از آموزش کارمندان غافل نشوید
راستش را بخواهید، اینکه بخواهیم ساعتهای طولانی در یک اتاق بنشینیم و به صحبتهای یک نفر گوش دهیم، بسیار کسلکننده است. شاید به همین دلیل، آموزش جزو آن دسته از وظایف مدیریتی است که اغلب به فراموشی سپرده میشود. ممکن است بگویید سازمان ما باید دائماً در تلاش برای دستیابی به اهداف تعیین شده باشد و مسئولیتهای یک مدیر به حدی زیاد است که تمام روز او را میگیرد و زمانی برای آموزش باقی نمیماند. ولی فاکتوری به نام آموزش که برادر کوچکتر مدیریت منابع انسانی به شمار میرود، باید به یکی از دغدغههای اصلی هر مدیر تبدیل شود. دلیل چیست؟
بر اساس تحقیقات ATD یا همان سازمان توسعه مهارت، حاشیه سود در شرکتهایی که بخش قابل توجهی از تلاشهای خود را به آموزش کارکنان تخصیص میدهند، 24 درصد بیشتر از سایر شرکتهاست. همچنین طی یک نظرسنجی که با شرکت 4300 کارمند انجام گرفته، این نتیجه بدست آمده که 74 درصد از کارکنان معتقدند در محیط کار از پتانسیلهای شغلی آنها به شکل کامل استفاده نمیشود.
پس اگر به عنوان مدیر، تاکنون اقدامات تاثیرگذاری در زمینه آموزش کارمندان خود انجام ندادهاید، بهتر است تعلل را کنار بزنید و قدم در راه بگذارید. البته نباید فراموش کنید: آموزش زمانی اثربخش خواهد بود که از اصول خاصی پیروی کند. این مقاله را مطالعه کنید تا با این اصول آشنا گردید.
1) نیازهای کارمندان خود را بشناسید.
هر آموزشی برای هر کسی مناسب نیست. آموزش صحیح و موثر زمانی محقق خواهد شد که مدیریت به صورت مجزا، نیازهای هر کدام از اعضای تیم را شناسایی کند و برای هر گروه از نیازها، موضوعات آموزشی مربوط را فراهم سازد.
2) اول چرا را آموزش بدهید سپس چگونه را.
این اصل بیشتر مدیرانی را خطاب قرار میدهد که مجموعه عظیمی از اطلاعات را در طی جلسات آموزشی به مغز کارمندان دیکته میکنند. گاهی اوقات این موضوع به حدی ریشهدار میشود که کارمند در پایان جلسه آموزشی با این سوال مواجه میگردد: «من چرا دارم این نکات را یاد میگیرم؟»
پیش از شروع هر جلسه، به شکل واضح و شفاف به کارکنان خود توضیح دهید که در پایان این برنامه آموزشی چه مهارتهایی را خواهند آموخت و مهارت مذکور در کجا به کارشان خواهد آمد.
اگر ایده را قبل از شروع آموزش در ذهن کارکنان بکارید، آنها به شکل اتوماتیک به این موضوع فکر خواهند کرد که از چه طریقی میتوانند مطالب مطرح شده در آموزش را در محیط کاری خود پیادهسازی کنند. پس لطفاً این اصل را از یاد نبرید و همواره، در ابتدا چرا را آموزش بدهید، سپس چگونه را.
3) از کارمندان متخصص بخواهید به کارمندان دیگر آموزش دهند.
درست است که شما صاحب کسبوکار هستید، ولی به احتمال خیلی زیاد با جزئیات ظریفانه هر یک از وظایف شغلی آشنایی ندارید. به همین دلیل است که پیشنهاد میکنیم از کارمندان ماهر و متخصص خود بخواهید تا تجربیات خود را با سایر کارمندان به اشتراک بگذارند و آموزشهای لازم را به آنها بدهند. شناسایی کارمندان شایسته کار آسانی است. آنها همان کسانی هستند که وظایف خود را به موقع و با دقت بالایی به انجام میرسانند و عملکردی قابل اعتماد دارند. از چنین کارکنانی بخواهید مهارتها و دانش خود را با سایر کارکنان در میان بگذارند. آموزش کارمندان جدید یا برگزاری کلاسهای دورهای برای کارمندان موجود جزو فعالیتهایی است که میتوانید از کارمندان متخصص درخواست نمایید. شما میتوانید سرفصلهای استاندارد را در دسترس کارمند قرار دهید یا از او بخواهید نکات درسی را خودش استخراج کند.
چنین برنامههایی حس اعتماد به نفس کارمندان متخصص را افزایش میدهد و مهارت صحبت کردن آنها را در جمع تقویت میکند.
4) برنامههای آموزشی را به شکل مداوم برگزار کنید.
جلسات آموزشی را به شکل منظم برگزار نمایید. آموزش مکرر میتواند به حفظ و تقویت دانش و مهارتها کمک کند. طی این جلسات همچنین میتوانید مهارتهای پیشرفتهتر را به کارمندان خود بیاموزید و آنها از تحولات جدید مطلع سازید.
5) کارکنان را به شرکت در ایونتهای شبکهسازی تشویق نمایید.
کارمندان خود را به کنفرانسها و سمینارهای مرتبط بفرستید. شرکت در این قبیل از سمینارها فرصت مناسبی خواهد بود تا افراد با همکاران دیگر وارد تعامل شوند، ترندهای جدید بازار را بشناسند و با شیوه کار رقیبان خود آشنا شوند. در نتیجه چنین اقدامی، کارمندان خودشان نکات لازم را در کار خود به اجرا درخواهند آورد و نیازی نخواهد بود که شما به آنها دیکته کنید چه کاری را باید انجام دهند.
یکی دیگر از اقدامات تاثیرگذار در آموزش کارمندان، عبارت است از ترغیب کارکنان به شرکت منظم در وبینارها. بدین ترتیب آنها فرصت کافی خواهند داشت تا مدوام و به شکلی پیوسته، در حال یادگیری و پیشرفت باشند.
6) از آموزش همزمان با خدمت استفاده کنید.
اگر از کارمندان خود نظرسنجی کنید، درخواهید یافت که تعداد قابل توجهی از آنها ترجیح میدهند به جای آموزش تئوری، از طریق تجربه و همزمان با کار کردن، آموزشهای لازم را دریافت کنند. تا جایی که امکان دارد، شرایط را برای کارکنان فراهم کنید تا مهارتهای جدید خود را در محیطی کنترل شده مورد آزمایش قرار دهند. این امر به افزایش حس اعتماد به نفس آنها کمک خواهد کرد و به کاهش ریسکهای ناشی از بیتجربگی خواهد انجامید.
7) آموزش ویدئویی را چاشنی کار کنید.
استفاده از کارمندان ارشد یا کسانی که برای آموزش کارمندان استخدام میشوند، عالی است. ولی اگر کارکنان پس از اتمام جلسه با پرسش یا ابهامی روبرو شوند، به چه کس باید رجوع کنند؟
اینجاست که مزیت آموزش ویدئویی خودش را نشان میدهد. آموزش ویدئویی را میتوان بهترین و موثرترین روش برای آموزش به کارمندان دانست، زیرا:
- کارمندان میتوانند هر زمان که دوست داشته باشند آن را مرور کنند.
- کارمندان میتوانند ویدئوها را در هر جایی که باشند، از طریق گوشی هوشمند یا کامپیوتر شخصی خود مشاهده نمایند.
در جلسات زنده حضوری گاهی اوقات حواس مخاطب پرت میشود و موضوع را به خوبی متوجه نمیشود. ولی با تهیه ویدئو، کارمندان تمامی نکات را بدون کم و کاست دریافت خواهند کرد و جایی برای ابهام باقی نخواهد ماند.
یکی از روشهای جذاب برای آموزش دادن به کارمندان، تهیه ویدئوهای انیمیشنی است. این نوع از ویدئوها که ترکیبی از جلوههای صوتی و تصویری هستند، به خوبی در حافظه بلندمدت فرد حک میشوند و ماندگار میگردند.
سخن پایانی
به یاد داشته باشید که محیط کاری همواره در حال تغییر است، از این رو پیگیری را از یاد نبرید. از کارمندان خود بپرسید که مشغول انجام چه کاری هستند، با چه مشکلی دست و پنجه نرم میکنند و دوست دارند چه نکاتی را یاد بگیرند. با پرسیدن این سوالات میتوانید به نقصانهایی که در مهارتها و دانش آنها وجود دارد، پی ببرید.
مطرح کردن چنین پرسشهایی یک دستاورد دیگر نیز دارد و آن عبارت است از شناسایی نکاتی که کارمندان در جلسات آموزشی آموختهاند و از آنها بهره بردهاند. بین کارمندان خود بیایید و پیگیری کنید که آیا فعالیتهای آنها با اهداف شرکت هماهنگ است یا خیر. اگر چنین نبود، چاره کار در برگزاری کلاسهایی است که آنها را با این هدف هممسیر سازد. دستاورد اتخاذ چنین رویکردی افزایش حاشیه سود، ارتقای میزان درآمد و کسب مزیت رقابتی خواهد بود.
