چگونه درست و اصولی یک نامه اداری بنویسیم؟
در نوشتن نامه های اداری، اصول زیر باید رعایت شود:
- متن نامه اداری باید خلاصه و کوتاه باشد. اگر نامه طولانی باشد، ممکن است آن را نخوانده بایگانی کنند یا در سطل آشغال بیندازند!
- توجه به صحت و درستی متن نامه اداری، ضروری است.
- متن نامه اداری باید با موضوع آن هماهنگ باشد و نامه باید در سطح مقام دریافت کننده باشد. به عبارتی یک درخواست ساده (سطح پایین) که انجام آن از وظایف مدیران میانی است را برای یک مقام ارشد ارسال نکنید.
- نامه اداری باید صریح و خالی از کلمات و عبارت های دو پهلو باشد. مطلب یا درخواست خود را باید روشن و واضح بیان کنید.
- در نامه های اداری نباید از واژه هایی که یک معنی دارند، به صورت تکراری و متوالی به کار برده شود. همچنین از بکار بردن لغات نامانوس اجتناب شود.
- از علائم و اصول دستور زبان فارسی در جای مناسب و درست استفاده کنید، تا مفهوم نامه تغییر نکند.
- از بکار بردن جمله هایی که حاوی توهین و تهدید است، خودداری نمایید.
در ادامه شما می توانید با چند نمونه نامه اداری آشنا شوید.
مدیر محترم دبیرستان …
با احترام، چون اینجانب … ولی دانش آموز … به شهرستان … منتقل شده ام، خواهشمندم دستور فرمایید تمام مدارک تحصیلی فرزندم را در اختیار من قرار دهند، تا نسبت به ثبت نام او در یکی از دبیرستان های شهرستان … اقدام کنم.
با تقدیم احترام
درج نام و امضاء
مدیر محترم فصل نامه …
با احترام، به پیوست مقاله ای تحت عنوان «…» در سه صفحه تقدیم می شود و امید است که مطالب آن مورد پذیرش شما و هیئت نویسندگان واقع شود و شایسته ی چاپ در آن مجله ی ارزشمند باشد.
با تقدیم احترام
درج نام و امضاء
همکار محترم …
با نهایت تاثر و تاسف درگذشت پدر گرامی تان را تسلیت عرض نموده و از خدای متعال، شکیبایی برای شما و خانواده محترم را خواهانیم.
از طرف همکاران
جناب آقای … / سرکار خانم …
انتصاب بجا و شایسته حضرت عالی را به مقام … تبریک می گویم و توفیق آن جناب را در خدمت به مردم حق شناس میهن عزیزمان از ایزدمنان خواهانم.
نام و نام خانوادگی و امضاء
سازمان بیمه های اجتماعی کارگران – اداره کل
با احترام، اینجانبان … کارگران کارخانه … واقع در … مدت مدیدی است که خدمت می کنیم و با اینکه اصل بر این است که تمام کارکنان و کارگران هر کارخانه بیمه باشند، نمی دانیم چرا تاکنون کارفرما این اصل مسلم و حق قانونی ما را فراموش کرده است و نسبت به بیمه ما اقدامی به عمل نمی آورد؟ تقاضای رسیدگی و توجه فوری داریم.
با تقدیم احترام
امضاء
مقام مدیریت عامل …
با احترام، به اطلاع می رساند با تفکیک دبیرخانه ساختمان توزیع از ساختمان مرکزی، مشکلاتی برای این قسمت به وجود آمده است. لذا تقاضا می شود دستور فرمایید یک نفر ماشین نویس برای انجام دادن کارهای روزانه به این قسمت منتقل یا مامور کنند.
با تقدیم احترام
مدیر فنی مرکز – امضاء
مدیر کل محترم وزارت …
احتراماً به عرض می رساند، چندی قبل نامه ای به آن وزارتخانه نوشتم و تقاضا کرده بودم که …. ولی بعد از گذشتن 3 ماه هنوز جوابی دریافت نکرده ام. تصور می کنم نامه ام به دست شما نرسیده باشد. بنابراین رونوشت نامه قبلی را ضمیمه این نامه برایتان می فرستم.
با تقدیم احترام
درج نام و امضاء
سازمان حفاظت محیط زیست شهرستان …
احتراماً، از نهر آب حسن آباد چندی است که جوی های باریکی جدا شده و در انتهای کوی یاسمن که چندین واحد مسکونی وجود دارد لجن زار بدبویی پدید آمده و موجب هجوم حشرات شده است. اهالی منطقه تقاضا دارند دستور فرمایید پیش از فرا رسیدن تابستان و بروز بیماری های احتمالی، نسب به ترمیم نهر و خشکاندن باتلاق اقدام فرمایند.
با تقدیم احترام
درج نام و امضاء
دو نمونه نامه اداری برای درخواست انتقال
رئیس محترم اداره …
با احترام، اینجانب … سه سال است که در شهرهای … و … مشغول انجام وظیفه هستم. نظر به اینکه گرفتاری های خانوادگی اجازه نمی دهد بیش از این در خارج از مرکز مشغول خدمت باشم، درخواست می کنم با انتقال اینجانب به مرکز موافقت فرمایید تا با شوق و دلگرمی بیشتری وظایف محوله را انجام دهم.
با تقدیم احترام
درج نام و امضاء
رئیس محترم اداره …
احتراماً مدت پانزده سال است که اینجانب … در تهران به انجام وظیفه مشغولم. اما اکنون به دلیل گرفتاری های خانوادگی و اقتصادی، زندگی و کار در تهران برایم دشوار شده است، استدعا دارم که با انتقال اینجانب به شهرستان … موافقت فرمایید.
با سپاس
درج نام و امضاء
یک نمونه استشهاد نامه
از دوستان، همسایگان و آگاهان ارجمند استدعا دارد که هرگونه آگاهی خود را در خصوص اینکه امضاء کننده (اینجانب) سه سال در خانه پلاک … واقع در کوچه … خیابان … شهرستان … سکونت داشته در زیر این ورقه مرقوم فرمایید (بنویسید).
درج نام و امضاء
یک نمونه نامه اداری درخواست استخدام
مقام محترم مدیریت کل وزارت آموزش و پرورش
اینجانب … فارغ التحصیل دانشگاه تربیت معلم در رشته ی زبان انگلیسی، به سبب علاقه به تدریس و خدمت دبیری، مایل به استخدام در آن وزارتخانه می باشم.
خواهشمند است دستور فرمایید در صورت موافقت، مراتب را اعلام فرمایند تا نسبت به تقدیم مدارک لازم و تنظیم برگ رسمی استخدام یا مصاحبه در واحد مربوطه حضور یابم.
نشانی منزل: …
تلفن: …
نام و نام خانوادگی
درج نام و امضاء
دو نمونه نامه دعوت اداری
به مناسبت بزرگداشت سالگرد تولد و گرامی داشت خدمات علمی و ارزنده ی دانشمند عزیز و محقق بزرگ، جناب آقای دکتر … استاد دانشگاه … مراسم ویژه ای در تالار اجتماعات دانشگاه برگزار خواهد شد. از استادان و همکاران گرانقدر دعوت می شود با شرکت خود شکوه بیشتری به محفل ما ببخشند.
رئیس دانشگاه
نام و امضاء
از اداره برنامه ریزی و تالیف کتب درسی
به آقای … دبیر محترم …
خواهشمند است برای تبادل نظر و مشاوره در مورد کتاب های درسی، در جلسه ای که از ساعت 10 تا 13 روز شنبه … در محل این اداره تشکیل می شود، شرکت فرمایید تا از نظرات کارشناسانه شما بهره مند شویم.
با تشکر، مدیر کل اداره
درج نام و امضاء
یک نمونه اطلاعیه وصول نامه
آقای …
با کمال احترام، به اطلاع می رساند نامه ی شماره … روز … شما رسید و به آگاهی می رساند تمام موارد با دقت بررسی خواهد شد و حتماً ظرف دو روز آینده پاسخ قطعی برای شما ارسال خواهد شد.
با تقدیم احترام
امضاء
یک نمونه نامه اداری تقاضای صدور جواز کسب
کمیته محترم امور صنفی
با احترام، خواهشمندم با توجه به اینکه فتوکپی شناسنامه و پایان کار (یا مثلاً اجاره نامه) محل ساختمان شماره … واقع در خیابان … کوچه … پیوست شده است دستور فرمایید نسبت به صدور پروانه کسب برای اینجانب اقدام مساعد مبذول فرمایند.
با تقدیم احترام
نام و نام خانوادگی و امضاء
یک نمونه نامه اداری تقاضای مدارک
مقام محترم مدیر کل اداره امور دانشجویی دانشگاه …
احتراماً به عرض می رساند اینجانب که در سال تحصیلی … در رشته … با رتبه دوم فارغ التحصیل شده ام، شامل دریافت بورسیه برای اعزام به کشور … شده ام ولی نظر به اینکه اعزام و بهره گیری از متون درسی در کشور مزبور، مستلزم فرستادن ریز نمرات کلیه دوران تحصیل می باشد، خواهشمند است دستور فرمایید برای آنکه بتوانم از بورسیه مورد نظر بهره مند شوم هرچه زودتر مدارک مورد نظر را در اختیارم بگذارند. با احترام و سپاس از بذل توجهی که می فرمایید.
با تقدیم احترام
درج نام و امضاء
پس از آنکه نامه تمام شد آن را دوباره بخوانید و اگر قلب تان از نامه خرسند نبود با دور کردن افکار بیهوده از ذهن، آن را دوباره بنویسید و تغییر بدهید.
[toggle title=”برای مشاهده منابع اینجا کلیک کنید.” state=”close” ]
مقاله آموزشی «چگونه درست و اصولی یک نامه اداری بنویسیم؟»، نتیجه ی تحقیق و پژوهش، گردآوری و نگارش هیئت تحریریه پورتال یو سی (شما می توانید) می باشد. در این راستا کتاب نامه نگاری برای همه، نوشته ی پونه بازرگان از انتشارات فراروی، منتشر شده در دی 1391 با شابک 6-92-8259-964-978 به عنوان منبع اصلی مورد استفاده قرار گرفته است.
[/toggle]
سلام، چطور میتونم یک نامه برای رئیس جمهور آمریکا بفرستم، طوری که مطمئن باشم نامه ام خوانده میشه و جوابش به دستم میرسه.
نامه ای که به دور از مسائل سیاسی و جانبدارنه ست، و فقط یه درخواست کمک خیرخواهانه ست. ممنون میشم اگر صادقانه کمکم کنید. منتظر جوابتون هستم
ببخشید نمونه نامه در خواست کار از اقای رئیس جهور