زیر و بم کنترل موجودی انبار

موجودی پایه کسب و کار باید یک طبقه بندی منطقی از محصولات بوده و به اندازه کافی بزرگ باشد تا بتواند تقاضای فروش عادی کسب و کار را برآورده سازد. از آنجایی که در سال اول شما اعداد و ارقام دقیق فروش و موجودی انبار سال های گذشته را در اختیار ندارید تا با کمک آن به پیش بروید، باید فروش سال اول تان را بر اساس طرح کسب و کار پیش بینی کنید.

در زمان محاسبه موجودی پایه، باید زمان انتظار (Lead Time) به معنی مدت زمان بین سفارش دادن و دریافت کالا را هم در نظر بگیرید. به عنوان مثال اگر زمان انتظار شما 4 هفته است و خط تولید یک محصول خاص، در هر هفته 10 عدد از محصول را می فروشد، باید پیش از آنکه سطح موجودی پایه کمتر از 40 عدد برسد، دوباره سفارش بدهید.

نبود موجودی کافی به معنی از دست دادن فروش و برگرداندن سفارشات وقت گیر و پُر هزینه است. تمام شدن مواد اولیه یا قطعاتی که در فرآیند تولید لازم است، به معنی افزایش هزینه های عملیاتی است. در چنین شرایطی دارید به کارمندان برای مگس پراندن! دستمزد می دهید، چون در واقع هیچ کاری نیست که انجام دهند. زمانی که پای موجودی وسط کشیده می شود، به آنها به دلیل اضافه کاری برای جبران زمان تولید از دست رفته حقوق داده می شود.

یک راه برای جلوگیری از بروز چنین اشتباهاتی، ایجاد یک حاشیه ایمن برای موجودی پایه است. به منظور درک حاشیه ایمن مناسب برای کسب و کار، به تمامی عوامل خارجی که منجر به تاخیر در کار می شوند، فکر کنید مانند تامین کنندگانی که تاخیر دارند یا کالاهایی که باید از خارج از کشور ارسال شوند. پس از آنکه مدتی در کسب و کار فعال بودید، احساس بهتری درباره زمان تحویل خواهید داشت و محاسبه حاشیه ایمنی برایتان نسبتاً آسان خواهد بود.

در این مقاله شما می توانید با برخی از نکات مهم در مدیریت و کنترل انبار آشنا شوید.

اجتناب از موجودی اضافی

اجتناب از موجودی اضافی بخصوص برای مالکان شرکت هایی با خطوط تولید فصلی مانند پوشاک، لوازم خانگی و اقلام مخصوص تعطیلات مهم است. چنین محصولاتی عمر مفید کوتاهی دارند و فروش آنها زمانی که دیگر مد نیستند، کار دشواری است. کارآفرینانی که محصولاتی می فروشند که فروش آنها خیلی به زمان وابسته نیست، مانند تجهیزات لوله کشی، لوازم اداری، یا قطعات خودرو و محصولات این چنینی آزادی عمل بیشتری دارند. زیرا مدت زمان بیشتری طول می کشد تا این محصولات منقضی شوند.

مهم نیست که کسب و کار شما در چه زمینه ای است، باید از موجودی اضافی اجتناب کنید. موجودی اضافی باعث افزایش هزینه، به بار آوردن بدهی هایی مانند وام برای خرید موجودی اضافی، مالیات بر موجودی به فروش نرفته، و افزیش هزینه بیمه می شود. خرید موجودی اضافی همچنین نقدینگی شما را کاهش می دهد که باید به شدت از آن اجتناب کرد. به عنوان مثال یک خرده فروش خودرو را در نظر بگیرید که فرصت خرید هزار گالن ضد یخ با یک تخفیف خیلی خوب برایش به وجود می آید. اگر این ضد یخ ها را بخرد، ولی هوا در فصل زمستان سرد نشود، ضرر کرده است. اگرچه می داند که می تواند ضد یخ ها را زمستان سال آینده بفروشد، اما این ضد یخ ها برای یکسال تمام فضا را در انبارش اشغال خواهند کرد، فضایی که می توانست محصولاتی با سودآوری بیشتری را در آن انبار کند.

برخی کارآفرینان تازه کار نسبت به موجودی اضافی و سفارش موجودی واکنشی محتاطانه نشان می دهند. اما اینکار آنها را در معرض خطر کمبود موجودی قرار می دهد. برای جلوگیری از انباشت موجودی اضافی، یک حاشیه ایمنی واقع گرایانه تعیین کنید و فقط محصولاتی را سفارش دهید که مطمئن هستید می توانید آنها را بفروشید.

موجودی و جریان نقدی

مشکلات جریان نقدی یکی از رایج ترین مشکلاتی است که کسب و کارهای کوچک با آن مواجه می شوند و معمولاً هم اولین نشانه وجود مشکلات جدی مالی به شمار می روند. طبق نظر آشوک رائو (کارشناس مدیریت آموزشی) سرمایه گذاری غیر منقول موجودی به شدت به جریان نقدی یک شرکت کوچک صدمه می زند.

به منظور کنترل موثر موجودی، نیازهای موجودی خود را اولویت بندی کنید. ممکن است در نگاه اول این گونه به نظر برسد که باید به گران قیمت ترین اقلام در موجودی توجه بیشتری داشت. اما در واقع، اقلام ارزان تر با گردش مالی بالاتر، تاثیر بیشتری بر کسب و کار شما نسبت به اقلام گران قیمت دارند. اگر فقط روی اقلامی که از نظر پولی ارزش بیشتری دارند، تمرکز کنید، محصولات با قیمت پایین تر در معرض خطر تمام شدن قرار می گیرند؛ محصولاتی که کمک بیشتری به موجودی کل سالیانه شما می کنند.

محصولات را با توجه به تاثیر مالی که روی شرکت دارند (نه قیمت واقعی شان) در سه گروه A – B – C دسته بندی کنید. پس از آن می توانید انبار را از اقلام بیشتری از گروه A، که با ارزش ترین گروه است، پُر کنید و همچنین موجودی اقلام گروه B و C را هم در حد متناسبی نگه دارید. به این شیوه رویکرد ABC می گویند.

در اغلب موارد، حدود 80 درصد درآمد یک شرکت فقط از فروش 20 درصد محصولات بدست می آید. شرکت هایی که تابع این قانون 80/20 هستند، بیشتر تلاش خود را روی آن 20 درصد متمرکز می کنند. اکثر کارشناسان معتقدند که بکارگیری چنین رویکردی در کل محصولات، اشتباه بزرگی است.

زمانی که متوجه شُدید کدام محصول، بیشترین اهمیت را دارد، قادر خواهید بود بین نیازها و هزینه ها تعادل برقرار سازید و فقط همان مقدار از محصول را انبار کنید که نیاز دارید، نه بیشتر. همچنین می توانید سطح نگهداری اقلام موجودی را کاهش داده، و مقادیر کمتری از یک محصول را برای مدت زمانی کوتاه انبار کنید تا اینکه مقادیر زیادی از محصول را برای مدت زمانی طولانی نگه دارید. اقلامی را که سفارش کمتری از آنها می گیرید هم در نظر بگیرید.

یک سیستم پیگیری موجودی خوب به شما می گوید که چه کالاهایی در انبار وجود دارد، چه محصولاتی سفارش داده شده اند، سفارشات چه زمانی خواهند رسید، و چه چیزی فروخته اید. شما می توانید با چنین سیستمی، خرید را به صورت هوشمندانه برنامه ریزی کنید و خیلی سریع اقلام پُر مصرف و اقلامی را که فروش کمتری دارند را شناسایی کرده تا در زمان مناسب مقادیر بیشتری از اقلام پُر مصرف سفارش دهید و به فکر راه چاره برای تبلیغ و فروش اقلام کم مصرف باشید.

سیستم پیگیری موجودی برخی خرده فروشی ها از یک سیستم برچسب زنی دستی استفاده می کنند که روزانه، هفتگی یا ماهانه بروزرسانی می شود. می توانید در سیستم برچسب زنی دستی برچسب قیمت را در زمان خرید از روی محصولات بردارید. سپس برچسب ها را با موجودی انبار بررسی کنید تا بفهمید که چه چیزهایی و چه مقدار از آنها فروخته اید.

سیستم های کنترل مالی، هزینه و حاشیه سود ناخالص را در اقلام موجودی نشان می دهند. یک روش پایه در سیستم کنترل مالی در صندوق ثبت خرید و فروش، ارائه رسید محصولات است که مقدار محصولات فروخته شده را به همراه قیمت نشان می دهد. برای تعیین حاشیه سود ناخالص در یک زمان مشخص می توانید رسید خرید را با رسید تحویل مقایسه کنید.

سیستم کنترل واحد از روش های مختلفی، از بررسی دقیق قفسه ها گرفته تا استفاده از بلیط بن دار استفاده می کند. بلیط بن دار (Bin Tickets) کارت های کوچکی هستند که با هر نوعی از محصول ارائه می شود و فهرستی از میزان موجودی، شرح کالا، حداکثر و حداقل مقدار موجودی، هزینه (به رقم)، قیمت فروش و هر نوع اطلاعاتی که شما بخواهید را نشان می دهد. بلیط بن دار با کارت های فایلی اداری که شامل اطلاعاتی چون فهرست میزان موجودی، قیمت فروش، هزینه، تعداد یک محصول خاص در انبار، منبع عرضه و منبع جایگزین، تاریخ سفارش، مقدار و زمان تحویل است، مطابقت دارد.

خرده فروشان، موجودی انبار را روزانه، هفتگی یا بسته به نوع محصول، حداقل سالی یکبار بررسی می کنند. گاهی اوقات مالک، هر کارگر را مسئول پیگیری یک گروه از اقلام می کند یا اگر فروشگاه به اندازه کافی بزرگ باشد، پرسنلی را برای بررسی موجودی استخدام می کند تا موجودی انبار را سازماندهی کنند.

گردش موجودی

زمانی که 100 درصد موجودی اصلی را جایگزین کردید، در واقع گردش موجودی داشته اید. اگر بطور میانگین می توانید به مدت 12 هفته موجودی انبار را تامین کنید و سالی چهار بار گردش موجودی داشته باشید، چرخه شمار، چرخه سفارش و چرخه تحویل به دوره نیازهای شما اضافه می شود. به عنوان مثال فرض کنید تصمیم گرفته اید که موجودی انبار را یکبار در هر چهار هفته بشمارید (چرخه شمارش). کاغذبازی و پردازش سفارشات با فروشندگان دو هفته طول می کشد (چرخه سفارش). شش هفته می کشد تا سفارش ها به شما برسد (چرخه تحویل). بنابراین، از همان روز اول شمارش موجودی تا زمان تحویل کالا، به یک موجودی نیاز دارید که ارزش زمانی 12 هفته ای داشته باشد.

با شمارش اقلام موجود در انبار می توانید گردش موجودی خود را بهبود ببخشید. به عنوان مثال به جای چهار هفته یکبار، دو هفته یکبار این کار را انجام دهید. همچنین می توانید به منظور افزایش بهره وری در چرخه تحویل، همکاری بیشتر و بهتری با تامین کنندگان داشته باشید. راه های جایگزین، توزیع کالا به فروشگاه، مدت زمان چرخه تحویل را به سه هفته کاهش می دهد که در نهایت نیازهای موجودی به شش هفته کاهش خواهد یافت. در نتیجه، گردش موجودی می تواند از چهار بار در سال به هشت بار در سال افزایش یابد.

راه دیگر برای گردش موجودی، اندازه گیری فروش در هر مترمربع است. ارزش متوسط موجودی خرده فروشی را بدست آورده و آن را بر میزان مترمربعی که به یک محصول خاص برای فروش اختصاص داده شده، تقسیم کنید تا میزان متوسط فروش در هر مترمربع را بدست آورید. شما باید بدانید که برای هر متر مربع در هر سال، چه مقدار فروش دارید. فروش در هر مترمربع را ماهی یکبار حساب کنید تا مطمئن شوید که با انتظارات تان مطابقت دارد.

منابع

مقاله علمی و آموزشی «زیر و بم کنترل موجودی انبار»، نتیجه ی تحقیق و پژوهش، گردآوری و نگارش هیئت تحریریه علمی پورتال یو سی (شما می توانید) می باشد. در این راستا مقاله زهرا جورابلو، به عنوان منبع اصلی مورد استفاده قرار گرفته است.