مراحل ارسال و داوری مقاله های علمی

فرآیند تحقیق و نگارش مقاله تنها نیمی از مرحله تکمیلی مقاله است و نیمه دیگر آن انتشار مقاله در یک مجله معتبر علمی است. بنابراین نویسندگان باید پس از اتمام نگارش مقاله، اقدام به ارسال آن جهت داوری به مجله مناسب با موضوع مقاله خود نمایند.

در ادامه شما می توانید با فرآیند ارسال و بازخورد یک مقاله علمی (دانشگاهی) آشنا شوید.

ارسال مقاله معمولاً به دو روش انجام می شود که روش اول با پیشرفت های جدید تقریباً منسوخ شده است و روش دوم بیشتر جهت ارسال مقاله ها کاربرد دارد.

در اولین روش که می توان آن را روش سنتی یا قدیمی نامید، دو یا پنج نسخه از مقاله به همراه یک نامه (Cover Letter) به مدیر مسئول مجله از طریق پست ارسال می گردد. این نامه به صورت کاملاً رسمی است که ضمن معرفی عنوان مقاله و نویسندگان آن خلاصه ای از فرآیند پژوهش را در بر می گیرد. این خلاصه معمولاً شبیه به چکیده مقاله می باشد، همچنین در این نامه بهتر است که نویسنده در یک جمله توجه مدیر مسئول را به این نکته جلب کند که مقاله ارسالی قبلاً به مجله دیگری ارسال نشده و در حین داوری نیز ارسال نخواهد شد. در برخی مواقع نیز داورانی در زمینه علمی مقاله به سردبیر در این نامه پیشنهاد می شود.

دومین روش برای آغاز مرحله انتشار مقاله های علمی – پژوهشی استفاده از شبکه اینترنت می باشد. در این روش حالت های مختلفی جهت دریافت مقاله ها توسط مجله ها و انتشاراتی های مختلف ارائه شده است که در ادامه یکی از عمومی ترین آنها که معمولاً توسط انتشاراتی هایی چون Science Direct – Springer و… استفاده می گردد، توضیح داده می شود.

جهت ارائه مقاله به انتشاراتی های نام برده ابتدا باید وارد وب سایت (Home Page) مجله مورد نظر شد و در آن ثبت نام کرد. این فرآیند در پنجره ثبت نام (Register) صورت می گیرد. در مرحله ثبت نام، اطلاعات شخصی و دانشگاهی خواسته می شود که پس از وارد کردن و اتمام این مرحله یک نام کاربری و رمز به آدرس پست الکترونیکی (Email) کاربر فرستاده می شود که جهت ارسال مقاله به این مجله باید مورد استفاده قرار گیرد. پس از دریافت نام کاربری و رمز، نویسنده یا نویسندگان باید قبل از ارسال مقاله مراحل زیر را انجام و سپس اقدام به ارسال (Submit) مقاله نمایند.

قسمت راهنمای نویسندگان (Guides For Author, Structure For Author) در مجله ها، نوع نگارش، طریقه نوشتن ارجاعات، تعداد لغات چکیده و کلمات کلیدی را مشخص می کند که باید این موارد در مقاله بطور دقیق رعایت شود و طبق نوع نگارش و شکل درخواستی به مجله ارسال شود. لازم به ذکر است که عدم رعایت این موارد موجب تاخیر در شروع مرحله داوری و یا عدم پذیرش مقاله در همان مرحله اولیه می گردد. در بسیاری از مجله ها معمولاً ضرورت بر این است که شکل ها و جدول ها به صورت فایل جداگانه با ذکر شماره جدول در متن مقاله آماده سازی شود که باید این امر نیز قبل از ارسال مقاله صورت گیرد.

در برخی از مجله ها از نویسنده خواسته می شود تعدادی داور در زمینه موضوع علمی معرفی نماید که نویسنده طبق تمایل خویش می تواند داورانی را جهت داوری برای مقاله اش انتخاب و معرفی کند یا اینکه در صورت عدم تمایل به داوران خاصی آنها را انتخاب نکند (داوران معرفی شده معمولاً توسط مجله های معتبر برای داوری انتخاب نمی شوند) لذا بهتر است نویسنده لیست داوران مورد نظر را که ذکر گردید قبل از ارسال آماده نماید.

در نهایت یک نامه به سردبیر طبق آنچه قبلاً توضیح داده شد، قبل از ارسال آماده نمایید. این آماده سازی به این جهت است که حین ارسال مقاله، نویسنده بدون اتلاف وقت و پشت سر هم مقاله اش را به مجله ارسال (Submit) کند.

در هنگام شروع فرآیند ارسال باید گزینه مربوط به واگذاری و انتقال مقاله (Manuscript Submission یا Submission) که در وب سایت مجله است، فعال شود. پس از انتخاب این گزینه اطلاعاتی از قبیل عنوان مقاله، چکیده، واژگان کلیدی، نویسنده یا نویسندگان و آدرس آنان، زمینه تخصصی، داوران پیشنهادی و… به همراه الصاق متن مقاله، نامه به سردبیر، شکل ها و جدول ها به صورت جداگانه در وب سایت، بارگذاری شود که پس از انجام این مراحل کل اطلاعات نویسنده به صورت یک فایل PDF توسط مجله ساخته می شود تا نویسنده مجدداً آن را بازبینی کند و در صورت تمایل گزینه تایید را انتخاب و در این مرحله مقاله ارسال می شود و در اختیار مجله برای انتخاب آنها به منظور داوری قرار می گیرد. دریافت یک پیغام از مجله به آدرس پست الکترونیک (Email) نویسنده نشان می دهد که عملیات ارسال با موفقیت انجام شده است.

نویسنده مقاله باید به دریافت این پیغام از طرف مجله توجه کند. در صورت عدم دریافت این پیغام باید، به سردبیر مجله پیغام الکترونیکی دیگری برای اطلاع از وضعیت دریافت مقاله ارسال شود.

مجله بعد از دریافت مقاله، آن را از نظر رعایت نگارش مورد نظر و موضوع مجله بررسی می کند و در صورت تطابق، مقاله را برای دو یا سه داور متخصص در موضوع مقاله ارسال می کند. سپس در قسمتی از وب سایت مجله که جهت نمایش فرآیند داوری مقاله به هر کاربری (نویسنده مقاله) اختصاص داده می شود، مقاله با گزینه تحت داوری یا اصطلاحاً Under Review منظور و نمایش داده می شود. انتظار جهت داوری مقاله از یک ماه تا یکسال ممکن است به طول انجامد.

در هنگام فرآیند داوری نویسنده نباید خیلی سریع اقدام به پرسیدن وضعیت مقاله از مجله نماید و صبر کند تا فرآیند داوری طبق روال عادی اش انجام گیرد. بهتر است بعد از گذشت دو ماه از ارسال مقاله یک ایمیل با لحنی مودبانه تحت عنوان وضعیت مقاله (Status of Paper) به سردبیر فرستاده شود تا نویسنده از وضعیت مقاله کسب اطلاع کند.

شیوه اعلام داوری از طرف مجله ها
پس از اتمام داوری یا به اصطلاح (Review) از طرف مجله، به سه شکل زیر داوری مقاله به اطلاع نویسنده می رسد:

1) Accept With No Modification

این جمله به این معنی است که مقاله بدون هیچ گونه اصلاحی پذیرفته شده است. البته این نوع پذیرش به ندرت پیش می آید و مجله های معتبر بطور حتمی تغییراتی هر چند کوتاه و جزئی را خواستارند.

2) Accept With Minor Modification

این جمله به معنی پذیرفته شدن مقاله با تغییرات و اصلاحات جزئی است.

3) Accept With Major Modification

این جمله به معنی پذیرفته شدن مقاله با تغییرات زیاد است.

4) Substantial Revision or Reject

این جمله یعنی مقاله دارای تغییرات اساسی است و یا پذیرفته نشده است.

در صورتی که به سه حالت اول از طرف مجله پاسخی داده شود، پس از انجام تغییرات مطابق نظر داوران و اعمال آن در متن مقاله و نیز نشان دادن تغییرات انجام شده در یک فایل به شکل جداگانه به همراه شماره تغییرات اعمال شده برای داوران می توان بار دیگر مقاله را جهت داوری و بررسی تغییرات به مجله ارسال نمود، که امکان دارد مقاله با نظرات و پیشنهادهای جدید داوران دوباره برای اصلاح برگردد و یا پس از اولین تغییرات مورد تایید واقع گردد.

در صورت عدم پذیرش مقاله باید در صورت ارائه اصلاحات (Comments) داوران از طرف مجله، پیشنهادها و نظرات داوران در مقاله اعمال شود و آن را با تغییر نوع نگارش (Format) برای مجله دیگری آماده کرد. این نکته حائز اهمیت است که اشکالات مقاله قبل از ارسال به مجله ای دیگر حتماً رفع شود.

پس از پذیرفته شدن مقاله از طرف مجله یک ابلاغیه (Notification) از طرف مجله به نویسنده ارسال می شود که نشان دهنده پذیرش مقاله توسط مجله است. از این مرحله به بعد مجله مراحل بعدی را به ناشر (Publisher) مقاله می سپارد و در اکثر مواقع انتشارات مربوطه مقاله را در ساختار مربوط به مقاله های چاپی قرار می دهند و برای تایید نهایی از لحاظ املایی، دستور زبان (Grammar)، شماره فرمول ها و کلیات ظاهری برای نویسنده ارسال می کند که به اصطلاح Proof Editing یا بازخوانی نهایی مقاله است و در مدت زمان کوتاهی معمولاً یک هفته از نویسنده می خواهند که تغییرات را لحاظ نماید. در نهایت آخرین مرحله چاپ مقاله انجام می شود. در این قسمت نویسنده مشخصه ی مقاله را از مجله دریافت می کند. تمام مراحل ارسال تا چاپ مقاله می تواند بین دو یا سه یا گاهی حتی پنج سال به طول انجامد.

در تمامی مراحل نگارش مقاله باید به این نکته توجه داشت که آماده سازی یک مقاله توسط نویسنده تنها نیمی از کار است و نیم دیگر مربوط به ارسال مقاله و پاسخگویی به داوران و فرآیند انتشار می باشد. نکته دیگر آنکه اگر مقاله با تعداد زیادی اصلاحات از طرف مجله برای نویسنده ارسال شده باشد تا تغییرات خواسته شده انجام و بار دیگر ارسال شود بدین معنی است که در صورت اعمال صحیح تغییرات مقاله پذیرفته خواهد شد، لذا تحمل و صبر در انجام تغییرات از رموز موفقیت در انتشار مقاله های دانشگاهی و علمی است.

[toggle title=”برای مشاهده منابع اینجا کلیک کنید.” state=”close” ]

مقاله علمی و آموزشی «مراحل ارسال و داوری مقاله های علمی»، نتیجه ی تحقیق و پژوهش، گردآوری و نگارش هیئت تحریریه پورتال یو سی (شما می توانید) می باشد. در این راستا کتاب آشنایی با شیوه نگارش و چاپ مقاله های علمی در مجلات ISI، نوشته ی علی شهرجردی از انتشارات حرکت نو، منتشر شده در 1392 با شابک 0-03-7035-600-978 به عنوان منبع اصلی مورد استفاده قرار گرفته است.

[/toggle]