرمان المپیک، 29 دانشجوی ممتاز و 239 کارآفرین خستگی ناپذیر می پردازد.
زندگی مدرن امروزی پُر از عوامل متعدد اتلاف وقت است. موبایل در جیب تان می لرزد و خبر از جدیدترین توییت پست شده می دهد، همکارتان درست وسط انجام کاری مهم به شما مراجعه می کند، سیلی بی وقفه از ایمیل ها به کامپیوترتان سرازیر می شود و خلاصه زمان دقیقه به دقیقه و ساعت به ساعت از شما دزدیده می شود و زمان از دست رفته هم هرگز باز نخواهد گشت.
برای حفظ تمرکز و مقابله با این دزدان وقت، نیاز به راهکارها و روش هایی دارید که کتاب 15 راز مدیریت زمان از زبان افراد موفق به آن می پردازد.
اگر شما همیشه وقت کم می آورید، در ادامه شما می توانید با مطالعه چکیده کتاب 15 راز مدیریت زمان از زبان افراد موفق، با راهکارهایی عملی به قلم کوین کروز که تا به حال استارت آپ های موفقی را راه اندازی کرده و از پرفروش ترین نویسندگان نیویورک تایمز است، آشنا شوید.
زمان دارایی محدودی است، با تمرکز هوشمندانه از آن استفاده کنید.
- وقت طلا است!
- زمان از دست رفته هرگز بر نمی گردد!
این جمله ها هر چند کلیشه و تکراری هستند اما واقعی و درست می باشند. زمان دارایی ارزشمندی است که هرگز بر نمی گردد. می توانید دوست های جدید پیدا کنید، درآمد بیشتری کسب کنید یا حتی همسر جدیدی بیابید! اما زمان هدر رفته را هرگز نمی توانید پس بگیرید.
در هر روز 1440 دقیقه زمان وجود دارد و اگر نتوانید به افرادی که می پرسند: «یک دقیقه وقت داری؟» نه بگویید این دقیقه ها را یکی یکی از دست می دهید. من عدد 1440 را با فونت درشت پرینت گرفته ام و در محل کارم نصب کرده ام تا با دیدن مداوم این رقم نسبتاً کوچک، ارزش وقت را بهتر درک کرده و یک ثانیه را هم از دست ندهم. اگر می خواهید بیشترین استفاده را از دقایق روز ببرید، باید یک چیز را یاد بگیرید: «تمرکز».
اما تمرکز به چه معنی است؟ برای فهمیدن تمرکز باید MIT (مخفف Most Important Task) شخصی خود را تعریف کنید؛ یعنی مهم ترین کار هر روز، هر هفته و هر ماه.
مهم ترین کار یا به اختصار MIT باید ملموس و قابل اندازه گیری باشد. تکمیل مقاله ای که در حال کار رویش هستید یا پاکسازی صندوق نامه (ایمیل) نمونه های درست MIT هستند. بعد از تعریف MIT، قدم بعدی برنامه ریزی زمانی برای انجام هرچه سریع تر آن است. به این ترتیب، تشویق می شوید کارها را سریع تر و موثرتر انجام دهید.
بُعد دیگر تمرکز، توانایی نَه گفتن به درخواست هایی است که شما را به پیش نمی برند. استیو جابز معتقد بود: «تمرکز یعنی نه گفتن». بنابراین از نه گفتن به امور نامرتبط به اهداف خود نترسید.
در نهایت به یاد داشته باشید که هیچکس نمی تواند در همه چیز بهترین باشد. همه ما نقاط قوت و ضعف داریم، پس وقت، توجه و تمرکز خود را صرف انجام کارهایی کنید که می توانید آنها را خوب انجام دهید.
آنچه قابل سپردن به دیگران است، تفویض کنید و بقیه امور را با برنامه ریزی پیش ببرید.
تمرکز یکی از محورهای مدیریت زمان است. عنصر دیگر تفویض است؛ با سپردن بخشی از امور به دیگران از دقایق ارزشمند خود استفاده بهینه کنید.
تفویض با چند سوال شروع می شود که نیاز به جواب صادقانه دارند. کار یا وظیفه ای که پیش رو دارید چقدر ارزش دارد؟ آیا شما تنها کسی هستید که می تواند آن را به خوبی انجام دهد؟ اگر نه، چطور می توانید به این فرآیند سرعت ببخشید؟
اگر در حال انجام کاری هستید که اضطراری و فوری نیست یا چیزی است که نمی توانید آن را خیلی خوب انجام دهید، وقت تفویض امور رسیده است. کار را به فرد دیگری بسپارید و زمان خود را برای امور مهم دیگر خالی کنید. با این روش استرس خود را هم کاهش می دهید.
اگر کار مورد نظر، هم مهم است و هم شما بهترین انجام دهنده اش هستید، برای انجامش با برنامه ریزی پیش بروید. با پیروی از سه اصل ساده می توانید موثرتر عمل کنید.
- اولین اصل شاید عجیب به نظر برسد. استفاده از لیست وظایف را فراموش کنید. اغلب اوقات نیمی از موارد این لیست انجام نشده باقی می مانند و شما می مانید و لیست ترسناکی از وظایف انباشته شده که نتیجه ای جزء افزایش استرس ندارد. در واقع، مواردی که در لیست وظایف تیک نمی خورند، همان وظایفی هستند که باید به دیگران بسپارید.
- اصل دوم این است که جلسات را به حداقل برسانید. فقط جلساتی که مطلقاً ضروری هستند باید برگزار شوند و حتی همین تعداد کم هم باید با برنامه ریزی دقیق و یک دستور جلسه روشن تا حد ممکن کوتاه برگزار شوند. فقط موارد ضروری باید در جلسه مورد بحث قرار گیرند. اگر می خواهید همه چیز مختصر و مفید باشد، جلسات را ایستاده برگزار کنید. به این ترتیب همه تلاش می کنند بیش از حد طول نکشد!
- و اصل آخر این است که صندوق ورودی ایمیل را مدیریت کنید. به راحتی می توان تمام روز را با جواب دادن به تک تک ایمیل ها هدر داد! اما چطور باید از این وضعیت پرهیز کرد؟ با پاکسازی صندوق ورودی ایمیل ها شروع کنید. تمام ایمیل هایی که طی 48 ساعت گذشته دریافت شدند باید امروز جواب داده شوند، بقیه باید در فولدر جداگانه ای ذخیره شوند تا هر وقت لازم شد به آنها رجوع کنید. از این به بعد باید خود را ملزم کنید که روزی سه بار و هر بار 21 دقیقه صرف پاسخ دادن، پاکسازی و مدیریت ایمیل ها کنید. به این ترتیب کنترل صندوق ورودی ایمیل تان را همیشه در دست خواهید داشت.
دفتر یادداشت و ریتم سالم، دو ابزار ساده اما حیاتی برای بهره وری هستند.
در دنیای تقویم های هوشمند و اپلیکیشن های سازمانی، دفتر یادداشت کاغذی چه فایده ای می تواند داشته باشد؟ اما باور کنید یا نه، دفتر کاغذی یکی از ارزشمندترین ابزارهای موفقیت سازمانی است.
دفتر یادداشت فضایی برای ثبت توصیه ها، ایده ها، سوالات و مکالماتی می دهد که با آنها روبرو می شوید. این فرآیند حیاتی به شما امکان ساخت و حفظ برنامه ها را می دهد. از این گذشته، هر یک از افکاری که از ذهن می گذرد می توانند جرقه یک پروژه عالی باشند. ریچارد برانسون، رهبر ویرجین گروپ مهم ترین وسیله اش را دفتر یادداشت خود می دانست.
اما ایده های ذهن تان هر چقدر هم بزرگ و عالی باشند، تا زمانی که عادت های کاری موثر نداشته باشید، به واقعیت نمی پیوندند. سطوح مناسب انرژی و سلامتی کلید استفاده درست از زمان هستند. همه ما با این موقعیت ناامید کننده مواجه شده ایم که تصمیم گرفته ایم عصر در اداره بمانیم و تا شب روی پروژه ای کار کنیم، اما حتی آنقدر انرژی نداشتیم که ساده ترین کارها را انجام دهیم.
زمان هایی از روز که انرژی تان تمام می شود پیدا کنید و در آن زمان دست از کار روی پروژه خود بکشید. اگر این اصل را آویزه گوش کنید، ساعات کاریتان موثر سپری می شود و برای تجدید قوا برای روز بعد هم زمان کافی خواهید داشت.
استراتژی دیگر برای حفظ سطح انرژی این است که روز خود را درست شروع کنید. برنامه روتین صبحگاهی باید شامل زمانی برای خودتان باشد تا بهره وری کل روزتان افزایش یابد. از رختخواب با شتاب بیرون نپرید، در را پشت خود نکوبید و قهوه به دست راهی محل کار نشوید! روز خود را با یوگا، مطالعه یا یک صبحانه سالم و خوشمزه شروع کنید تا روحیه و انرژی را به خود تزریق نمایید.
برای انجام وظایف روزانه باید ریتم مشخصی برای خود در نظر بگیرید. 90 دقیقه کار و 10 دقیقه استراحت برای قدم زدن، نوشیدن یا خوردن. این الگو سطح انرژی بدن را برای عملکرد موثر تا پایان روز تنظیم می کند.
توصیه های افراد موفق برای مدیریت زمان می تواند پایه و مبنای استراتژی شخصی شما باشد.
من از 7 میلیاردر، 13 قهرمان المپیک، 29 دانشجوی ممتاز و 239 کارآفرین از موفقیت شان در مدیریت زمان سوال پرسیده ام. نتیجه این بود که هر کس نسخه مخصوص خود را داشت. اما الگوهای یکسانی هم بدست آمد.
میلیاردرها اغلب جلسات را مانع بزرگی برای تمرکز و فرآیندهای کاری می دانستند و توصیه می کردند جلسات به حداقل ممکن کاهش یابد. از طرف دیگر، ورزشکاران بر اهمیت برنامه ریزی زمانی تاکید داشتند. منطقی است چرا که ورزشکاران در یک بازه زمانی چهار ساله تمرین می کنند تا خود را برای المپیک بعدی آماده کنند. واضح است که استفاده از تقویم و برنامه زمانی دقیق برای شما هم مفید خواهد بود، حتی اگر نخواهید در المپیک شرکت کنید!
در مورد دانشجویان ممتاز، تمرکز نقش اصلی را ایفا می کرد؛ این یعنی نه تنها «نه» گفتن به مهمانی ها بلکه اولویت بندی امتحانات برای مطالعه، شبکه های اجتماعی و کنار گذاشتن آنها یا استفاده از آنها به عنوان پاداش یا جایزه هم از استراتژی های دیگر دانشجویان موفق هستند.
کارآفرینان بزرگترین گروه بودند و طبیعتاً ایده های متنوعی در مورد مدیریت زمان موثر داشتند. اما همه آنها با چالش وظایف متعدد روبرو بودند. روتین دقیق و سختگیرانه، بخصوص صبح ها، استراتژی متداول کارآفرینان برای مدیریت برنامه های پُر فشار روزانه بود. جالب بود که بسیاری از کارآفرینان معتقد بودند باید از چند وظیفگی به دلیل عدم اثربخشی پرهیز کرد. آنها هم تمرکز را یکی از مهم ترین ابزارهای تکمیل موفقیت آمیز پروژه ها می دانستند.
این طیف نسبتاً گسترده از استراتژی ها نشان می دهد افراد موفق انواع متفاوتی دارند. می توانید تکنیک های مختلف را شخصی سازی کرده با هم ترکیب کنید و لیست راهکارهای فردی خودتان را بسازید.
زمان ارزشمندترین دارایی شما است که باز نخواهد گشت، آن را هدر ندهید! با افزایش تمرکز، تفویض و سپردن وظایف به دیگران، ثبت و پیگیری ایده ها و حفظ سطوح انرژی بدن، خواهید توانست بیشترین استفاده را از دقایق خود ببرید.
