قانون پارتو (80/20) چیست؟
دنیای مدیریت بسیار پیچیده‌تر از آن است که به کمک تئوری‌ها بتوان بر آن واقف شد. آن‌قدر قانون ریز و درشت وجود دارد که حتی با داشتن اطلاعات تئوریک، بدون تجربه عملی نمی‌توان کاری از پیش برد. قانون پارتو نیز یکی از این قوانین مدیریتی است که کسب اطلاع از آن برای هر مدیری یکی از ضروریات است.
قانون یا اصل پارتو در بسیاری از منابع به عنوان قانون هشتاد بیست (80/20) شناخته می‌شود. بر اساس این اصل در بیشتر موقعیت‌ها عامل ایجاد 80 درصد از نتایج، تنها 20 درصد از دلایل هستند. به همین دلیل است که قانون پارتو در ریاضیات به عنوان قانون توزیع نامتقارن شناخته می‌شود.
اصل پارتو چه مفهومی دارد؟
اکنون که به کمک یک تعریف کلی با قانون پارتو آشنا شدید، می‌توانیم معنا و مفهوم این اصل حیاتی مدیریتی را مورد بررسی قرار دهیم.
اگر پای درد و دل مدیران بنشینید، متوجه می‌شوید که اکثریت قریب به اتفاق آن‌ها معتقد هستند که حین انجام پروژه‌های مختلف، معمولاً 20 درصد از کارها که عموماً 10 درصد اول و 10 درصد انتهایی آن را شامل می‌شود، حدود 80 درصد از منابع و زمان را به خود اختصاص می‌دهند.
طبق این مثال ساده می‌توانیم قانون پارتو را به سایر مفاهیم اطرافمان نیز تعمیم دهیم. به این ترتیب شاید بتوانیم در مجموع به این نتیجه برسیم که حدود 80 درصد از درآمد اکثر کسب‌وکارها تنها توسط 20 درصد از فروششان تامین می‌شود. عجیب به نظر می‌رسد نه؟ اما با یک حساب سرانگشتی متوجه می‌شوید که این اصل کاملاً صحیح است!
قانون 80/20 چه کاربردی در کسب‌وکارها دارد؟
احتمال دارد این سوال ذهن شما را نیز به خود درگیر کرده باشد که با توجه به اطلاعات ارائه شده در بخش‌های قبل، چگونه می‌توان کاربرد قانون 80/20 را در کسب‌وکارها تشخیص داد؟
حقیقت این است که در بسیاری از کسب‌وکارها تنها 20 درصد از کارهای حیاتی هستند که منجر به ایجاد 80 درصد از نتایج می‌شوند. بنابراین سایر کارها در درجه دوم اولویت قرار می‌گیرند.
قانون 80-20 برای بنگاه‌های اقتصادی فعال در زمینه تجارت به این ترتیب بیان می‌شود که معمولاً 80 درصد از فروش متعلق به 20 درصد از مشتریان است.
اما مسئله اینجاست که چگونه می‌توان کارهای حیاتی و اولویت‌دار را تشخیص داد؟ یا چگونه باید مشتریان بالفعل را از زیرمجموعه مشتریان بالقوه بیرون کشید؟
طبیعتاً در این بخش، نقش KPIها یا همان شاخص‌های کلیدی عملکرد بسیار تعیین کننده خواهد بود. دقیقاً به همین دلیل است که برای تعیین فاکتورهای اصلی و یا همان KPIها معمولاً لازم است که بررسی‌های دقیقی انجام شود.
اما نکته مهمی که پس از تعیین KPIها باید مورد توجه قرار گیرد، هوشمندانه کار کردن است. چه بسا افرادی که در کسب‌وکارهای مختلف کارهای بسیار سخت و طاقت‌فرسایی انجام می‌دهند، اما چون هوشمندانه کار نمی‌کنند، احتمال موفقیت آن‌ها بسیار پایین می‌آید.
آیا می‌توان از اصل پارتو برای مدیریت کارکنان استفاده کرد؟
بر اساس قانون پارتو می‌توان گفت که 80 درصد از کارهای مهم و ضروری هر کسب‌وکاری را تنها 20 درصد از کارکنان آن انجام می‌دهند.
بنابراین می‌توان گفت که اگر کارکنان یک مجموعه بر اساس میزان مهارت، مسئولیت‌پذیری، تجربه و تعهدکاری مورد ارزیابی قرار گیرند، به احتمال زیاد به این نتیجه خواهیم رسید که کارمندانی که در شاخص‌های ذکر شده رتبه بالاتری کسب می‌کنند، در حقیقت بیشتر کارهای مهم و ضروری را بر عهده می‌گیرند و پیش می‌برند.
با توجه به توضیحات ارائه شده، بر اساس اصل پارتو، بیشتر مشکلات موجود در محیط‌های کاری، توسط تعداد کمی از کارکنان ایجاد می‌شود. این تعداد محدود از کارکنان ممکن است در مواجهه با وظایف خود چندین استراتژی اتخاذ کنند که هر یک به نوبه خود می‌تواند مخرب باشد:
- در مواجهه با مشکلات و یا وظایف محوله از زیر کار در می‌روند.
- کم کاری می‌کنند.
- اشتباهات بسیاری را مرتکب می‌شوند که همین امر نیز منجر به از دست رفتن انرژی، زمان و منابع می‌شود.
چگونه می‌توان به کمک قانون پارتو، کارکنان را به مسئولیت‌پذیری تشویق کرد؟
در ادامه نحوه بکارگیری قانون پارتو برای مدیریت کارکنان و دستیابی به دستاوردهای بزرگ را با شما عزیزان به اشتراک می‌گذاریم.
1) 80 درصد از تصمیم‌ها باید توسط کارمندان اتخاذ شود.
درست است که مدیریت و رهبری نقش بسیار مهمی را در کسب‌وکارهای مختلف ایفا می‌کند، اما این بدان معنا نیست که تمامی تصمیم‌ها نیز لزوماً باید توسط مدیران اتخاذ شود.
بهره‌گیری از قانون پارتو در مدیریت کارکنان، مدیران را مجبور می‌کند تا با اعضای تیم خود ارتباط صمیمانه‌ای را شکل دهند. به این ترتیب می‌توانند قدرتمندتر از همیشه به مسیر خود ادامه دهند.
بسیاری از شرکت‌های موفق دنیا نیز با ایجاد و تقویت حس مسئولیت‌پذیری در کارکنان، راه را برای رسیدن به اهداف خود هموارتر می‌کنند. به این ترتیب که مدیران، هدف نهایی شرکت را تعیین کرده و از کارمندان می‌خواهند تا با ارائه نظرات و ایده‌های خود در مورد راه رسیدن به این اهداف، به تبادل نظر بپردازند.
بدین طریق، کارکنان در قبال وظایف خود احساس مسئولیت بیش‌تری می‌کنند و برای ارائه بهترین ایده‌ها و راهکارها از هیچ تلاشی فروگذار نمی‌کنند. در نتیجه، شرکت به اهداف خود می‌رسد و کارمندان مسئولیت‌پذیر، متعهد و با مهارتی را نیز همواره با خود همراه می‌کند. از این رو بر اساس اصل پارتو، مدیران نباید در بیشتر از 20 درصد از تصمیمات دخالت داشته باشند.
2) 80 درصد از زمان مدیران باید صرف گوش دادن شود.
درست است که شما مدیر شرکت یا صاحب برند هستید، اما این حقیقت که این کارمندان شما هستند که همواره با مشتریان در ارتباط می‌باشند، قابل انکار نیست. کارمندان شما معمولاً بهتر از هر کس دیگری به مشکلات واقف هستند و می‌توانند راهکارهای مناسبی را نیز ارائه دهند.
از این رو، به عنوان یک مدیر، بعد از تعیین هدف و تقسیم وظایف، زمان آن فرا می‌رسد که به کارمندان خود گوش دهید. همین گفتگوهای سازنده هستند که می‌توانند به شما کمک کنند تا از میزان پیشرفت کار مطلع شوید و مشکلات را شناسایی کنید. به این ترتیب می‌توانید راه‌حل مناسب برای هر مشکل را نیز شناسایی کنید.
3) 20 درصد مهم‌ترین تصمیم‌ها توسط کارمندان اتخاذ شوند.
هر کسب‌وکاری از مجموعه‌ای از کارهای ریز و درشت تشکیل شده است و هر کدام از این کارهای کوچک و بزرگی که توسط کارکنان انجام می‌شود، شرکت را یک قدم به هدف نهایی نزدیک می‌کنند. اما مسئله اینجاست که کارمندان، اگر احساس کنند که می‌توانند در تصمیم‌گیری‌های اساسی و مهم مشارکت کنند، مسئولیت‌های بیش‌تری را بر عهده می‌گیرند.
مشارکت کارمندان در تصمیم‌گیری‌های اساسی همچنین می‌تواند به کارمندان کمک کند تا خلاقیت بیش‌تری در انجام کارها به خرج دهند و از تمام ظرفیت‌های خود استفاده کنند.
به این ترتیب به مرور زمان متوجه این موضوع خواهید شد که کارکنان کارهای خود را به بهترین شکل ممکن به انجام می‌رسانند. در نتیجه، به مرور زمان شاهد پیشرفت‌های چشمگیرتری در کارها شوید.
4) بازبینی فرآیند مدیریت عملکرد
مدیریت عملکرد یکی از اصلی‌ترین فعالیت‌های بخش مدیریت منابع انسانی هر کسب‌وکاری محسوب می‌شود. حقیقت این است که کارمندان شما انتظار دارند که همیشه با آن‌ها عادلانه برخورد شود، اگر کارکنان به هر دلیلی احساس کنند که کارهایشان نزد شما ارزش ندارد، به مرور زمان دلسرد می‌شوند و ممکن است تحت یک شرایط بحرانی شما را ترک کنند.
به عنوان مثال کارمندانی که عملکرد قوی و فوق‌العاده دارند، انتظار دارند که شما به وجه تمایز کارشان اهمیت بدهید. اگر با این کارمندان همانند کارمندان رده متوسط برخورد کنید، بتدریج از کارشان دلسرد و دل‌زده می‌شوند.
پیشنهاد می‌کنیم با افزایش حقوق و ارائه خدمات و تسهیلات ویژه به کارمندان برتر، آن‌ها را در جهت مثبت تشویق و تمجید کنید.
البته مدیریت عملکرد صرفاً مختص کارمندان خوب و قوی نیست. کارمندان ضعیف نیز لازم است در صورت ارتکاب اشتباه جریمه شوند و یا در صورت نداشتن مهارت کافی در کلاس‌های آموزشی شرکت کنند.
فراموش نکنید که در برخورد با کارکنان ضعیف یا تشویق کارکنان برتر، باید اصل تعادل را رعایت کنید.
در چه زمینه‌های دیگری می‌توان از قانون پارتو استفاده کرد؟
موارد کاربرد قانون 80/20 تنها به محیط‌های سازمانی و مدیریت کسب‌وکار محدود نمی‌شود، بلکه در زمینه‌های مختلفی می‌توان از آن بهره جست. برای روشن شدن این موضوع در ادامه سعی کردیم بخشی از کاربردهای مهم این قانون را در موقعیت‌های مختلف مورد بررسی قرار دهیم.
1) استفاده از قانون 80/20 در زندگی
بر اساس اصل پارتو همواره باید در زندگی به این اصل پایبند باشید که در ابتدا تنها بر 20 درصد از کارهای مهمی که برای رسیدن به اهداف خود باید آن‌ها را به انجام برسانید، توجه کنید.
برای موفقیت باید انجام کارهای کوچک و کم اهمیت را کنار بگذارید. زیرا این کارهای ضروری هستند که می‌توانند شما را به اهداف خود نزدیک‌تر کنند.
این اصل را همواره به خاطر داشته باشید که زندگی تکرار عادت‌ها است. هرچه بیشتر روی اهداف خود متمرکز باشید، بیشتر می‌توانید رو به جلو حرکت کنید. اهمال کاری را کنار بگذارید و برای موفق شدن کارتان را از همین امروز آغاز کنید.
2) استفاده از قانون 80/20 در مدیریت زمان
مدیریت زمان مهم‌ترین بخش برنامه‌ریزی است. هر فردی که بتواند در بحث مدیریت زمان به جایگاه مناسبی دست یابد، در حرکت به سمت اهداف خود ثابت‌قدم‌تر خواهد بود.
مدیریت صحیح زمان و اولویت دادن به کارهای مهم بر اساس اصل پارتو، باعث می‌شود که هر روز یک قدم به اهداف خود نزدیک‌تر شوید. در نتیجه، در مدت زمان کوتاهی موفق خواهید شد که به آنچه که آرزویش را داشتید، دست پیدا کنید.
3) استفاده از قانون 80/20 در هدفگذاری
هدفگذاری معمولاً به منظور موفقیت بیشتر و یا دستیابی به ارزش بیشتر صورت می‌گیرد. بنابراین هر چیزی که باعث ایجاد ارزش بیش‌تری برای شما شود، برای هدفگذاری مناسب خواهد بود.
تعیین هدف و تلاش برای رسیدن به آن باعث ایجاد نظم می‌شود و فرد را از اهمال‌کاری دور می‌کند. توجه داشته باشید که هرچه اهداف معقولانه‌تر انتخاب شوند، فرد در رسیدن به اهداف خود ثابت قدم‌تر خواهد بود.
اما آنچه در اینجا اهمیت دارد، هدفگذاری بر اساس اصل پارتو است. اگر می‌خواهید بر اساس قانون پارتو هدفگذاری کنید، باید سهم 20 درصدی هدف‌های مهم و سرنوشت‌ساز را در اولویت قرار بدهید و سهم 80 درصدی اهداف کوچک و کم اهمیت را در رده‌های بعدی اولویت در نظر بگیرید.
4) استفاده از قانون 80/20 در زندگی اجتماعی
زندگی اجتماعی هر فردی فراز و نشیب زیاد دارد. گاهی ممکن است این زندگی اجتماعی فرد را به سمت اهدافش سوق دهد و در مواردی نیز ممکن است او را از رسیدن به آن باز دارد.
توجه به اصل پارتو در زندگی اجتماعی نیز بسیار حائز اهمیت است به عنوان مثال هر کس در زندگی اجتماعی خود نیاز دارد که با دوستان خود در ارتباط باشد؛ اما تعدد این دوستان اصلاً به این معنا نیست که فرد در زندگی خود دوستان زیادی دارد، بلکه آن دسته از دوستانی که در سختی‌ها و مشکلات و شادی‌ها به کمک ما می‌شتابند، در حقیقت دوستان واقعی ما هستند.
در مقوله دوستی شاید بهتر باشد به جای تمرکز بر دوستی‌های بی‌سر و ته، تنها روی 20 درصد از دوستان که سازنده‌ترین دوستی‌ها و رفاقت‌ها را با آن‌ها داریم، متمرکز شویم. به این ترتیب می‌توانیم به کمک همین دوستان در زندگی اجتماعی خود نیز موفق‌تر از همیشه عمل کنیم.
