چکیده کتاب به انجام رساندن کارها

کتاب به انجام رساندن کارها (Getting Things Done) نوشته دیوید آلن (David Allen) در سال 2001 منتشر شده است و سیستم بهره وری (Productivity) را معرفی می کند. سیستمی که برای افرادی است که همزمان روی چند پروژه کار می کنند و می خواهند با اعتماد به نفس، اهداف روشن و حس کنترل، کار را به انجام برسانند.

دیوید آلن نویسنده کتاب به انجام رساندن کارها، مشاور آمریکایی و یکی از تاثیرگذارترین اندیشمندان حوزه مدیریت خود و بهره وری است.

روش ساده به انجام رساندن کارها (GTD) با تکیه بر مفاهیم ساده ای مثل تفکر نتیجه گرا و تعریف اقدامات بعدی تان به برنامه ریزی همه پروژه ها با هر شکل و اندازه ای کمک می کند. فرقی نمی کند ارائه یک کار را سازماندهی می کنید یا برای اعضای خانواده هدیه می خرید؛ فلسفه GTD وادارتان می کند اول یک هدف روشن تعیین کنید و بعد پیوسته از خود بپرسید: «اقدام بعدی که مرا به هدفم نزدیک تر می کند، چیست؟»

هنر واقعی به انجام رساندن کارها در اینجا نهفته است. اگر وظایف را آنقدر کوچک کنید که بتوانید هر کدام را در مدت کوتاهی انجام دهید، نبود وقت یا انگیزه جلوی پیشرفت تان را نمی گیرد و این رویکرد کمک می کند قدم به قدم به کسب اهداف تان نزدیک تر شوید و ضمناً از استرس هم دور بمانید.

وقتی با روش GTD پروژه هایتان را سازماندهی کنید، صرف نظر از اینکه اطرافتان چه می گذرد یا کجا هستید، همیشه برای انجام وظایف در مدت کوتاه آماده هستید. این روش انجام گام بعدی را آنقدر برایتان آسان می کند که هرگز آن را به تعویق نمی اندازید.

کتاب به انجام رساندن کارها چند ابزار ساده معرفی می کند که با استفاده از آنها هم موثرتر کار می کنید و هم از استرس دور می مانید. در ادامه شما می توانید خلاصه کاملی از این کتاب را مطالعه نمایید.

مغز ابزار فکر کردن است، نه دستگاه ذخیره سازی.
امروزه موفق بودن یعنی سازمان دهنده خوبی بودن؛ بخصوص برای کارکنان دانشی که مدیریت همزمان ده ها وظیفه و پروژه، چالش روزانه آنها است.

تقریباً هر دقیقه با کوهی از وظایف و کارهای جدید روبرو هستیم. یک صبح معمول کاری احتمالاً چنین است: «در حال نوشتن یک گزارش هستید که ایمیلی مبنی بر بروزرسانی نرم افزار آنتی ویروس دریافت می کنید. درست وقتی می خواهید آنتی ویروس را بروز کنید، دوست تان تماس می گیرد تا مراسم عروسی اش را یادآوری کند و به محض اینکه تلفن را قطع می کنید، رئیس تان سر می رسد و می خواهد روی یک گزارش جدید کار کنید.»

بسیاری از ما برای اینکه همه اطلاعات پیچیده زندگی را تحت کنترل داشته باشیم، با مغزمان مثل کمدی از فایل های مختلف، تقویم و یا چک لیست وظایف رفتار می کنیم. مغز را درست مثل یک دستگاه ذخیره داده (یا همان فلش مموری)، از انواع مختلف اطلاعات لبریز می کنیم و این اشتباه است. عروسی دوست تان چه تاریخی است؟ و قبل از اینکه تلفن زنگ بزند، کجای نوشتن آن سند یا گزارش بودید؟ با انباشتن مغز از اطلاعات مربوط به تکالیف انجام نشده، قرار ملاقات ها و وظایف مختلف دیگر، قابلیت تفکر را از آن می گیریم و این نهایتاً باعث می شود نتوانیم روی کارهای واقعی تمرکز کنیم.

چه بخواهیم چه نه، مغز ما همیشه تلاش می کند مسائل حل نشده را پردازش کرده و وقت و بی وقت آنها را به ما یادآوری کند، حتی اگر ترجیح دهیم بعدتر به آنها رسیدگی کنیم. برای اینکه با حداکثر کارآیی ممکن عمل کنیم، باید از فکر کردن به هر چیزی جزء آنچه در لحظه در حال انجامش هستیم، پرهیز کنیم.

در واقع، اگر به دنبال کارآیی هستید، در هر زمان باید فقط یک کار انجام دهید. صد درصد ظرفیت مغزتان را روی وظیفه فعلی متمرکز کنید. اول، گزارش یا سند را بنویسید، بعد در مورد هدیه ازدواج دوست تان تصمیم بگیرید یا بر عکس، اما همزمان به هر دو فکر نکنید.

اگر می خواهید روشن و شفاف فکر کنید، به یک سطل جمع آوری مورد اعتماد خارج از ذهن تان نیاز دارید.
در یک دنیای ایده آل، همیشه و به راحتی می توانید فقط روی کاری که در حال انجامش هستید، تمرکز کنید، چه در حال نوشتن ایمیل باشید، چه با همکارتان صحبت کنید و یا مشغول چمن زنی باشید. همیشه تمام ظرفیت مغزتان روی همان یک کار متمرکز است.

اما در دنیای واقعی، مغز به شکل آزار دهنده ای اجازه نمی دهد بقیه وظایف و کارها را فراموش کنیم. همه ما با افکار سمجی مثل «یادت نرود دستمال بخری» و «قبض برق این ماه را پرداخت کن» درگیریم، حتی وقتی در موقعیت مناسبی برای انجامشان نیستیم. اوضاع زمانی پیچیده تر می شود که پیوسته اطلاعات جدید هم اضافه می شوند و فضای بیشتری از مغز را اشغال می کنند: «اوه، تبلیغ آن دستمال دوستدار محیط زیست؛ اسم برندش را فراموش نکنی!»

برای اجتناب از این وضعیت، باید از یک سطل جمع آوری استفاده کنید؛ فضایی خارج از ذهن تان که هر ایده یا اطلاعاتی که تمرکزتان را به هم می زند، آنجا انبار کنید. با داشتن این مخزن هر وقت فرصت رسیدگی به کارهای باقیمانده را پیدا کردید می دانید که اطلاعات مورد نیاز کجا هستند. مثلاً اگر در حال نوشتن یک ایمیل کاری یادتان بیاید که باید قبض برق را پرداخت کنید، سریع آن را روی یک کاغذ یادداشت می کنید و دوباره مشغول کارتان می شوید یا اگر همکارتان فاکتوری برای رسیدگی بیاورد، آن را داخل یک جعبه کوچک می گذارید. به این ترتیب همه این وظایف درست و دقیق یادداشت شده و انجام خواهند شد، بدون اینکه تمرکز زمان حال شما را به هم بزنند.

سطل جمع آوری می تواند اشکال مختلفی داشته باشد. دفتر یادداشت، لیست های مجزا روی کامپیوترتان یا حتی جعبه های کوچکی که داخل آنها اشیاء و کاغذهای مورد نظر را قرار می دهید. می توانید از ترکیبی از اینها هم استفاده کنید، البته به شرطی که باعث سردرگمی بیشتر نشود. به عبارت دیگر، همه چیز را ساده نگه دارید. نکته مهم این است که سطل های جمع آوری نزدیک و در دسترس باشند تا هر وقت لازم شد به اطلاعات داخل آنها رسیدگی کنید.

زباله ها را بیرون بریزید. تمام سطل های جمع آوری را هر هفته خالی کنید.
داشتن سطل های جمع آوری مناسب، ذهن تان را آزاد می کنند تا بتوانید روی کارهایی که در لحظه در حال انجام شان هستید تمرکز کنید. این سیستم به ذهن اطمینان می دهد که هیچ اطلاعات مهمی را از دست نمی دهد یا اشتباه نمی کند. اما این سیستم به شرطی موثر خواهد بود که بطور منظم محتویات آنها را پردازش و تخلیه کنید.

اگر سطل های جمع آوری بروز نباشند، قابل اطمینان نیستند و مغزتان به آنها اعتماد نخواهد کرد. در این صورت، ذهن تان ناخودآگاه درگیر مسائل حل نشده و وظایف انجام نشده خواهد شد: «بهتر نیست فاکتور را همین الان پرداخت کنی که فراموش نکنی؟»

برای اینکه مغزتان اعتمادش را به سطل های جمع آوری از دست ندهد، باید هر هفته آنها را کاملاً خالی کنید. منظور این نیست که باید حتماً همه چیز را همان موقع از لیست خط بزنید؛ کافی است همه چیز را با دقت بررسی و مرتب کنید. به راهنمایی های زیر دقت کنید.

• اگر آیتمی دیدید که چندان مهم نیست، بلافاصله از لیست حذفش کنید (یا اگر یک یادآوری کننده فیزیکی است، دور بیندازید)؛
• اگر می توانید خیلی سریع (ظرف چند دقیقه) انجامش دهید، حتماً همان موقع این کار را بکنید؛
• اگر اطلاعات مهمی است، در جای مناسبی ذخیره کنید؛
• اگر یک قرار مهم، پروژه یا وظیفه است، آن را به لیست مناسبی منتقل کنید؛
• انجام این روند به صورت منظم (ترجیحاً هفتگی) تنها راه تضمین بهره وری قابل اطمینان و بدون استرس است.

وقتی سطل های جمع آوری را خالی می کنید، همه چیز را در جای درست قرار دهید. سطل های جمع آوری خارجی برای گردآوری هر چیزی که نمی خواهید مغزتان را اشغال کند، مناسب هستند.
اگر همه چیزهایی که حواس تان را پرت می کنند و تمرکزتان را به هم می زنند، در یک سطل جمع آوری قابل اعتماد خارج از ذهن تان نگهداری کنید، مطمئن خواهید بود که جای امنی قرار دارند و هر وقت بخواهید در دسترس تان هستند. به این ترتیب موقع گردآوری لازم نیست آنها را در گروه های مشخصی دسته بندی کنید؛ همین که یکجا انبارشان کنید کافی است. فقط آخر هر هفته که سطل ها را خالی می کنید، باید در موردشان تصمیم بگیرید: چه آیتمی دارم؟ چه کاری باید در موردش انجام دهم؟

بیشتر چک لیست های وظایف، چندان موثر نیستند چون عملاً تبدیل به معجون آشفته ای از وظایف، افکار و اطلاعات می شوند. به صورت تئوری، این لیست ها باید فقط شامل وظایف مشخص و قابل انجام باشند، اما در عمل معمولاً پروژه ها، قرار ملاقات ها، وظایف، اطلاعات و چیزهای دیگر را هم، بدون جداسازی و دسته بندی، اضافه می کنیم. همین باعث می شود به راحتی وظایف مشخص قابل انجام را لابلای بقیه چیزها گم کنیم.

برای سازماندهی آیتم های داخل سطل جمع آوری، به نکات زیر دقت کنید:

• همانطور که قبلاً گفته شد، آیتم های بی اهمیت را حذف کنید، کارهای کوچک را بی معطلی انجام دهید و قرار ملاقات ها و موعدهای تحویل یا سررسیدها را در تقویم تان یادداشت کنید.
• اگر با فعالیت پیچیده ای روبرو شُدید (کاری که به بیشتر از یک اقدام عملی نیاز دارد)، به یک پروژه با یک هدف روشن تبدیلش کنید؛
• بقیه آیتم ها همگی باید وارد لیست اقدامات بعدی شوند.

قبل از اینکه به لیست اقدامات بعدی بپردازیم، نگاهی به لیست پروژه ها و ویژگی های آن خواهیم داشت.

لیست پروژه ها نمایی کلی از همه پروژه های جاری ارائه می کند.
پروژه ها عنصری کلیدی در تمام سیستم های بهره وری هستند. آلن، پروژه را به این صورت تعریف می کند: «نتیجه مطلوبی که برای رسیدن به آن بیش از یک مرحله یا گام عملی دارد.» بنابراین، نوشتن یک ایمیل پروژه نیست، اما سازماندهی یک جلسه یا برنامه ریزی برای سفر پروژه هستند. برای تعریف یک پروژه، باید به این نتایج فکر کنید. جهان شما بعد از اتمام پروژه چطور به نظر خواهد رسید؟ چطور می توانید نتیجه مورد نظر را در یک جمله بنویسید؟ مثلاً می توانید بگویید: «وقتی این پروژه تکمیل شود، رئیسم متقاعد خواهد شد که برای کمک به من دو کارمند جدید نیاز داریم» یا «وقتی این پروژه انجام شود، تمام پروازها و هتل های لازم برای سفرم رزرو خواهند شد».

تفکر نتیجه گرا، تعیین اقدامات عملی لازم برای رسیدن به هدف پروژه را ساده تر می کند. این یکی از مهم ترین ابزارهای تحقق بخشیدن به رویاها است. وقتی نتیجه مورد نظر یک پروژه تعیین شد، باید در لیست پروژه ها ذخیره شود تا بطور منظم بازبینی و بروز شود. لیست پروژه ها شامل تمام پروژه هایی است که باید در آینده نزدیک به انجام برسند. این لیست کمک می کند تا به روند پیشرفت همه پروژه های جاری مسلط باشید. هر چیزی که می خواهید در دنیای خارج تغییر دهید، باید در این لیست نوشته شود.

وقتی بدانیم که چنین لیستی هست، حس می کنیم روی اوضاع کنترل داریم و همین بهره وری را افزایش و استرس را کاهش می دهد.

هر هفته که لیست پروژه ها را بروزرسانی می کنید، حتماً قدم بعدی هر پروژه را مشخص کنید و آن را در لیست اقدامات جدید وارد کنید چون وظایف واقعی و ملموس هستند که کسب هدف را امکان پذیر می کنند.

به جای چک لیست وظایف روزانه، از تقویم و لیست اقدامات بعدی استفاده کنید.
چک لیست کارهای روزانه کارآیی چندانی ندارند؛ هم به خاطر ماهیت نادقیق شان و هم به این دلیل که دیدی مخدوش از زمان بدست می دهند. این لیست ها باعث می شوند تصور کنید از قبل دقیقاً می دانید چه کارهایی قادر هستید طی روز بعد انجام دهید. آنها باعث برنامه ریزی غیر واقع بینانه، ناامیدی و اتلاف وقت برای چیزی می شوند که قبل از شروع محکوم به شکست بوده است.

روش موثرتر استفاه از تقویم و یک یا چند لیست اقدامات بعدی است. تقویم فقط یک کارکرد دارد: یادداشت قرارهای ملاقات. باید با آن مثل یک محدوده مقدس رفتار کنید که ساختار ثابتی برای برنامه ریزی بقیه فعالیت ها فراهم می کند. هر چیزی که روز یا ساعت مشخصی دارد مثل جلسه یا نوبت دکتر باید در تقویم یادداشت شود.

همه وظایف یا اقدامات عملی باقیمانده باید به لیست اقدامات بعدی منتقل شوند. این لیست کمک می کند سریع تر تصمیم بگیرید که کدام وظیفه اضطراری تر و فوری تر است.

هر کجا هستید، باید لیست اقدامات بعدی را همراه داشته باشید. به این ترتیب همیشه انعطاف لازم برای انتخاب ضروری ترین وظیفه را خواهید داشت.

موقع انتخاب وظایف برای انجام، همیشه به حس خود اعتماد کنید. اگر برنامه ریزی کرده باشید و وظایف را از قبل اولویت بندی کرده باشید، مشکلی برای انتخاب مناسب ترین کاری که باید در هر زمان انجام شود نخواهید داشت. فرض کنید در فرودگاه هستید و پروازتان یک ساعت تاخیر دارد. در این شرایط باید از خودتان بپرسید: «در شرایط فعلی کدام وظیفه را می توانم انجام دهم؟ کدام وظیفه را می توانم در فرصت موجود تمام کنم؟ برای کدام وظیفه انرژی کافی دارم؟ کدام یک بالاترین اولویت را دارد؟»

بسته به تعداد وظایف موجود، می توانید آنها را بر اساس زمینه به چند لیست اقدامات بعدی تقسیم کنید (مثلاً روی موبایل یا روی کامپیوتر). اگر وظایف را بر اساس مکان تقسیم کنید، می دانید که چه کارهایی را باید پشت میزتان، در جلسه یا طی زمان انتظار در فرودگاه انجام دهید.

برای کار با افراد دیگر، لیست های در انتظار مفید خواهند بود.
تمام پروژه های جاری در لیست پروژه ها فهرست می شوند. لیست اقدامات بعدی هم اطمینان می دهد که وظایف ضروری برای تکمیل پروژه و کسب نتیجه مورد نظر در حال انجام هستند.

اما خیلی وقت ها لازم است به افراد دیگری که مسئول سایر بخش های پروژه هستند اتکا کنید. مثلاً برای ادامه پروژه باید منتظر اطلاعات ورودی از همکارتان باشید یا باید صبر کنید تا هتل مورد نظرتان در مورد اتاق های موجود به شما جواب بدهد. البته این به این معنی نیست که تمام کنترل تان را روی روند پیشرفت پروژه ها از دست بدهید. هر وقت کارتان به دیگران وابسته بود مثلاً منتظر بودید همکارتان داده های لازم برای یک پروژه را بفرستد، یک لیست در انتظار تهیه کنید. هر چیزی که دیگران باید به شما تحویل دهند همراه با موعد تحویل در این لیست یادداشت می شوند.

اگر هر هفته این لیست را بررسی و بروز کنید، به راحتی می فهمید چه کسی بد قولی کرده و وظیفه اش را به موقع انجام نداده است. در این صورت وظیفه عملی جدیدی برایتان تعریف می شود. باید به شخص مورد نظر یادآوری کنید. می توانید ایمیل بفرستید، تلفن بزنید یا سری به دفتر همکارتان بزنید و یادآوری کنید.

اگر این کار کمتر از دو دقیقه زمان می برد، بلافاصله انجامش دهید. اگر نه، آن را در لیست اقدامات بعدی بنویسید تا در فرصت مناسب به همکارتان یادآوری کنید که منتظر گزارش لازم هستید.

اطلاعات مربوط به یک روز مشخص را در تقویم یا یک فایل تیکلردار (Tickler File) نگهداری کنید.
اگرچه می توانید خیلی چیزها را از قبل برنامه ریزی کنید، گاهی اوقات برای اینکه بتوانید آیتم های سطل جمع آوری را تبدیل به وظایف عینی یا قرارهای ملاقات کنید، باید منتظر اطلاعات خاصی بمانید.

فرض کنید یک نمایشگاه تجاری بر پا شده که مایل هستید در آن شرکت کنید، اما برای گرفتن تصمیم قطعی می خواهید بدانید چه افرادی در آن غرفه دارند و تا وقتی که نتوانید به این اطلاعات دسترسی پیدا کنید، نمی توانید تصمیم بگیرید. در چنین مواردی، وقتی چاره ای جزء برنامه ریزی دقیقه نودی نداریم، استراتژی های زیر بکار می آیند:

• در روزهای مشخصی از تقویم تان، برای خود یادآوری بنویسید. به این ترتیب، می دانید که به زودی باید تصمیم مهمی بگیرید (مثلاً در مورد حضور در نمایشگاه تجاری).
• از یک فایل تیکلردار استفاده کنید که کمک می کند به اطلاعات مورد نیازتان در زمان درست دسترسی پیدا کنید.

فایل تیکلرداری دقیق و منطقی است که از 43 پوشه یا فولدر تشکیل شده باشد. 31 عدد برای 31 روز آینده و 12 عدد برای ماه آینده. وقتی به مرز پوشه ماه اول می رسید، یادداشت های آن را به 31 پوشه روزانه منتقل کنید. به این ترتیب، هر روز می توانید اسناد، یادآوری ها و آیتم هایی که برای یک روز مشخص در آینده برای خود فرستادید، چک کنید.

تنها قسمت سخت این سیستم این است که باید هر روز چک و بروز شود.

تمام ایده هایی که پتانسیل تحقق در آینده دارند، باید وارد لیست «شاید روزی» شوند.
فهرست شاید روزی، جزء مهم دیگری از روش GTD است. چه چیزهایی وارد این لیست می شوند؟ هر چیزی که به درد لیست پروژه ها یا اقدامات بعدی نمی خورد اما به هر حال باید جایی خارج از مغزتان نگهداری شود. این فهرست شامل همه چیزهایی است که هنوز نتوانسته اید وارد لیست پروژه ها یا اقدامات بعدی کنید. اگرچه این اسم باعث می شود فهرست مذکور کم اهمیت به نظر برسد، مزایای لیست شاید روزی را دست کم نگیرید. این ابزار کمک می کند ایده هایی که می توانند در آینده بسیار مهم باشند را فراموش نکنید. لیست شاید روزی را هم می توانید به چند لیست کوچکتر تقسیم کنید. مثلاً ایده های مربوط به علائق شخصی: «لیست سفرهایی که دوست دارم بروم، غذاهایی که می خواهم امتحان کنم و موزیک هایی که دوست دارم گوش دهم.»

این لیست ها هم مثل لیست اقدامات بعدی، کمک می کند اطلاعات درست را در زمان درست پیدا کنید. از این گذشته لیست ها از حافظه ما قابل اعتمادتر هستند.

مرور هفتگی سیستم برای بهره وری ضروری هستند.
ایجاد محیط کاری که در آن تمام چیزهای لازم در دسترس باشند، یک ضرورت است. به عبارت دیگر باید به یک اتاق کنترل مجهز شوید که کار کردن را برایتان راحت تر و کم استرس تر می کند.

برای خیلی از ما داشتن یک موبایل جهت دسترسی به اطلاعات لازم است. بنابراین ایجاد سیستمی از فهرست ها و فایل ها که بتوانید همه جا همراه خود ببرید، اهمیت زیادی دارد چون می توانید حتی وقتی در فرودگاه یا هر جای دیگر معطل می شوید، همچنان بهره وری داشته باشید. علاوه بر خالی کردن سطل های جمع آوری به صورت هفتگی، باید تمام لیست های سیستم بهره وری تان را مرتب و بروزرسانی کنید. هدف GTD احساس آرامش و داشتن کنترل روی تمام پروژه های جاری است؛ اینکه به روند پیشرفت آنها مسلط باشید و مطمئن باشید همه چیز خوب پیش می رود.

سیستم بهره وری باید همیشه بروز و کامل باشد. ذهن فقط در صورتی می تواند با آرامش و بدون حواس پرتی روی فعالیت های جاری تمرکز کند که سیستم تان قابل اعتماد باشد. با مرور هفتگی همه لیست ها، مطمئن می شوید که سیستم خوب کار می کند. هر پروژه جاری باید حداقل با یک اقدام بعدی، در یک لیست بروز و قابل دسترسی، مرتبط باشد. ضمناً همه چیز را هم دقیق زیر نظر دارید. مرور کردن کمک می کند بدون از دست دادن دید درخت ها، کل جنگل را هم ببینید.

مدت زمانی که صرف مرور و بازبینی هفتگی می کنید، بستگی به این دارد که برای مطمئن شدن و اعتماد به سیستم تان چقدر زمان نیاز داشته باشید. مرور هفتگی لیست ها مثلاً بعد از ظهر آخر هر هفته ایده خوبی است. به این ترتیب با ذهنی آرام و شفاف و احساس کنترل هفته بعد را شروع می کنید.

برنامه ریزی طبیعی اهداف و گام های عملی بعدی پروژه ها را روشن می کند.
عموماً برنامه ریزی پروژه، فرآیندی غیر طبیعی و غیر منطقی است. مقصود، پیش بینی و برنامه ریزی زمانی برای تمام گام های پروژه از قبل است، اما ممکن است حتی هدف روشنی در ذهن نداشته باشید! از برنامه ریزی طبیعی استفاده کنید که همان روش انجام فعالیت های روزانه را دنبال می کند.

نمونه یک فعالیت روزانه: «احساس گرسنگی می کنید و یک هدف مبهم تعیین می کنید (باید چیزی بخورم)، بعد دقیق تر فکر می کنید (هوس پیتزا کردم) که به دنبالش چند ایده برای رسیدن به هدف به ذهن تان می رسد (می توانم خودم پیتزا درست کنم، سفارش دهم یا به رستوران بروم.). هر گام یا اقدامی که لازم باشد در این بین انجام دهید، خودش در حین کار روشن خواهد شد.»

حالا همین روش فکر کردن را در مورد پروژه های واقعی هم بکار بگیرید. اول هدف خود را تا جای ممکن دقیق انتخاب کنید (فراموش نکنید که صرف زمان برای تعیین هدف، یک سرمایه گذاری است چون تمام اقدامات بعدی به آن وابسته است.). وقتی هدف روشن شد، ذهن تان را برای طوفان فکری آزاد بگذارید. با این روش، ایده های متنوعی برای گام های بعدی رسیدن به هدف به ذهن تان خواهد رسید. بهتر است طوفان فکری بیرونی انجام دهید یعنی همه ایده ها را روی کاغذ بنویسید. به محض اینکه همه ایده ها جمع آوری شدند، باید آنها را سازماندهی و دسته بندی کنید و مشخص کنید چه اقدامات عملی برای نزدیک تر شدن به هدف لازم هستند.

برنامه ریزی طبیعی هم شفافیت و وضوح بیشتری در کار ایجاد می کند، هم مفرح، سریع و شهودی است.

برای اینکه بتوانیم روی کارها و وظایف در حال انجام تمرکز کامل داشته باشیم، ذهن مان به فضا نیاز دارد. به همین دلیل باید همه اطلاعات مهم را در یک سیستم بهره وری قابل اطمینان خارج از ذهن ذخیره کنیم.