چکیده کتاب مدیر یک دقیقه ای
کتاب مدیر یک دقیقه ای (The One Minute Manager)، نوشته کنت بلانچارد و اسپنسر جانسون (Kenneth H. Blanchard & Spencer Johnson) در سال 1982 منتشر شده است و توضیح می دهد که اگر در مورد اهداف تان شفافیت داشته باشید از هدر رفتن انرژی تان جلوگیری کرده و می توانید از انرژی ذخیره شده به شکل مفیدتری در جاهای دیگر استفاده کنید.
مدیر یک دقیقه ای فردی است که: «هر کسی با او کار می کند احساس امنیت داشته باشد. هیچکس احساس بازیچه شدن یا تهدید نمی کند چون همه از ابتدا می دانند که مشغول انجام چه کاری هستند و چرا.»
مرد جوانی برای پیدا کردن یک مدیر عالی سراسر دنیا را جستجو می کند. او می خواهد برای چنین مدیری کار کند و یاد بگیرد که چگونه می تواند مثل او شود. ولی اکثر مواردی که او می بیند، خیلی الهام بخش نیستند. او با مدیران سرسختی ملاقات می کند که کار انجام می دهند ولی زیردستان شان چندان علاقه ای به آنها ندارند و مدیران خوش اخلاقی را هم می بیند که با زیردست هایشان مهربان هستند ولی به کار اصلی شان به اندازه کافی توجه نمی کنند.
آیا ممکن است مدیری پیدا شود که بهترین ویژگی های این مدیرها را با هم داشته باشد؟ مرد جوان درباره کسی می شنود که مورد نظر او است و جالب اینکه او در شهر مجاور زندگی می کند. در کمال تعجب متوجه می شود که مدیر مورد نظر بلافاصله موافقت می کند که با او ملاقات و در مورد شیوه مدیریتش با او صحبت کند. به این ترتیب بود که تمثیل مدیر یک دقیقه ای شکل گرفت.
شاید شما حق داشته باشید که در پذیرش شیوه ای از مدیریت که ظاهراً فقط یک دقیقه طول می کشد، محتاط باشید. آیا واقعاً چنین شیوه مدیریتی کارآمد خواهد بود؟ متخصصین فروش در کتاب مدیر یک دقیقه ای می گویند:
- مدیرها آرزو دارند که وقت کمتری را برای انگیزه ها و مشکلات کارکنان صرف کنند و به هر شیوه ای که آنها را به این آرزو برساند متوسل می شوند.
- مطمئناً این شیوه مدیریت، ارزشمند است.
در ادامه شما می توانید خلاصه کتاب مدیر یک دقیقه ای را مطالعه نمایید.
روش مدیر یک دقیقه ای
مدیریت یک دقیقه ای سه راز یا سه عامل دارد:
- با کارکنان تان روی چند هدف (حداکثر شش مورد) توافق کنید. حتماً هر کدام از این هدف ها را روی یک کاغذ جداگانه بنویسید. این «تعیین هدف یک دقیقه ای» است. از حالا به بعد کارکنان دقیقاً می دانند چه انتظاری از آنها می رود و بندرت ممکن است برای حل مشکلات به رئیس مراجعه کنند. چون می دانند که برای حل مشکلات استخدام شده اند.
- کارکنان برای اینکه مطمئن شوند عملکردشان با انتظاراتی که از آنها می رود همخوانی دارد باید مرتب این اهداف را مرور کنند. علاوه بر این باید گزارش پیشرفت هایشان را همراه با جزئیات به رئیس ارائه کنند. نه به این دلیل که مدیر دائم آنها را تحت نظر داشته باشد بلکه به این علت که بفهمند آیا کارشان را درست انجام می دهند یا خیر. با اینکار مدیر می تواند آنها را «تحسین یک دقیقه ای» بکند که نوعی واکنش مثبت فوری و خاص در مورد کارهایی است که انجام شده اند.
- اگر شخصی مهارت انجام درست یک کار را داشته باشد ولی آن را درست انجام ندهد مدیر او را «توبیخ یک دقیقه ای» می کند. این توبیخ جدی به عمل یا رفتار کارمند مربوط می شود نه خود او و مدیر در چنین وضعیتی باید بگوید نگرانی اش به این دلیل است که این رفتار با معیارهای عالی و همیشگی کارمند هماهنگ نیست. بعد از این توبیخ، مدیر به کارمند خطاکار یادآوری می کند که چقدر ارزشمند است.
در بخش دوم داستان سعی شده است تا علت کارآمدی مدیریت یک دقیقه ای توضیح داده شود.
تعیین هدف یک دقیقه ای به این علت کارساز است که «انگیزه اصلی مردم برای کار کردن این است که بدانند نظر رئیس در مورد نتایج کارشان چیست.» همه ما می خواهیم بدانیم کارمان چطور است و اگر بدانیم که کارمان را خوب انجام می دهیم احساس خوبی پیدا می کنیم. روی تابلویی که در اتاق مدیر یک دقیقه ای نصب گردیده نوشته شده است: «یک دقیقه به هدف هایت نگاه کن، به عملکردت نگاه کن، ببین آیا عملکرد تو با هدفت سازگار است یا نه.» این توصیه ساده ولی کارساز است.
علاوه بر این، تشویق های یک دقیقه ای هم به دلیل انگیزه بخش بودن مفید هستند. بندرت می شود کسی را پیدا کرد که از همان روز اول بداند که چگونه همه کارها را درست انجام بدهد، شما باید برای آموزش دادن به کارکنان تان تلاش کنید. «بنابراین راه آموزش دادن به هر فرد برای یاد گرفتن کار جدید این است که ابتدا بر کارش نظارت کنیم تا او کارش را تقریباً درست انجام دهد تا اینکه بالاخره یاد بگیرند که آن کار را کاملاً درست انجام بدهند.» سختگیری در مورد افرادی که در مورد کارشان نگران هستند کارساز نیست. فقط تشویق می تواند در این موارد کارساز باشد. تشویق باعث می شود در مسیر درستی حرکت کنند. اگرچه تشویق به زمان زیادی نیاز ندارد ولی انگیزه لازم را برای به حرکت در آوردن کل یک شرکت فراهم می کند.
توبیخ یک دقیقه ای به این علت کارساز است که منصفانه ترین شکل برخورد با افرادی محسوب می شود که عملکردشان کمتر از حد متوسط است. از آنجایی که اهداف از قبل تعیین شده اند و انتظارات بسیار روشن هستند شخصی که عملکرد ضعیفی داشته است معمولاً متوجه خواهد بود که توبیخ او منصفانه بوده است. احترام مدیر حفظ خواهد شد زیرا او واقعیت را گفته است آن هم بدون اینکه دخل و تصرفی در آن کرده باشد. از آنجایی که توبیخ خیلی سریع انجام می شود (در یک دقیقه) و روی عملی خاص متمرکز است (نه خود شخص) احساس ناخوشایند کمتری ایجاد می شود. وقتی این توبیخ به پایان رسید همیشه یک نکته مثبت در مورد فرد مورد نظر ذکر می شود و ماجرا می تواند خیلی زود فراموش شود یا حتی می شود به آن خندید.
از عهده رهبری برآمدن
سادگی مدیریت یک دقیقه ای بعضی از مردم را دچار تردید می کند اما مدیریت یک دقیقه ای کمی بیشتر از تلاش برای کارآمد کردن روابط بین افراد در محیط کار است. فلسفه «استفاده از زمان اندک برای کسب نتایج عالی» در شناخت دقیق از فطرت انسان ریشه دارد.
مدیر یک دقیقه ای این داستان اعتراف می کند که مدیریت همیشه نمی تواند در یک دقیقه انجام شود بلکه نمادی از این اعتقاد است که رهبری کردن مردم خیلی ساده تر از آن چیزی است که فکر می کنیم و هیچ نیازی به تشکیل جلسه های طولانی و متعدد برای بحث در مورد اهداف و مشکلات نیست. البته باید زمانی را به تعیین هدف اختصاص بدهیم ولی پس از آن می شود ارتباط میان رئیس و زیردست را به حداقل رساند.
در اینجا به بعضی از افراد موفقی که از شیوه مدیریت یک دقیقه ای استفاده کرده اند دقت کنید.
- وارن بافت، سرمایه گذار مشهور، آن دسته از مدیران تجاری را استخدام می کند که اهداف محدود آنها به اندازه ای روشن هستند که بندرت لازم است با آنها ملاقات کند. این مدیرها به کارشان مشغول می شوند و هر چند وقت یکبار برای وارن بافت گزارش می فرستند.
- افراد گروه سِر ارنست شکلتون، کاوشگر قطب جنوب، بسیار به او احترام می گذاشتند زیرا دقیقاً می دانستند چه انتظاراتی را باید برآورده کنند و در صورتی که توبیخ می شدند همیشه یک دلیل واضح و منطقی وجود داشت.
- جک ولش، رئیس شرکت جنرال الکتریک، روش مدیریتش را روش چوب و هویج توصیف کرد که بر اساس آن افراد باید اهداف روشن و از قبل مشخص شده ای را دنبال کنند و اگر کارشان را درست انجام بدهند تشویق و در غیر این صورت تنبیه می شوند. اینکار باعث ایجاد یک جو پُر از ترس در محیط کار نمی شد. اگر کسی نمی توانست انتظاراتی را که از او می رفت برآورده کند هیچکسی را به غیر از خودش نمی توانست سرزنش کند.
نکته دیگر اینکه ایده هایی که در کتاب مدیر یک دقیقه ای مطرح شده اند فقط به محیط کار مربوط نمی شوند. می شود این ایده ها را در بسیاری از حوزه های مربوط به روابط فردی استفاده کرد. برای مثال روش «سختگیری و محبت» باید هدف هر پدر یا مادری باشد.
نکته های نهایی
پس از چندین دهه که کتاب های بسیار قطوری در زمینه علم مدیریت و رفتار سازمانی نوشته شدند کتاب مدیر یک دقیقه ای منتشر شد که می شود آن را نسیمی از هوای تازه برای مدیران دانست. شاید کتاب ساده ای به نظر برسد ولی بر اساس آخرین یافته های روانشناسی رفتاری نوشته شده است. خلاقیتی که بلانچارد و جانسون بکار بردند این بود که این اطلاعات را به شکل جذاب تری در قالب یک داستان ارائه کردند.
امروزه با وجود ساختارهای سازمانی گسترده تر و تاکید بر کار گروهی شاید بشود گفت که این کتاب تا حدودی بی ربط است و ظاهراً برای یک محیط کار قدیمی و سلسله مراتبی که در آن تبعیض جنسی وجود دارد نوشته شده است یعنی محیطی که در آن «مدیر و زیردست هایش» وجود دارند.
نکته ای که باید اضافه شود این است که امروزه ما دوست داریم میان مدیرها و رهبران تفاوت قائل شویم. در حالی که رهبران الهام بخش هستند مدیران فقط مدیریت می کند. اما رهبران واقعی، مانند نمونه های مطرح شده، می دانند که بدون برخورداری از مهارت های اساسی مدیریت مردم نمی توانند پیشرفت کنند. آنها به دنبال فراهم کردن یک محیط آرام هستند تا کارمندان برای دنبال کردن اهداف مهم وقت کافی داشته باشند. این احساس آرامش زمانی به وجود می آید که همه دقیقاً بدانند که چه نقشی بر عهده دارند یعنی زمانی که اهداف واضح و شفاف باشند.
