طوفان فکری چیست؟

اگر به شما بگوییم برای حل مشکلات خود بدون آنکه اطلاع داشته باشید بارها و بارها از تکنیکی موسوم به طوفان فکری استفاده کرده اید، چه می گویید؟ حقیقتی که پیرامون همه انسان ها وجود دارد این است که هر انسانی دست کم یکبار از این تکنیک استفاده کرده است. نزدیک به چند دهه است که مردم برای خلق ایده ها و حل مشکلات خود از طوفان فکری استفاده می کنند. با وجود این برای آنکه بتوانید از حداکثر کارآیی این تکنیک استفاده کنید باید طرز بکارگیری صحیح آن را بدانید.

در این مقاله شما می توانید با طوفان فکری و راه استفاده از آن آشنا شوید.

الکس آزبورن، مدیر اجرایی بخش تبلیغات شرکت مدیسون اونیو اولین بار در سال 1953 در کتاب خود با عنوان Applied Imagination به چنین مفهومی اشاره کرد. در آن زمان او مشاهده کرد کارمندان در زمینه خلق ایده های نوآورانه برای کمپین های تبلیغاتی تا چه اندازه ضعیف هستند، در نتیجه به این فکر افتاد تا اتاق های فکری گروهی را به وجود آورد. در مدت زمان برگزاری این جلسه ها مشاهده کرد کیفیت و همچنین تعدد ایده های ارائه شده از سوی کارمندان واحد او به میزان قابل توجهی پیشرفت داشته است. به مرور زمان که نقاط قوت راهکار خود را مورد بررسی قرار داد، در سال 1958 کتاب دوم خود را به نام Your Creative Power منتشر کرد. کتابی که در آن به تشریح راهکارهایی پرداخت که باعث شکوفایی خلاقیت می شوند. جالب آنکه یکی از فصل های این کتاب با عبارت «چطور برای خلق یک ایده باید جوخه را به وجود آوریم؟» تالیف شده است. از آن زمان تا به امروز پژوهشگران به شکل های مختلفی روی ایده اولیه او کار کردند و باعث پیشرفت مفهوم طوفان فکری شدند.

طوفان فکری یکی از راهکارهای افزایش خلاقیت در سازمان ها بوده که بر توسعه راهکارهای خلاقانه برای حل مسائل اشاره دارد. طوفان فکری بر مبنای چهار اصل تمرکز بر کمیت، دوری جستن از انتقاد، استقبال از ایده های غیر مرسوم و ترکیب و بهبود ایده ها تاکید دارد. طوفان فکری مردم را تشویق می کند تا ایده ها و تفکرات خود را مطرح کنند. ایده هایی که ممکن است در نگاه اول عجیب و دیوانه وار به نظر برسند. برخی از این ایده ها می توانند به راه حل های اصلی و خلاقانه ای تبدیل شوند، در حالی که ایده های دیگر ممکن است خود زمینه ساز خلق ایده های بیشتر شوند. این راهکار همانند یک شوک باعث می شود تا مردم تغییر نگرشی در شیوه های عادی طرز تفکر خود به وجود آورند. بطوریکه برای حل مشکلات به دنبال راهکارهای خلاقانه ای باشند. از این رو، در مدت زمان برگزاری جلسات طوفان فکری و ارائه پیشنهادها، دیگران باید از عیب جویی یا تحسین ایده ها اجتناب کرده و تنها گوش کنند. در رویکرد طوفان فکری شما به دنبال آن هستید تا فرضیه های نادرستی را که پیرامون حل یک مشکل قرار دارند، شکسته و از قابلیت های ناپیدایی که برای حل مشکل پیرامون شما قرار دارد استفاده کنید. پس از پایان جلسه با ارزیابی ایده ها می توانید از طریق بکارگیری روش های معمول به واکاوی راه حل ها پرداخته و بهترین ها را انتخاب کنید.

چرا باید از طوفان فکری استفاده کنیم؟

گروه هایی که به شیوه سنتی برای حل مشکلات شکل می گیرند، در اغلب موارد تحت تاثیر رفتار گروهی کارآیی و بهره وری خود را از دست می دهند. در زمان برگزاری چنین گروه هایی شما در بدو امر برای حل مشکلات مجبور هستید یک فرآیند ساختاری و تحلیلی را شروع کنید. اما رویکرد فوق مشکلی دارد. درست از همان ابتدای شروع جلسه گروه مجبور می شود تنها روی یکسری ایده های محدود که در اغلب موارد انعطاف پذیر نیستند کار کرده و آنها را توسعه دهد. حتی خواندن همین چند خط ساده ما را به یاد جلسه هایی خسته کننده و طولانی مدتی می اندازد که برای خروج از آنها ثانیه شماری می کنیم. اما در نقطه مقابل این دیدگاه، طوفان فکری قرار دارد که یک محیط آزاد و باز را پیشنهاد می کند که همه را تشویق می کند در بحث ها مشارکت داشته باشند. ایده های فریبنده ای که ممکن است مورد استقبال قرار گرفته و پایه شروع کار شوند.

طوفان فکری همه شرکت کنندگان در یک گروه را تشویق می کند، بطور کامل در مباحث مشارکت داشته و مجموعه غنی از راه حل های خلاقانه را پیشنهاد داده یا ایده های مطرح شده را بسط دهند. در مدت زمان حل مشکلات، طوفان فکری باعث می شود تا اعضای تیم یک تجربه متفاوتی از حضور و نقشی را که در یک گروه دارند، تجربه کنند. این تکنیک به مرور زمان باعث پرورش ایده ها شده، بطوریکه اجازه می دهد از بهترین راه حل ها برای حل مشکلات استفاده کنید. افرادی که در چنین گروه هایی قرار می گیرند با گذشت زمان نسبت به کار خود متعهدتر می شوند.

فراموش نکنید به دلیل اینکه طوفان فکری سرگرم کننده است، به اعضای تیم کمک می کند در یک محیط مثبت، پُر انرژی و همراه با پاداش به حل مشکلات بپردازند. در حالی که طوفان فکری کارآیی خوبی دارد، اما نباید فراموش کنید که باید با ذهنی باز و بدون پیش داوری و قضاوت درباره دیگران از آن استفاده کنید. به عبارت دیگر قرار نیست با حضور در چنین گروه هایی به دنبال عیب جویی از ایده ها بود و فقط جنبه های منفی یک ایده را مورد بررسی قرار دهید. اگر چنین رویه ای را در پیش بگیرید، اعضای گروه در مقابل شما جبهه گیری کرده و در نهایت تعداد و کیفیت ایده ها کاهش پیدا کرده و افراد ممکن است از دست شما رنجیده خاطر شوند.

طوفان فکری فردی

در حالی که طوفان فکری گروهی در اغلب موارد به لحاظ ارائه ایده های کارآمدتر، عملکرد بهتری نسبت به یک گروه عادی دارد، اما پژوهش های متعدد انجام شده نشان می دهند که طوفان فکری فردی نیز این پتانسیل را دارد تا ایده های بیشتر و با کیفیت تری را نسبت به طوفان فکری گروهی پدید آورد. این تفاوت از آن جهت روی می دهد که افراد حاضر در یک گروه همیشه مجبور نیستند بر مبنای قواعد طوفان فکری گروهی کار کنند و در برخی موارد ممکن است رفتارهای نامناسبی از خود نشان دهند. این مشکل از آن جهت به وجود می آید که برخی از افراد ممکن است بیش از اندازه به ایده های دیگران توجه کنند و در عمل خود هیچ ایده ای را ارائه نکنند، حتی در برخی موارد زمانی که نوبت صحبت کردن به آنها می رسد ایده های خود را فراموش می کنند. مشکلی که به نام مسدود کردن (blocking) از آن نام برده می شود. زمانی که از طوفان فکری در ارتباط با فعالیت های خود استفاده می کنید، دیگر نگران عقاید و نظراتی که ممکن است از سوی دیگران مطرح شود، نخواهید بود. آزادی عمل بیشتری دارید و خلاق تر خواهید بود. ممکن است در ارتباط با ایده ای که در نظر دارید در گروه مطرح کنید تردیدی داشته باشید، اما زمانی که تصمیم می گیرید بطور انفرادی روی ایده خود کار کرده و آن را توسعه دهید به ماهیتی خاص تبدیل می شود. اما طوفان فکری فردی مشکلاتی نیز دارد. ممکن است موفق نشوید در زمان درستی روی ایده ای که در ذهن دارید کار کنید، بواسطه آنکه شما به مجموعه غنی از تجارب اعضای گروه دسترسی ندارید. طوفان فکری فردی زمانی بالاترین کارآیی را دارد که برای حل یک مشکل ساده از آن استفاده شود. آماده کردن فهرستی از ایده ها یا متمرکز شدن روی یک مشکل خاص از جمله این موارد است. طوفان فکری گروهی نیز اغلب برای زمانی که با مشکلات پیچیده روبرو هستید، مفید است.

طوفان فکری گروهی

زمانی که از طوفان فکری گروهی صحبت می کنیم در واقع به تجربه ها و خلاقیت های هر یک از اعضای تیم اشاره داریم که به بهترین شکل در اختیار ما قرار می گیرد. زمانی که یکی از اعضای تیم ایده جذابی را ارائه می کند، خلاقیت و تجربیات سایر اعضای تیم باعث می شود تا ایده از حالت خام و اولیه خارج شده و به پختگی نزدیکتر شود. شما با اتکا بر طوفان فکری گروهی قادر هستید به ایده ها عمق داده و آنها را گسترش دهید، در حالی که در طوفان فکری فردی این گونه نیست. مزیت دیگر طوفان فکری گروهی در این است که به هر شخصی کمک می کند تا احساس کند بخشی از راه حل بوده و مشارکت او در پیشبرد اهداف کمک می کند. این روند که ماهیتی سرگرم کننده نیز دارد، در نهایت باعث ساخت تیمی کاملاً قدرتمند می شود. با این حال، به این نکته دقت کنید که طوفان فکری گروهی ممکن است به لحاظ فردی با ریسک هایی همراه باشد، برخی از پیشنهادهای غیر عادی در نگاه اول ممکن است غیرمنطقی به نظر برسند، در چنین شرایطی باید کنترل خود را حفظ کرده و اعضای گروه را متقاعد سازید که این ایده چرا مفید است، در غیر این صورت ایده شما حتی اگر عالی هم باشد ممکن است کنار گذاشته شود. افرادی که در چنین جلسه هایی حضور به هم می رسانند باید تا حد امکان معذب بودن را کنار بگذارند تا بتوانند پیشنهادهای خلاقانه ای را مطرح کنند. اما دقت کنید که نباید گروه را بیش از اندازه بزرگ کنید. همانند سایر گروه ها، ایده آل ترین حالت این است که تعداد اعضای یک گروه بین پنج تا هفت نفر باشند.

چگونه می توانیم از این ابزار استفاده کنیم؟

در اغلب موارد شما بهترین نتیجه را زمانی بدست می آورید که طوفان فکری و گروهی را از طریق مدیریت بر فرآیندهایی که مطابق با قوانین زیر هستند، ترکیب کنید. با انجام این کار، شما می توانید تمرکز مردم را بدون آنکه وقفه ای در انجام کارهای آنها به وجود آید، معطوف به مشکل مد نظر کنید.

گام اول، یک گروه آماده کنید.

در ابتدا، محیط راحتی برای قرار ملاقات ها و جلسه ها ترتیب دهید. اطمینان حاصل کنید که اتاق از روشنایی خوبی برخوردار باشد، دسترسی به منابع و ابزارها به سادگی امکان پذیر باشد و همچنین نوشیدنی نیز در دسترس باشد. تیم به چه مقدار اطلاعات یا منابع نیاز دارد تا راه حل های مبتنی بر طوفان فکری را برای حل یک مشکل ارائه کند. به یاد داشته باشید که آمادگی حائز اهمیت است، با وجود این آمادگی بیش از اندازه باعث به وجود آمدن محدودیت یا حتی خراب شدن جلسه می شود. آزادی طبیعت ذاتی یک جلسه طوفان فکری است. دقت کنید چه افرادی باید در جلسه شرکت کنند. اتاق مملو از افرادی است که تمایل دارند ایده های خود را مطرح کنند، نه تنها ایده بکری به شمار نمی رود، بلکه خلاقیت را به دلیل تنوع بیش از اندازه از میان می برد. بنابراین بهتر است افرادی در جلسه حضور داشته باشند که سبک تفکر آنها متفاوت از یکدیگر است. زمانی که همگی افراد جمع شدند، باید یک نفر را برای ثبت ایده هایی که از دل جلسه بدست می آید، مشخص کرده باشید. ضرورتی ندارد که این فرد مدیر تیم باشد. به دلیل اینکه وظیفه سنگینی است که یک نفر بطور همزمان هم ایده ها را ثبت کند و هم جلسه را مدیریت کند. اگر افراد حاضر در جلسه تعامل خوبی با یکدیگر ندارند این وظیفه شما است که محیطی گرم را به وجود آورید.

گام دوم، مشکل را مطرح کنید.

باید به وضوح مشکل را تشریح کنید و در ادامه معیارهایی را که برای حل مشکل به آنها نیاز دارید، مشخص کنید. زمانی که هدف از برگزاری جلسه را به شکل صریحی مشخص کنید، ایده های بیشتری را دریافت خواهید کرد. به افراد فرصت دهید در جای خود مستقر شوند و در ابتدای جلسه ایده های خود را مکتوب کنند. در ادامه از آنها بخواهید ایده های خود را به اشتراک قرار دهند، این کار باعث می شود تا همه افراد فرصت کافی برای مشارکت در اختیار داشته باشند.

گام سوم، بحث را خط دهی کنید.

زمانی که همه افراد ایده های خود را به اشتراک قرار دادند، یک بحث گروهی را آغاز کنید تا ایده های مطرح شده بازتر شوند. این کار باعث می شود تا بر مبنای این تبادل نظرها ایده های جدیدی مطرح شوند. یکی از با ارزش ترین جنبه های طوفان فکری گروهی خلق ایده هایی است که بر پایه ایده های دیگر شکل گرفته اند. اعضای گروه را تشویق کنید تا ایده های خود را به اشتراک قرار داده و در ادامه روی آنها کار کنید. سعی کنید از بحث هایی که باعث دلسردی شده و جنبه انتقادی آنها زیاد است دوری کنید تا افراد راغب شوند، ایده های خود را مطرح کنند. اگر ایده هایی در اختیار دارید به عنوان فردی که هدایت گروه را عهده دار است، باید ایده های خود را به اشتراک قرار دهید. در عین حال سعی کنید تا حد امکان وقت و انرژی خود را صرف حمایت از تیم و خط دهی بحث ها کنید.

هر چند وقت یکبار زمان استراحت کوتاهی بدهید تا افراد بتوانند یک نوشیدنی صرف کرده و با تمرکز بهتری کار را ادامه دهند. در همان حالی که وظیفه خط دهی مباحث را عهده دار هستید به یاد داشته باشید که در مدت زمان یک طوفان فکری اعضاء به سرگرمی هم نیاز دارند. خلاقیت را مورد تحسین قرار داده و تیم را تشویق کنید فارغ از آنکه ایده های آنها عملی یا غیرعملی است ایده های بیشتری را مطرح کنند. از آزمایش هایی همچون ورودی تصادفی یا انگیزشی برای روبرو شدن با ایده های غیرمنتظره استفاده کنید. روی یک مبحث بیش از اندازه مکث نکنید. اطمینان حاصل کنید تعداد قابل توجهی ایده خوب را جمع آوری کرده اید. اگر قرار است جلسه طوفان فکری به درازا بکشد، باید زمان استراحت زیادی هم داشته باشد تا افراد بتوانند روی موضوع بهتر متمرکز شوند. این کار باعث می شود جلسه به حداکثر بازدهی ممکن برسد.

دریافت اطلاعات بیشتر

اگر موفق نشده اید ایده های با کیفیت را جمع آوری کنید، باید سعی کنید از روش هایی استفاده کنید که باعث می شوند ایده های بیشتر و با کیفیت تری را دریافت کنید. از جمله این راهکارها می توان به تکنیک نردبان (Stepladder)، طوفان فکری معکوس (Reverse Brainstorming)، طوفان فکری مکتوب (Brainwriting)، طوفان فکری آنلاین (Online Brainstorming)، تولید پرسش به شیوه سیستماتیک و فراگیر (Starbursting)، رویکرد چارت (Charette Procedure) و طوفان فکری گرد رابین (Round-Robin) اشاره کرد.

پس از برگزاری جلسه های طوفان فکری گروهی و انفرادی، شما ایده های زیادی در اختیار خواهید داشت. در ظاهر ممکن است مرتب سازی و پیدا کردن بهترین ایده ها کار سختی باشد، اما تجزیه و تحلیل ایده ها یک گام مهم است. برای این منظور ابزارهای مختلفی در اختیار شما قرار دارد. می توانید از نمودارهای وابستگی برای سازمان دهی ایده ها و پیدا کردن موضوعات مشترک استفاده کنید. ماتریس تصمیم گیری تحلیلی (Decision Matrix Analysis) و ماتریس تحلیلی زوج مقایسه ای (Paired Comparison Analysis) به شما کمک می کنند، از بین گزینه های مختلف بهترین ها را انتخاب کنید. همچنین می توانید از تکنیک شش کلاه فکری (Six Thinking Hats) برای نگاه کردن به ایده ها از زوایای مختلف استفاده کنید.

منابع

مقاله علمی و آموزشی «طوفان فکری چیست؟»، نتیجه ی تحقیق و پژوهش، گردآوری، ترجمه و نگارش هیئت تحریریه پورتال یو سی (شما می توانید) می باشد. در این راستا مقاله وب سایت Mind Tools ترجمه حمیدرضا تائبی از مجله شبکه، به عنوان منبع اصلی مورد استفاده قرار گرفته است.