نکات عملی برای تقویت مهارت تصمیم گیری در مدیریت
یک سازمان را کسانی میگردانند که تصمیمگیرندگان آن هستند و تصمیمگیرندگان اصلی هر سازمان، کسانی نیستند جز مدیران. کیفیت تصمیمهایی که مدیر میگیرد، در موفقیت سازمان موثر است و نشان از مهارت او دارد. این مقاله جامع، شما را با مهارت تصمیم گیری در مدیریت و راه و روش تقویت آن آشنا خواهد کرد.
طبق آمار یک نظرسنجی که توسط شرکت Bain و مابین 750 شرکت انجام گرفته، بین کارآیی فرآیند تصمیمگیری و سطح نتایج مالی هر شرکت، همبستگی برقرار است. به این معنا که هرچه تصمیمهای بهتری گرفته شود، درآمد بیشتری به رگهای کسبوکار تزریق میشود.
در اکثر قریب به اتفاق موارد، وظیفه مدیر سازمان است که تصمیمهای کلیدی را بگیرد و استراتژی کسبوکار را تعیین کند. 61 درصد از مدیرانی که در نظرسنجی Bain شرکتاند بر این باور هستند که دستکم نیمی از اوقات، در انجام تصمیمگیریهای مدیریتی، ناکارآمد عمل میکنند.
اگر شما دوست ندارید جزو این دسته از مدیران باشید، با ما باشید تا شما را با مهارت تصمیم گیری در مدیریت آشناتر کنیم.
اساساً تصمیم گیری به چه معناست؟
تصمیم گیری به معنای انتخاب مجموعهای از اقدامات از میان تمام گزینههایی است که میتوانند برای رسیدن به یک هدف مشخص، بکار گرفته شوند.
به جرات میتوان گفت تمامی عملیات مدیریت، در تصمیم گیری خلاصه میشوند. اگر این ادعا را قبول ندارید، این استدلال را بخوانید:
همانگونه که در مقاله وظایف مدیر بیان کردهایم، بار برنامهریزی، برقراری ارتباط، سازماندهی و کنترل کسبوکار به عهده مدیر است. ما به عنوان نمونه، برنامهریزی را مثال میزنیم. 4 وظیفه دیگر نیز از همین روند پیروی میکنند. به هنگام برنامهریزی باید تصمیم گرفته شود که چه کاری باید انجام شود؟ چه زمانی باید انجام شود؟ چگونه انجام بگیرد و در چه مکانی باید انجام شود. بنابراین، میتوانید ببینید که برنامهریزی، بر پایه تصمیمگیری استوار است. شرایط در سایر وظایف مدیریتی نیز به همین ترتیب است.
انواع تصمیم گیری در مدیریت
در مقاله انواع تصمیمهای مدیریتی، 7 دستهبندی مختلف از انواع تصمیمهایی که مدیران با آن روبرو میشوند را شرح دادهایم. در حالت کلی، سه رویکرد برای تصمیمگیری وجود دارد که عبارتند از جلوگیری از بروز مشکل، حل مشکل و جستجو برای مشکل. این نوع از طبقهبندی در مدیریت کسبوکارها نیز صادق است.
1) جلوگیری از بروز مشکل
یک گزینه تصمیمگیری، این است که هیچ تلاشی برای انجام تصمیمگیری انجام نشود. از جمله دلایلی که یک مدیر هیچ تصمیمی نمیگیرد، میتوانیم به موارد زیر اشاره کنیم:
- اطلاعات مناسبی برای انتخاب یک گزینه مشخص از بین گزینههای موجود در دسترس نیست.
- تمامی گزینهها با هم برابر هستند، هیچکدام بر دیگری برتری ندارند و هیچکدام مزیتی بر دیگری ندارند. بنابراین، تفاوتی ندارد که کدام راهکار انتخاب شود.
- ادامه دادن شرایط موجود در همین وضعیت فعلی، هیچ آسیبی به کسبوکار وارد نمیکند و نیازی به انتخاب راهکار وجود ندارد.
2) حل مشکل
اکثریت فرآیندهای تصمیمگیری، در این دسته طبقهبندی میشوند. تصمیمهای این دسته، به یک راهکار رضایتبخش منتهی میشوند و ما در این مقاله، در مورد این نوع از تصمیمها صحبت خواهیم کرد.
3) جستجو برای مشکل
بعضاً فرآیند حل مسئله، روی جستجو برای خود مشکل متمرکز میشود. مشکل ممکن است کوچک یا بزرگ باشد و اگر مقیاس آن به درستی تشخیص داده نشود، فرآیند حلوفصل آن، به شکل بهینه پیش نخواهد رفت. در این نوع از تصمیمگیری، مدیران باید به نقطه اول برگردند و تصمیم بگیرند که مقیاس مشکل چقدر است و تا چه اندازه باید روی آن تمرکز کرد.
معرفی گام به گام فرآیند تصمیم گیری در مدیریت
اگر مدیر هستید و میخواهید تصمیمهایی اندیشمندانه و آگاهانه بگیرید و نقش موثری در تحقق یافتن اهداف کوتاهمدت و بلندمدت سازمانتان داشته باشید، پیشنهاد میکنیم از یک رویکرد گام به گام پیروی کنید.
فرآیند تصمیم گیری در مدیریت را به 7 قدم میتوان تقسیمبندی کرد.
1) مشکل را مشخص کنید.
در مسیر یادگیری مهارت تصمیم گیری در مدیریت، اولین قدم این است که بتوانید مشکل یا فرصت را به درستی مشخص و شناسایی کنید. تعیین کنید که چرا این تصمیم میتواند روی کارمندان یا مشتریان کسبوکار شما تاثیر داشته باشد.
2) اطلاعات جمعآوری کنید.
میرسیم به مرحله جمعآوری اطلاعات. برای اینکه بتوانید بر اساس دادهها و حقایق تصمیم بگیرید، حتماً باید اطلاعات را گردآوری کنید. برای انجام این امر، لازم است که داوری ارزشی انجام بدهید، مشخص کنید که کدام گروه از اطلاعات میتوانند روی تصمیمگیری شما نقش داشته باشند، چه بخشی از این اطلاعات در دسترس هستند و از چه طریقی میتوانید به آنها دست پیدا کنید.
نمونههایی از اطلاعاتی که ممکن است به آنها نیاز داشته باشید، به شرح زیرند:
- چه دلایل احتمالی باعث ایجاد مشکل شدهاند؟
- افراد و فرآیندهای درگیر در مشکل کدامند؟
- مشکل مربوطه در مسیر حرکت شرکت به سمت اهدافش چه اخلالی ایجاد میکند؟
3) راهکارهای جایگزین را شناسایی کنید.
بعد از آنکه به درک صحیحی از مشکل رسیدید، زمان آن فرا میرسد که راهکارهای مختلفی که در اختیار شما هستند را شناسایی نمایید. معمولاً تعداد راهکارهایی که برای حل مشکل وجود دارند، زیاد هستند. بهتر است این راهکارها را تقسیمبندی کنید تا راحتتر بتوانید بهترین راه برای رسیدن به هدف را پیدا کنید.
4) شواهد را بسنجید.
به منظور اینکه بتوانید بهترین گزینه ممکن را برگزینید، لازم است سطح مقبولیت، مطلوبیت و امکانپذیر بودن هر راهکار را مورد ارزیابی قرار بدهید. به عنوان یک مدیر، باید بتوانید هر راهکار را در بوته ترازو قرار بدهید، مزایا و معایب آنها را مورد سنجش قرار دهید و گزینهای که بالاترین شانس برای موفقیت دارد را انتخاب نمایید. در این قدم، پرسیدن نظر چند نفر از انسانهای مورد اعتماد، پلی است که میتواند شما را به چشماندازهای جدیدی از مشکل برساند.
5) از بین راهکارها یکی را انتخاب کنید.
نوبت تصمیمگیری است. نکتهای که نباید فراموش کنید، این است که قبل از انتخاب راهکار نهایی، حتماً به ریسکهایی که این تصمیم میتواند در پی داشته باشد، فکر کنید.
6) وارد عمل شوید.
آستینها را بالا بزنید و برای پیادهسازی تصمیمی که گرفتهاید، برنامهریزی انجام بدهید. بدین منظور باید بتوانید حمایت کارکنان و سهامداران را دریافت کرده و منابع مورد نیاز برای اجرا را تامین نمایید. همراه کردن دیگران با خودتان، یکی از مولفههای کلیدی است که میتواند کارایی برنامه اجرایی را ارتقا بدهد. بنابراین، خودتان را برای پاسخ دادن به هر پرسشی که ممکن است مطرح شود، آماده کنید.
یکی از مهارتهای مهمی که حتماً باید در خودتان تقویت کنید و در این بخش بسیار به کار میآید، مهارت رهبری است. برای کسب آگاهی در مورد مهارت رهبری، مقاله آموزشی تفاوت مدیریت و رهبری را مطالعه کنید.
7) نتایج تصمیم را مرور کنید.
این گام به شدت مهم است و اکثر اوقات از سوی مدیران مورد غفلت قرار میگیرد. به عنوان یک نکته، به خاطر داشته باشید که ارزیابی کارآیی تصمیمها، یک گام کلیدی است. اگر میخواهید در مهارت تصمیم گیری در مدیریت پیشرفت کرده و به سطوح بالایی دست پیدا کنید، همواره مدتی پس از اجرایی کردن تصمیم، کلاهتان را قاضی کنید، از خودتان بپرسید در چه بخشها عملکرد خوبی داشتهاید و کدام بخشها را باید عملکرد خودتان را اصلاح کنید.
فاکتورهای لازم برای تقویت مهارت تصمیم گیری در مدیریت
برای گرفتن تصمیمهای صحیح مدیریتی، به مجموعهای از مهارتها نیاز است که در ادامه، 9 مورد از مهمترین آنها را با هم مرور خواهیم کرد.
- حل مسئله: مزیت مجهز بودن به مهارت حل مسئله در این است که باعث میشود شما به شکلی سریع و موثر، تصمیمها را فرموله کنید و بتوانید تحت بار فشارهای مختلف، آرامش ذهنیتان را حفظ نمایید.
- تجزیهوتحلیل داده: اطلاعات مهم هستند. شما به عنوان یک مدیر باید بتوانید تشخیص بدهید که برای انجام تصمیمگیری به چه نوعی از داده نیازمند هستید و این دادهها را به چه شکلی باید تجزیهوتحلیل کنید.
- مدیریت زمان: برخی از تصمیمها باید با سرعت بالایی گرفته شوند. شما باید بتوانید در موقعیتهایی که چارچوب زمانی محدود است، تصمیمهای صحیح و آگاهانه بگیرید.
اگر به این حوزه علاقمندید، مقاله آموزشی مدیریت زمان در سازمان را مطالعه کنید.
- برقراری ارتباط: در گرفتن تصمیمهای مدیریتی صحیح، برقراری ارتباط شفاف و موثر، بسیار حیاتی است. برای کسب اطلاعات بیشتر، از مقاله آموزشی برقراری ارتباط با کارمندان کمک بگیرید.
- گوش دادن فعال: گوش دادن فعال به شما کمک میکند تا راحتتر بتوانید در جریان پیشرفت پروژهها، فرآیندهای کاری و نحوه انجام کار توسط کارمندان قرار بگیرید. بدین ترتیب، میتوانید آگاهانهتر قدم برداشته و موثرتر تصمیم بگیرید.
- تواضع: گاهی اوقات، مهمترین اصل برای تقویت مهارت تصمیم گیری در مدیریت این است که قبول کنید ممکن است راهکاری که یکی از کارمندان پیشنهاد میدهد، از راهکاری که به ذهن شما رسیده بود، بهتر باشد. تفاوتی ندارد چه فردی توانسته بهترین گزینه را پیدا کند، مهم این است که شما آن را قبول کنید و مقدمات اجرایی شدن آن را فراهم کنید.
- میانجیگری: شما به عنوان مدیر یک کسبوکار، باید بتوانید نظرات تمامی افراد را بشنوید، منصفانه رفتار کنید و از بروز تناقض جلوگیری به عمل بیاورید.
- برنامهریزی: در تصمیمگیریهای کسبوکاری، شکستها و ناکامیهایی پیش میآید، مهم نیست این شکستها از جانب سازمان شما بوده یا سازمان شما هیچ نقشی در آن نداشته است. مهم این است که برای رویارویی با موانع ناخواستهای که در مسیر پیش میآید، برنامهریزی مناسب داشته باشید.
اگر به این حوزه علاقمندید، مقاله آموزشی برنامه ریزی را مطالعه کنید.
- رهبری: اگر نتوانید دیگران را نسبت به تصمیم خوبی که گرفتهاید، قانع کنید، احتمال آن میرود که تصمیمتان به اندازه کافی خوب نبوده است. مهارتهای رهبری به شما کمک میکنند بتوانید ذینفعان را راضی کنید که تصمیمتان، یک تصمیم مناسب و سنجیده بوده است.
معرفی نمونههایی از خطاهایی که ممکن است به تضعیف مهارت تصمیم گیری در مدیریت منجر شوند.
عجله و عدم آمادگی، دو نمونه از تلههایی هستند که باعث بروز خطاهای تصمیم گیری در مدیریت میشوند. در این بخش، تعدادی از تلههای دیگر تصمیمگیری را معرفی میکنیم که هم به سازمان ضربه وارد میکنند و هم اعتبار مدیر را خدشهدار میسازند.
1) عدم شفافیت در مورد نقش مشورت
مشورت یا مشارکت در انجام تصمیمگیری، میتواند برای هر فرد معنایی متفاوتی داشته باشد. برخی تصور میکنند مشورت به این معنی است که یک رایگیری انجام بشود و همه افراد از یک سهم یکسان برای اتخاذ تصمیم نهایی برخوردار باشند. تصور عمومیتر از مشورت این است که مدیران از دیگران دعوت میکنند که نظراتشان را در مورد موضوع با او به اشتراک بگذارند و برای نظرهای آنها ارزش قائل میشود. ولی در نهایت، این خود مدیر است که باید تصمیم را بگیرد و مسئولیت تصمیم را به عهده بگیرد.
آسیب، زمانی بوجود میآید که مدیران هیچ اعتقادی به مشورت نداشته باشند و یا از کلمه مشورت به عنوان یک شعار استفاده کنند. چنین مدیرانی ممکن است نظر کارمندان را جویا شوند، ولی هیچ ارزشی به این نظرات نمیدهند.
2) تلاش برای دور ماندن از وضعیت و موقعیتهای دشوار
حجم بالایی از تصمیمهای مدیریتی، بر این پایه گرفته میشوند که شخص تصمیمگیرنده (همان مدیر) حس امنیت و راحتی با آن تصمیم داشته باشد. همه افراد یک منطقه امن دارند و در مقابل بیرون آمدن از آن، مقاومت میکنند. ولی واقعیت است است که بسیاری از تصمیمهای مدیریتی، مستلزم این هستند که مدیر شجاعت به خرج بدهد و از منطقه امنش بیرون بیاید. مدیران خوب، مدیرانی هستند که اجازه نمیدهند تمایلی که به باقی ماندن در منطقه امن دارند، مانعی شود برای گرفتن تصمیمهای صحیح و موثر.
3) تردید و بیتصمیمی
گاهی اوقات مدیران تحت تاثیر عوامل دستوپاگیری مانند ایدهآلگرایی بیش از حد قرار میگیرند و فرآیند تصمیمگیری نهایی را به تعویق میاندازند. این نوع از مدیران تصور میکنند هرچه بیشتر وقت بگذارند و جوانب مختلف را بسنجند، به نتیجه بهتری خواهند رسید. غافل از اینکه بسیاری از تصمیمها یک زمان طلایی دارند و اگر بیش از حد تعلل کنیم، فرصت از دست خواهد رفت. به خاطر داشته باشید: گاهی اوقات، بیتصمیمی، از هر تصمیم دیگری خطرناکتر است و شما را در چشم کارمندان، فردی فاقد قدرت تصمیمگیری جلوه میدهد.
در مقاله آموزشی ایده آل گرایی، تمام آنچه در مورد این اختلال وجود دارد را با شما در میان گذاشتهایم.
4) نادیده گرفتن نقاط کور
انسانها عادتهای مشخصی دارند، بر طبق همین عادتها فکر میکنند و بر طبق همین عادتها دنیای اطرافشان را نگاه میکنند و این امر، میتواند باعث ایجاد نقاط کور شود. گاهی اوقات، فاکتورهایی در تصمیمگیری اهمیت دارند که از نظر شما پنهان میمانند، ولی دیگران میتوانند آن فاکتورها را به روشنی ببینند. به همین علت، توصیه میکنیم وقت بگذارید و نظر افرادی که دیدگاههای مختلف دارند را بشنوید. شاید آنها به نکاتی اشاره کنند که به فکر شما نرسیده باشد.
5) تفکر گروهی
در فرآیند تصمیمگیری گروهی، ممکن است اعضای گروه در رودربایستی قرار بگیرند و برای اینکه رابطه مثبتشان را با دیگران حفظ کرده و از بروز تناقض جلوگیری کنند، از خیر ارزیابی ایدهها و نقطهنظرهای جایگزین بگذرند. در این شرایط، تمایل افراد برای برقراری روابط دوستانه، بر انجام تصمیمگیری موثر میچربد! بنابراین اگر بنا را بر مشورت و تصمیمگیری گروهی گذاشتهاید، مطمئن شوید که حتماً همه افراد نظراتشان را بیان کنند، آنها را به خلاقیت دعوت کنید و از نظرهای مخالف استقبال به عمل بیاورید.
سخن پایانی
تصمیمی که یک مدیر می گیرد، دهها برابر حساستر و مهمتر از تصمیمی است که یک شخص عادی میگیرد. چرا که هر تصمیم یک مدیر ممکن است دهها و حتی صدها نفر را به صورت مستقیم یا غیرمستقیم تحت تاثیر قرار دهد.
