ارتباط موثر چیست؟ چه مزایایی دارد و تکنیکهای خارقالعاده برای یادگیری آن کدامند؟
انسانها، از همان سالهای اولیه که پا به این دنیا میگذارند، به صورت غریزی شروع میکنند به صحبت کردن و برقرار کردن ارتباط با یکدیگر. به همین دلیل، متاسفانه بسیاری از افراد تصور میکنند برقرار کردن ارتباط موثر کار آسانی است. به اعتقاد این افراد، کافی است کلماتی را به زبان بیاوریم، طرف مقابلمان آن کلمات را بشنود، به آنها عکسالعمل نشان بدهد و همین! ارتباط برقرار شد. اما اگر برقراری ارتباط اثربخش به همین راحتی بود، باید آمار اختلافها، مشاجرات خانوادگی، سوء تفاهمها و ناکامیهای شغلی به صفر میرسید!
به جرات میتوانیم بگوییم ریشه اکثریت قریب به اتفاق مشکلات جامعه، به همین عدم توانایی افراد در برقراری ارتباط موثر برمیگردد.
برقراری ارتباط موثر تکنیکها و فوتوفن مختص به خودش را دارد و برای اینکه بتوانیم ارتباط موثرتر و شفافتری با شریک زندگی، فرزندان، مدیر، مشتری یا کارمندانمان برقرار کنیم، باید دست به کار شویم و خودمان را به چند مهارت کلیدی مجهز کنیم.
برای کسب اطلاعات بیشتر، مقاله آموزشی برقراری ارتباط با دیگران را مطالعه کنید.
1) ارتباط موثر چه نوع ارتباطی است؟
ارتباط موثر، تنها به تبادل اطلاعات خلاصه نمیشود. یک ارتباط، زمانی رنگوبوی موثر به خودش میگیرد که هر دو طرف، پیام یکدیگر را به درستی متوجه بشوند، احساسات و مقصود پشت هر جمله را دریابند، در زمانی که طرف مقابل صحبت میکند، با تمام وجود به او گوش کنند و در زمانی که خودشان صحبت میکنند، کاملاً حس کنند که طرف مقابل به صحبتهایشان گوش میدهد.
2) فواید و مزایای برقراری ارتباط موثر
راستش را بخواهید، ارتباط موثر یا همان ارتباط اثربخش، مزایا و فواید خیلی زیادی دارد و اساساً یک مهارت ضروری برای زندگی اجتماعی به شمار میرود. ما در این بخش، شما را با چکیدهای از مزایای خارقالعاده این نوع از ارتباط آشنا میکنیم:
- باعث میشود اطرافیان بیشتر به شما اعتماد کنند.
- باعث میشود تعارضها و اختلافهای شما با اطرافیانتان کاهش پیدا کند.
- باعث میشود پایههای رابطه شما با دیگران قوی شود.
- باعث میشود دیگران راحتتر ایدههای شما را بپذیرند.
- باعث میشود اطرافیان شما را دوست داشته باشند.
- شما را به یک الگو برای بقیه تبدیل میکند.
- در محیط کاری:
- بهرهوری کارهای تیمی را افزایش میدهد.
- وفاداری کارمندان به شرکت را افزایش میدهد.
- باعث افزایش حس رضایت در مشتریان میشود.
- به افزایش آمار فروش محصول یا خدمتتان میانجامد.
اگر برقراری ارتباط موثر تا این حد سودمند و کارآمد است، پس چرا نمیتوانیم از مزایای آن بهرهمند شویم؟ در این قسمت، ما دلیل را به شما خواهیم گفت:
3) چه عواملی باعث میشوند در برقراری ارتباط موثر ناکام بمانیم؟
استرس و صدای احساسات درونی، حواسمان را پرت میکند.
در زمانهایی که استرس داریم، عصبی هستیم یا تحت تاثیر احساساتمان قرار گرفتهایم، احتمال اینکه سخنان فرد مقابل را اشتباه تعبیر کنیم، بالا میرود. در چنین مواقعی، معمولاً کنترلی روی خودمان نداریم، به همین دلیل، دست به رفتارهای ناسالم میزنیم و حرکاتی از خودمان نشان میدهیم یا کلماتی را به زبان جاری میکنیم که ستونهای ارتباط را سست میکنند.
همچنین گاهی اوقات، صرفاً به این دلیل که از ظاهر، نحوه ایستادن یا نشستن و زبان بدن طرف مقابل خوشمان نمیآید، به صحبتها و ایدههای او به شکلی احساسی واکنش نشان میدهیم.
صداها و عوامل بیرونی حواسمان را پرت میکنند.
صداهای محیطی گاهی اوقات به شدت آزاردهنده میشوند و در کیفیت گفتگو تاثیر سوء میگذارند. صدای زنگ تلفن، هشدار موبایل، صحبت کردن چند نفر دیگر با همدیگر، سر و صدای کودکان یا ساختوسازی که در ساختمان کناری در حال انجام است، میتوانند حواس دو طرف را پرت کرده و از اثربخشی ارتباط بکاهند.
سرد بودن بیش از حد و گرم بودن بیش از حد محیط نیز میتواند حسی نامناسب در طرفین ارتباط ایجاد کند.
به اندازه کافی برای شنیدن سخنان طرف مقابل توجه و علاقه نشان نمیدهیم.
کسی که عادت دارد کارها را همزمان با هم انجام بدهد، نخواهد توانست ارتباط موثری با اطرافیانش برقرار کند. فرض کنید با فردی در حال مکالمه هستید و او گوشی تلفن همراهش را چک میکند، به محیط اطرافش خیره میشود یا در فکر و خیال خودش فرو میرود. این موارد، نشانههایی غیرکلامی هستند که نشان میدهند طرف مقابل به صحبتهای شما گوش نمیدهد و طبیعتاً مانعی برای برقراری ارتباط موثر به شمار میروند.
با طرف مقابل اختلاف فرهنگی داریم.
هنجارهای تعامل اجتماعی، نحوه نشان دادن احساسات و حتی مفهوم فضای شخصی، در هر فرهنگی با فرهنگ دیگر متفاوت است. اگر دو طرفی که به ارتباط با هم مشغول هستند، به این مورد توجه نشان ندهند، احتمال ایجاد تعارض بین آنها به شدت بالا خواهد رفت.
بدون متوجه شدن منظور طرف مقابل، یکطرفه به قاضی میرویم و حکم صادر میکنیم.
این مورد بسیار شایع است. افراد معمولاً چیزی را میشنوند که دوست دارند بشنوند. متاسفانه، تعداد زیادی از ما، از روی عجله، صحبتهای طرف مقابلمان را نصفه و نیمه گوش میدهیم و طوری نتیجهگیری میکنیم و واکنش نشان میدهیم که با واقعیت در تضاد است.
زبان بدنمان با کلماتی که به زبان میآوریم، همخوانی ندارد.
ارتباط غیرکلامی به همان اندازه ارتباط کلامی اهمیت دارد. شما نمیتوانید جملهای را بگویید و سپس حرکتی با بدنتان انجام بدهید که آن جمله را نقض کند. به عنوان نمونه، اگر در زبان، کلمه «بله» را به زبان بیاورید ولی دستانتان را به علامت «نه» به حرکت دربیاورید، شنونده احساس خواهد کرد که شما به اندازه کافی صادق نیستید.
از کلمات و جملاتی استفاده میکنیم که بیش از حد تخصصی هستند.
این مورد را با ذکر مثال توضیح میدهیم. فرض کنید فروشنده یا صاحب یک کسبوکار کوچک هستید و یک مشتری بالقوه به شما مراجعه کرده است. اگر بدون کسب آگاهی از سطح تخصص آن مشتری، در توضیحات ویژگیهای محصول، از کلمات و جملاتی تخصصی استفاده کنید، احتمال دارد فرد مقابل منظور شما را متوجه نشود، احساس بدی پیدا کند و کسبوکار شما را ترک کند.
با مطالعه مقاله اشتباهات رایج در گفتگو، میتوانید اطلاعات بیشتری در این حوزه کسب کنید.
موانع زیاد و آشنا هستند! همگی ما روزی با این موانع دستوپنجه نرم کردهایم، اما نگران نباشید! مقاله هنوز به اتمام نرسیده و بعد از پرداختن به موانع برقراری ارتباط موثر با دیگران، شما را دست خالی رها نخواهیم کرد. راهکارهای غلبه بر موانع مذکور و کلید برقراری ارتباط موثر نیز پیش ماست.
4) 11 تکنیک خارقالعاده برای برقراری ارتباط موثر
1) اعتماد به نفستان را افزایش دهید.
واقعیت این است که در دنیای امروز، داشتن اعتماد به نفس به یک ضرورت بیبدیل تبدیل شده است. وقتی به خودمان باور و اطمینان نداریم، در واقع خودمان را شایسته دریافت توجه و برقراری ارتباط نمیدانیم و طبیعتا نمیتوانیم با دیگران وارد یک ارتباط سازنده شویم.
دعوت میکنیم برای کسب آگاهی در این حوزه کلیدی، مقاله 14 راهکار برای افزایش اعتماد به نفس را مطالعه کنید.
2) در شیوه گوش دادنتان بازنگری کنید.
برای برقراری ارتباط موثر، شما باید گوش دادن موثر را تمرین کنید. توصیه میکنیم دو بار گوش کنید و یک بار صحبت کنید. با تمام وجودتان به طرف مقابلتان گوش بدهید، به صحبتهایشان علاقه نشان بدهید و در تایید صحبتهای آنها، عکسالعمل مناسب از خودتان نشان بدهید تا بهخوبی متوجه بشوند که در حال گوش دادن هستید. هیچ چیز بدتر از این نیست که طرف مقابل در حال صحبت کردن باشد، از شما سوال بپرسد و شما متوجه سوالش نشوید!
همیشه به یاد داشته باشید:
اساسیترین نیاز هر انسانی، این است که بفهمد و فهمیده شود.
3) به ارتباطات غیرکلامی اهمیت بدهید.
این یک باور اشتباه است که تصور کنیم پیام ما تنها از طریق کلام منتقل میشود. واقعیت این است که انسانها، پیامشان را از طریق ترکیبی از کلمات، لحن بیان و زبان بدن به هم منتقل میکنند. گوش دادن موثر نیز چاشنی قضیه است و باید لحاظ شود. از پیام غیرکلامی که در حال ارسالش هستید، غافل نمانید. نمونههایی از این پیامهای غیرکلامی عبارتند از: تن صدا، تماس چشمی، حالت چهره و نحوه قرار گرفتن دستها. در هر لحظه و با هر فردی که در حال مکالمه هستید، حواستان به این موارد باشد!
4) سوال بپرسید.
وقتی با کسی در حال مکالمه هستید، با پرسیدن سوالهای مرتبط میتوانید نشان بدهید که به موضوع بحث و صحبت کردن با آنها علاقمندید. روشهای زیادی برای سوال پرسیدن وجود دارد. برای گرفتن پاسخهای باز و طولانی، میتوانید از جملاتی استفاده کنید که با «چرا و چگونه» آغاز میشوند. همچنین اگر بخواهید پاسخهای بسته و کوتاه بگیرید، از جملاتی استفاده کنید که با «آیا» شروع میشوند. درصورتیکه قصد داشته باشید بیشتر وارد جزئیات بشوید، کلمات پرسشی «چه زمانی، چه مکانی، چه کسی، کدام و چقدر» را بهکار بگیرید.
وقتی دیگران بدانند که صحبتهای شما یکسویه نیست و در میانه کلام، از آنها سوال یا نظر خواهید پرسید، با شور و علاقه بیشتری به شما گوش میدهند.
5) مختصر و مفید صحبت کنید.
حتماً این ضربالمثل را شنیدهاید که «کم گوی و گزیده گوی چون در، تا ز اندک تو جهان شود پُر». همواره سعی کنید صریح، حسابشده و آگاهانه سخن بگویید و پیش از آنکه جملهای را به زبان بیاورید، تبعات آن را سبک و سنگین کنید.
6) با دیگران همدلی کنید.
داشتن حس همدلی به این معنی است که دیگران را درک کنید و خودتان را با احساسات آنها شریک کنید. این موضوع نشان میدهد که شما برای دیگران و نگرانیهایشان ارزش قائل هستید. طبیعتاً منعکس کردن چنین احساسی باعث میشود رابطه موثرتری با دیگران برگزار کنید.
7) بازخورد بدهید و بازخورد بگیرید.
اگر مدیر یک گروه یا شرکت هستید، نگاهی به زندگی مدیران و رهبران بزرگ بیندازید. اکثر آنها طوفان فکری برپا میکنند و از کارمندان دیگر و اعضای تیمشان درخواست میکنند که به آنها بازخورد بدهند. با انجام این کار، نه تنها به برقراری ارتباط موثر و ایجاد محیط صمیمی در محل کار کمک میکنید، بلکه با بازخوردهایی که میگیرید، میتوانید از نگاه فرد دیگری به کسبوکارتان نگاه کنید و راهکارهای جدیدتری برای ارتقای کارآیی پیدا کنید.
8) نقطه شروع و پایان تعیین کنید.
یک ارتباط، زمانی اثربخشی پیدا میکند که اطمینان حاصل کنید طرف مقابل نکات کلیدی صحبتهای شما را به درستی متوجه شده است. بنابراین، سعی کنید هر بار که قصد صحبت کردن دارید، یک ساختار یکخطی برای صحبتهایتان مشخص کنید و تعیین کنید که صحبت را از کجا آغاز و در کجا به پایان خواهید برد. این مورد باعث میشود از به حاشیه رفتن بحث و ایجاد سوء تفاهم جلوگیری شود.
9) مخاطبانتان را بشناسید.
شناخت مخاطب از واجبترین واجبات است. سلایق، شخصیت، تخصص و هنجارهای فرهنگی هر فردی با فرد دیگر متفاوت است. بنابراین در زمانی که میخواهید با کسی به شکل موثر ارتباط برقرار کنید، از قبل در موردش تحقیق کنید، شناخت پیدا کنید و گفتگویتان را بر اساس ویژگیهای آن شخص جلو ببرید.
اگر به این موضوع علاقمندید، مقاله آموزشی تکنیکهای شکستناپذیر مذاکره را نیز مطالعه کنید.
10) در هنر زمانبندی استاد شوید.
چه در ارتباط بین اعضای خانواده باشد چه رابطه بین مدیر و کارمندان و چه رابطه بین مشتری و فروشنده؛ در هر حالت، اگر میخواهید ارتباط موثری ایجاد کنید، باید در هنر زمانبندی استاد شوید و بتوانید تشخیص بدهید که چه سخنی را چه زمانی باید بگویید، چه زمان روی صحبتتان پافشاری کنید و چه زمانی موضوع بحث را تغییر بدهید.
11) در لحظه، حاضر باشید.
حاضر بودن در لحظه، منوط به این است که تمامی موارد ذکر شده را رعایت کنید. تیک نات هان یک فعال صلح ویتنامی است. او میگوید:
ارزشمندترین هدیهای که میتوانیم به یک نفر ارزانی کنیم، حضورمان است. وقتی با حضور کامل ذهن، به استقبال کسانی میرویم که دوستشان داریم، آنها مانند گلها شکوفا میشوند.
سخن پایانی
یادگیری مهارت ارتباط موثر و برقراری این نوع از ارتباط، اتفاقی نیست که یکشبه انجام شود. شما باید بذر این مهارت را در ذهنتان بکارید، به آن رسیدگی کنید و با تمرین کردن، ثمره آن را مشاهده کنید. این نکته را گفتیم تا با یک یا چند بار تلاش کردن و موفق نشدن، ناامید نشوید و از پای نایستید.
