با پیروی از این تکنیک‌ های مدیریت زمان، روزتان را به توان 2 برسانید

از قدیم‌الایام گفته‌اند وقت طلاست. اما به نظر شما، طلا و پول ارزش بیشتری دارد یا زمان؟ برای دادن پاسخ به این پرسش، کافی است نزد پدربزرگ و مادربزرگ یا کسانی که سن‌وسالی از آن‌ها گذشته، بروید و نظر آن‌ها را جویا شوید. اکثر این افراد، به شما خواهند گفت که زمان ارزشمندترین دارایی آن‌ها بوده و اگر به گذشته برگردند، سعی می‌کنند با مدیریت زمان، از فرصت‌هایی که در اختیار دارند، به شکل بهینه‌تری بهره ببرند.

پول از دست رفته را می‌توان دوباره به دست آورد، ولی زمان از دست رفته را خیر. اگر شما جزو کسانی هستید که دوست دارید تکنیک های مدیریت زمان را فرا بگیرید و نمی‌خواهید در آینده، افسوس زمان‌ها و روزهای از دست رفته‌تان را بخورید، پیشنهاد می‌کنیم چند دقیقه از زمان امروزتان را روی این مقاله سرمایه‌گذاری کنید.

اگر به این حوزه علاقمندید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله آموزشی توسعه فردی را مطالعه کنید.

زمان، بُعد چهارم جهان هستی است و در عین این‌که برای همه آشنا و عادی به نظر می‌رسد، بسیار پیچیده و پُر رمز و راز است. فیزیک‌دانانی مانند نیوتن، زمان را قسمتی از ساختار اساسی جهان می‌دانند که قابل اندازه‌گیری است و بُعدی از جهان است که اتفاقات به شکل پشت سر هم در آن رخ می‌دهند. در مقابل، فیلسوف‌هایی مانند امانوئل کانت، معتقدند زمان قسمتی از ساختار ذهنی انسان‌هاست، قابل اندازه‌گیری نیست و ماهیت مستقلی ندارد، بنابراین اتفاقی درون آن رخ نمی‌دهد.

بهتر است در پرداختن به مباحث فیزیکی و فلسفی تعریف زمان، به همین حد بسنده کنیم.

تعریف مدیریت زمان چیست؟

طبق تعریف هاروارد بیزینس ریویو، مدیریت زمان، یک فرآیند تصمیم‌گیری است که طی آن، فرد زمانش را ساختاربندی و تنظیم می‌کند تا با شرایط در حال تغییر محیطی، انطباق پیدا کند.

ما به یک بیان دیگر، مدیریت زمان را به این شکل تعریف می‌کنیم:

مدیریت زمان به معنای برنامه‌ریزی و کنترل کردن مقدار ساعاتی است که به فعالیت‌های مختلف اختصاص می‌دهیم تا در نهایت، بتوانیم کارهایمان را در بهینه‌ترین شکل ممکن به پایان برسانیم.

اگر به این حوزه علاقمندید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله آموزشی برنامه ریزی چیست را مطالعه کنید.

سه مهارت ریشه‌ای در مدیریت زمان کدامند؟

توانمندی تمام انسان‌ها در مدیریت زمان، یکسان نیست. گروهی از افراد، خیلی راحت می‌توانند افسار زمانشان را به دست بگیرند، ولی گروه دیگر، همیشه از کمبود زمان نالان هستند و مدیریت زمان را کاری دشوار و چالش‌برانگیز می‌دانند. راستش را بخواهید، تمامی انسان‌های روی کره زمین، که شما نیز جزوی از آن‌ها هستید، با یادگیری و تمرین سه مهارت، می‌توانند زمان را مانند موم، نرم کرده و به هر شکلی که می‌خواهند، قالب بزنند.

این سه مهارت، که در ادامه معرفی خواهیم کرد، ریشه موفقیت در مدیریت زمان به شمار می‌روند:

1) هوشیاری

به معنای این است که نگاه واقع‌گرایانه به زمان داشته باشیم و درک کنیم که زمان یک منبع محدود به شمار می‌رود.

2) نظم

به معنای این است که بتوانیم اهداف، برنامه‌ها و فعالیت‌هایمان را طراحی و سازماندهی کرده و از زمان، به شکل موثر استفاده کنیم.

3) سازگاری

به معنای این است که در زمان انجام فعالیت‌ها، بتوانیم بر زمان‌مان نظارت داشته باشیم و در صورت بروز وقفه یا تغییر ناگهانی شرایط، بتوانیم خودمان را با وضعیت جدید انطباق بدهیم.

با تکنیک‌هایی که در این مقاله معرفی خواهیم کرد، شما خواهید توانست این سه مهارت را در خودتان پرورش داده و به مدیر زمان خودتان تبدیل شوید.

اهمیت مدیریت زمان در زندگی فردی چیست؟

زمان، زندگی است. این موضوع، در زندگی دیجیتال امروز که همه چیز با شتاب بالایی در حال تغییر و تحول است، نمود بیشتری دارد. اگر بتوانید سکان زمانتان را بدست بگیرید، به ناخدای زندگی خودتان تبدیل خواهید شد.

با جهت‌دهی و مدیریت موثر زمان، می‌توانید:

1. از موهبتی که در هر لحظه به شما ارزانی می‌شود، به نحو احسن بهره ببرید.
2. دیسیپلین شخصی خودتان را بالا ببرید.
3. سریع‌تر و آسان‌تر از قبل، به اهدافتان جامه عمل بپوشانید.
4. روابط بهتری با اطرافیان و اعضای خانواده‌تان برقرار کنید.
5. با تلاش کمتر، نتایج بهتری بگیرید.
6. همواره باانرژی و متمرکز بمانید.
7. از لحاظ جسمی و روحی، سالم‌تر بمانید.
8. زمان کافی برای استراحت، ورزش، خواب و تفریح داشته باشید.
9. در یک مدت معین، دستاوردهای بیشتری کسب کنید.
10. و در یک کلام، کیفیت زیستی خودتان را ارتقا ببخشید.

اگر به این حوزه علاقمندید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله آموزشی پیشرفت را مطالعه کنید.

اهمیت مدیریت زمان در زندگی شغلی چیست؟

مدیریت زمان در محیط کار، چنان مزایایی دارد و چنان تاثیری در زندگی حرفه‌ای فرد می‌گذارد که تا تجربه نکنید، نمی‌توانید به اهمیت آن پی ببرید. تفاوتی ندارد که یک کارمند باشید یا مدیر و یا یک فریلنسر، با مدیریت زمان در زندگی شغلی‌تان، می‌توانید به مزایای زیر دست پیدا کنید.

ده نمونه از مزایای مدیریت زمان در محیط کار، به شرح زیرند:

1. کارها را در موعد مقرر به اتمام می‌رسانید.
2. بهره‌وری و کارآیی شما بالاتر می‌رود.
3. اضطراب و تشویق کمتری را تجربه می‌کنید.
4. از شر به تعویق انداختن کارها رهایی پیدا می‌کنید.
5. کیفیت کارتان بالا می‌رود.
6. حرفه‌ای‌تر به نظر می‌رسید.
7.  فرصت‌ رشد و پیشرفت شغلی بیشتری برایتان فراهم می‌شود.
8. راحت‌تر می‌توانید بین زندگی فردی و کاری‌تان تعادل برقرار کنید.
9. ضرر و زیان مالی کمتری را متحمل می‌شوید.
10. رضایت شغلی شما بالاتر می‌رود.

اگر به این حوزه علاقمندید، پیشنهاد می‌کنیم مقاله آموزشی 10 راه رسیدن به موفقیت را مطالعه کنید.

چه موانع و مشکلاتی باعث می‌شود در مدیریت زمان دچار مشکل ‌شویم؟

همان‌گونه که مطالعه کردید، مدیریت زمان مزایا و منافع بسیار زیادی برای ما انسان‌ها دارد. اما ما، با وجود آگاهی از اهمیت مدیریت زمان، در پیاده‌سازی آن ناکام می‌مانیم. دلیل این امر چیست؟

عدم توانایی در مدیریت زمان، می‌تواند دلایل زیادی داشته باشد. اصولاً اکثر اوقات، مشکل ما ناتوانی در مدیریت زمان نیست، بلکه ریشه در مسائل دیگری دیگر دارد.

نمونه‌هایی از رایج‌ترین موانعی که باعث می‌شود در مدیریت زمان دچار مشکل شویم، به شرح زیرند.

1) اهمال کار هستیم.

برای مثال، تصور کنید قرار است برای امتحان مهمی که هفته آینده برگزار خواهد شد، درس بخوانید. کل کتاب شما 250 صفحه دارد و شما تصمیم می‌گیرید روزانه 40 صفحه از کتاب را بخوانید تا برای امتحان آماده شوید. اما هر روز که می‌گذرد، از روی اهمال‌کاری، این 40 صفحه مطالعه را عقب می‌اندازید و ناگهان، زمانی فرا می‌رسد که تنها دو روز به امتحان مانده و شما مانده‌اید و یک کتاب 250 صفحه‌ای مطالعه‌نشده!

2) جوگیر می‌شویم و افراط می‌کنیم.

تقریباً همه ما این اتفاق را تجربه کرده‌ایم. با یک ویدئو، کتاب یا متن انگیزشی روبرو می‌شویم، به شدت تحت تاثیر قرار می‌گیریم و با خودمان می‌گوییم: دوران جدید زندگی من آغاز شد، از فردا برای تک‌تک لحظات زندگی‌ام برنامه‌ریزی خواهم کرد.

گاهی اوقات، فردی که هیچ برنامه‌ای برای زندگی‌اش نداشت و هر روز دیر به محل کار می‌رسید، با خودش می‌گوید: از فردا ساعت 7 از خواب بیدار خواهم شد، از ساعت 7:15 تا 8 ورزش خواهم کرد، از 8 تا 8:20 صبحانه خواهم خورد، 8:30 از خانه به سمت محل کار حرکت خواهم کرد، در مسیر رسیدن به محل کار به پادکست گوش خواهم داد، از ساعت 9 تا 12 بدون وقفه کار خواهم کرد، از ساعت 12 تا 12:10 من باب استراحت، یک فنجان چای خواهم نوشید و…

این نوع مدیریت زمان، که در آن حتی برای خوردن چای هم زمان محدود و مشخصی در نظر گرفته شده و هیچ تدبیری برای اتفاقات غیرمنتظره در آن اندیشیده نشده، از نوع افراطی دسته‌بندی می‌شود.

چنین فردی، حداکثر تا یک ماه می‌تواند با چنین برنامه‌ای پیش برود، در نهایت خسته می‌شود و بی‌خیال مدیریت زمان می‌شود.

3) در رودربایستی قرار می‌گیریم و نمی‌توانیم نه بگوییم.

فرض کنید برنامه‌نویس هستید و پروژه‌ای دارید که طبق قرارداد با کارفرما، باید آخر هفته تحویلش بدهید و با مدیریت زمان، می‌دانید که اگر روزانه 6 ساعت روی پروژه کار کنید، تا آخر هفته کار را به اتمام خواهید رساند. در این اثنا، دوستتان که دانشجو است، از شما می‌خواهد تکلیف درس برنامه‌نویسی او را برایش انجام بدهید.

طبیعتاً در این شرایط اگر جرات نه گفتن نداشته باشید، در رودربایستی قرار بگیرید و مسئولیت انجام تکلیف درسی دوستتان را قبول کنید، از پروژه اصلی خودتان عقب خواهید ماند و موجبات نارضایتی کارفرما فراهم خواهد شد.

4) نمی‌توانیم امور را به درستی اولویت‌بندی کنیم.

برای نمونه، تصور کنید شما یک مدیر هستید و همین امروز، باید یک گزارش را به شریکتان تحویل بدهید، ولی به جای کار کردن روی این گزارش، بخش زیادی از زمان کاری‌تان را به کنترل کردن کارمندان یا پاسخ دادن به ایمیل‌ها سپری کرده‌اید.

در این صورت، در واقع شما نتوانسته‌اید کار مهم و فوری را از کار مهم، ولی غیرفوری تمییز بدهید. در نتیجه، در مدیریت زمان شکست خورده و نزد شریکتان بدقول می‌شوید.

5) انرژی‌مان را از دست می‌دهیم.

برای رسیدن به هدف، لازم نیست از زمان خواب و استراحت‌تان بزنید! طبق مطالعات دانشمندان، انسان‌ها باید 7 ساعت در شبانه‌روز بخوابند و به ازای هر 45 دقیقه‌ای که فعالیت‌هایی انجام می‌دهند، 15 دقیقه استراحت کنند.

برای مثال، اگر شما یک دانش‌آموز کنکوری هستید، 2 ساعت بدون وقفه به مطالعه یک درس اختصاص می‌دهید، روزانه 16 ساعت مطالعه می‌کنید و شب‌ها فقط 5 ساعت می‌خوابید، باید بدانید که دیر یا زود، انرژی‌تان تحلیل خواهد رفت و دچار فرسایش خواهید شد.

6) ایده‌آل‌گرا هستیم.

ایده‌آل‌گرا بودن، به معنای منفی آن، یعنی صفر یا صدی باشیم و در انجام کارها بیش از حد وسواس به خرج بدهیم.

برای نمونه، تصور کنید شما یک مدیر هستید و قرار است هدیه‌ای به مشتری‌ ارسال کنید. تهیه این هدیه شاید کار بسیار آسانی باشد و در کمترین زمان ممکن قابل انجام باشد، ولی شما آنقدر به انتخاب رنگ، طرح، نوع جعبه یا بسته‌بندی هدیه، که شاید برای مشتری چندان هم مهم نباشد، دقت می‌کنید که بخش زیادی از زمان روزانه شما و کارمندتان، صرف ارسال این هدیه می‌شود و از کارهای مهم دیگر غافل می‌مانید.

برای مقابله با این چالش، مقاله آموزشی ایده آل گرایی را مطالعه کنید.

7) به دیگران اعتماد نداریم و از تفویض اختیار فراری هستیم.

این کار در مورد مدیران بیشتر صدق می‌کند. برای مثال، درست است که شما در نگارش نامه‌ها قلم خیلی خوبی دارید و هیچ‌یک از کارمندان، توانایی شما را ندارند؛ ولی بهتر است برای انجام کارهای این‌چنینی، به کارمندانتان اعتماد کنید و خودتان مشغول کارهای مهم‌تر مدیریتی بشوید. مطمئن باشید که آن‌ها نیز در مدت زمان محدودی، صاحب تجربه خواهند شد و نامه‌ها را بدون ایراد ارسال خواهند کرد.

8) برنامه‌مان را روی کاغذ نمی‌آوریم.

هرچه ذهن‌ ما شلوغ‌تر باشد، توانایی ما در مدیریت زمان کاهش پیدا خواهد کرد. با نوشتن هر چیزی، گویی آن را از ذهنمان خارج کرده‌ایم، در نتیجه ذهنمان خلوت‌تر می‌شود.

برای نمونه، فرض کنید قرار است پیامی به دوستتان بدهید و از او بابت لطفی که در حق شما کرده، تشکر کنید. از صبح که بیدار می‌شوید، فکر این پیام مدام به ذهنتان می‌آید و شما مدام با خودتان می‌گویید نباید از خاطرم برود، امروز یک پیام تر و تمیز و طولانی خواهم نوشت و به دوستم خواهم فرستاد.

ذهنتان را درگیر این نوع از فکرها نکنید. برنامه روزانه‌تان را روی کاغذ مکتوب کنید، در نتیجه، کارهایتان را فراموش نخواهید کرد و به موقع انجام خواهید داد.

9) دوست داریم مانند شخصیت‌های افسانه‌ای، چند کار را همزمان با هم انجام بدهیم.

ما انسان هستیم نه یک موجود خارق‌العاده افسانه‌ای که در فیلم‌ها پیدا می‌شود. انسان‌ها در آن واحد، می‌توانند روی یک موضوع متمرکز شوند.

توجه‌تان را به یک نکته مهم جلب می‌کنیم: بازه زمانی آغاز و پایان یک فعالیت، زمانی است که بیشترین انرژی را از فرد می‌گیرد.

تصور کنید شما یک دانشجو هستید و قصد دارید در طول روز، یک کتاب درسی را مطالعه کرده و یک گزارش نیز بنویسید. به هنگام مطالعه کتاب، در دو بازه زمانی، بیشترین انرژی از شما گرفته می‌شود: یکی زمانی‌که کتاب را آغاز می‌کنید و شروع به مطالعه می‌کنید و دیگری، زمانی که موضوعات خوانده‌شده را در ذهنتان جمع‌بندی می‌کنید و به مطالعه کتاب پایان می‌دهید.

اگر بخواهید هم‌زمان با مطالعه کتاب، گزارش هم بنویسید، مجبور خواهید شد مدام در کارتان وقفه ایجاد کرده و بین این دو فعالیت، پاس‌کاری انجام بدهید. در نتیجه، انرژی بیشتری برای آغاز و پایان چندباره هر فعالیت از شما گرفته خواهد شد و بازدهی‌تان، 20 الی 40 درصد افت خواهد کرد.

نوآوری در خدمت مدیریت زمان: معرفی چند اپلیکیشن برای مدیریت زمان

تکنولوژی، درست مثل بسیاری از ابزارهای دیگر، هم جنبه مثبت دارد هم جنبه منفی. طی سال‌های اخیر، گوشی‌های تلفن همراه و مخصوصاً شبکه‌های اجتماعی، ما را در خودش غرق کرده‌اند و حتی به یکی از ابزارها برای هدر دادن وقت تبدیل شده‌اند. اما اپلیکیشن‌های مفید و جذابی وجود دارند که کار مدیریت زمان را برایمان آسان می‌کنند.

نمونه‌هایی از پُرکاربردترین این اپلیکیشن‌ها، عبارتند از:

1) Trello

نرم افزار ترلو یک نرم افزار مدیریت پروژه و عملکرد است که می توان در آن پروژه‌هایی را ایجاد کرد و با دوستان و همکاران به اشتراک گذاشت. مدیریت زمان بسیار کارآمد، جزو کاربردهای این اپلیکیشن است.

2) To Do list

اگر به دنبال یک برنامه مدیریت زمان ساده ولی کاربردی می‌گردید Todolist می‌تواند در برنامه‌ریزی برای انجام کارها به شما کمک چشمگیری کند. با استفاده از تقویم برنامه می‌توانید برای کار‌های مختلف هفتگی و یا ماهانه خود برنامه‌ریزی کرده و به انجام آنها بپردازید.

3) Google Calendar

تقویم گوگل (Google Calendar) عنوان تقویم رسمی شرکت بزرگ گوگل است که در فروشگاه همین شرکت برای کاربران اندرویدی منتشر شده است. با کمک این برنامه، به راحتی می‌توانید روزهای هفته را در نماهای هفتگی، ماهانه و یا سالیانه مشاهده کنید و هر کدام از برنامه‌های کاری یا تفریحی‌تان را تنها با چند اشاره ساده به روزها بیفزایید تا برنامه‌ای خاص و مدون داشته باشید.

4) Toggl

toggl یک برنامه زمان‌بندی همه فن حریف است که می‌توانید در گوشی‌های تلفن همراه (اندروید و آی او اس) و یا در سیستم عامل‌های مختلف (لینوکس، ویندوز، مک) از آن بهره ببرید.

5) Any.do

یکی دیگر از بهترین اپلیکیشن‌های مدیریت زمان، Any.Do است که به شما امکان ایجاد لیست‌های روزانه و یادداشت‌برداری‌های معمول را می‌دهد.

سخن پایانی: مدیریت زمان یا مدیریت خویشتن؟

ما در این مقاله، از جنبه‌های مختلف به بحث مدیریت زمان پرداختیم و به شکلی گام به گام، راه‌ورسم مدیریت زمان را آموزش دادیم.

در پایان، ذکر یک نکته خالی از لطف نیست: واقعیت این است عبارت مدیریت زمان، بین مردم به اشتباه مصطلح شده است. زمان چه بخواهیم و چه نخواهیم، سپری خواهد شد. چیزی که ما می‌توانیم مدیریت کنیم، خودمان هستیم. به هر یک از موانع پیش روی مدیریت زمان و تکنیک‌های مدیریت زمان که در این مقاله به آن‌ها اشاره شد، مراجعه کنید، در خواهید یافت که در واقع، ضعف ما در مدیریت زمان، از ضعف ما در مدیریت خودمان ریشه می‌گیرد و برای تبدیل شدن به یک مدیر عالی برای زمان، باید در ابتدا، افسار ذهن خودمان را دست بگیریم.