معرفی 6 مورد از محوریترین وظایف مدیر یک مجموعه
همه ما از همان دوران کودکی کم و بیش با وظایف مدیر آشنا میشویم و بتدریج حساسیت کار او را درک میکنیم. در واقع پروسه یادگیری ما با شناخت مادر به عنوان مدیر خانه آغاز میشود و بعدها با شناختن مدیر مدرسه به عنوان تصمیمگیرنده نهایی ادامه پیدا میکند. اما وظایف مدیر یک کسب و کار پیچیدهتر از این حرفهاست. درک و تجربه دوران کودکی هر چند موجب ایجاد ذهنیتی از مدیر شده است، اما نمیتواند به شناخت همه وظایف مدیریتی منجر شود. بنابراین به دانش و مهارت عمیقتری نیاز است.
مدتهاست که حساسیت و اهمیت نقش مدیریت یک مجموعه بر کسی پوشیده نیست. از این رو مدیر نیز باید رفتار و منش خاصی از خود نشان دهد و وظایف مشخصی را به نحو احسنت انجام دهد. به این ترتیب موفق خواهد شد با استفاده صحیح از منابع، بهرهوری کارمندان را افزایش دهد و مجموعه را در راستای اهداف تعیین شده هدایت کند. به منظور آشنایی با وظایف مدیر و راهکارهای تبدیل شدن به یک مدیر موفق در این مطلب همراه ما باشید.
اگر به این حوزه علاقمندید، مقاله آموزشی مدیریت چیست را مطالعه کنید.
6 مورد از وظایف مدیر بر اساس نظریه علمی مدیریت
از منظر علمی، برای تعیین وظایف مدیر، ابتدا باید چارچوبهایی را تعریف کنیم و سپس عملکرد مدیران را بر اساس این چارچوب و دستهبندی، مورد بررسی قرار بدهیم. اگر چنین نکنیم، احتمال دارد تصور ذهنی و انتظارات شخصی ما نیز وارد حیطه وظایف مدیر شود که فعلی خطا محسوب میشود.
1) برنامهریزی
اگر بخواهیم صادقانه صحبت کنیم، بدون برنامهریزی، در هیچ کاری نمیتوان نتیجه مطلوبی کسب کرد. حال تصور کنید آیا نقش مهمی چون مدیر میتواند بدون برنامهریزی کاری از پیش ببرد؟ مسلماً خیر!
البته برنامهریزی (به عنوان یکی از اصلیترین وظایف مدیر) تنها به تعیین هدف محدود نمیشود، بلکه تمامی راهبردها و راهکارها، بررسی روش اجرا و تعیین اهداف بلندمدت و کوتاه مدت در بخش برنامهریزی توسط مدیران مورد بررسی قرار میگیرند. ناگفته نماند که در پروسه برنامهریزی، تمامی اهداف کوتاه مدت معمولاً در راستای رسیدن به اهداف بلندمدت تعیین میشوند.
2) سازماندهی
سازماندهی در حقیقت تخصیص منابع به صحیحترین شکل ممکن برای رسیدن به اهداف است. همانگونه که میدانید وظیفه هماهنگی بین تمامی اعضای سازمان نیز یکی دیگر از وظایف مدیر است. این هماهنگیها همگی در بخش سازماندهی دستهبندی میشوند. یک مدیر باید تمامی منابع مالی، انسانی و تجهیزات مورد نیاز برای رسیدن به اهداف کوتاه مدت و بلندمدت را سازماندهی کند تا بتواند مجموعه را به اهداف از پیش تعیین شده نزدیکتر کند.
مشخص کردن مسئولیتها، دستهبندی تیمهای اجرایی، مدیریت ارتباط بین اعضا و تخصیص منابع همگی جزو وظایف مدیر هستند که در حوزه سازماندهی قرار میگیرند.
اگر به این حوزه علاقمندید، مقاله آموزشی مدیریت سازمان را مطالعه کنید.
3) کنترل و رهبری
وقتی صحبت از وظایف مدیر میشود، ذهن ما ناخودآگاه به سمت کنترل وظایف میرود. زیرا که یکی از مهمترین وظایف مدیر کنترل فرآیندها، عملیات و ابزارهای بکار رفته در جهت رسیدن به اهداف است. از این رو تمامی کارمندان با ارائه شرحی از وظایف خود به مدیریت او را از روند کارها مطلع میسازند. به عبارت دیگر کلیه افراد دست در دست هم میدهند که همه چیز طبق برنامهریزی صورت گرفته پیش رود و کنترل همه جانبه که یکی از وظایف مدیر است به نحو احسنت صورت بگیرد.
مدیر برای اینکه بتواند وظیفه کنترل و رهبری را به درستی انجام دهد، باید جهتگیری صحیح و تاثیرگذاری بالایی داشته باشد. از این رو یکی دیگر از وظایف مدیر را میتوان توانایی نفوذ بر اعضا و تاثیرگذاری بر آنها دانست. این اعمال نفوذ چه به شکل مستقیم باشد و چه به صورت غیرمستقیم صورت بگیرد، دیسیپلین مدیریتی را در ذهن اعضا القا کرده و آنها را برای حرکت به سمت هدف مصممتر میکند. البته ناگفته نماند که ایجاد انگیزه در کارمندان نیز از وظایف مدیر است و نقش موثری نیز در شکلگیری چارچوب اصلی سازمان دارد.
به منظور کسب اطلاعات بیشتر، مقاله آموزشی تفاوت مدیریت و رهبری را مطالعه کنید.
4) برقراری ارتباط
داشتن یکپارچگی و هماهنگی بین همهی اعضا و به ویژه تیمهای مختلف یک مجموعه، در گرو توانایی برقراری ارتباط موثر مدیر آن مجموعه است. لذا یک مدیر موفق باید این قابلیت را داشته باشد که به برقراری ارتباط بین اعضا و گروههای مختلف بپردازد و مجموعه منسجمی را شکل دهد.
همانگونه که پیشتر نیز به بررسی این موضوع پرداختیم، همه اعضای سازمان در راستای رسیدن به هدف بلندمدت در تلاش هستند. بنابراین هر چند اهداف کوتاه مدت کارکنان زیرمجموعههای مختلف کسبوکار، متفاوت از یکدیگر است، اما تلاش همگی هم راستا با هم و در جهت بهبود شرایط و رسیدن به نتیجه مطلوب است. لذا شکلگیری یک شبکه ارتباطی موثر و قوی یکی از ملزومات بوده و یکی از زیرشاخههای وظایف مدیر را تشکیل میدهد.
5) تامین منابع
دسترسی به اهداف بدون تامین منابع مورد نیاز امکانپذیر نیست. بنابراین وقتی مدیر برای سازمان هدفگذاری انجام میدهد، باید در مورد منابع موردنیاز برای رسیدن به این اهداف نیز برآورد انجام دهد. تفاوتی ندارد که منظور از منابع، کسب دانش باشد یا تامین مواد اولیه و یا استخدام نیروی انسانی کاربلد. در هر حال مسئولیت مدیر ایجاب میکند که کلیه منابع مورد نیاز برای رسیدن به هدف را تامین کند و در مرحله بعدی، از اعضا بخواهد به اهداف تعیین شده جامه عمل بپوشانند.
6) تصمیمگیری
یکی از وظایف مدیر خوب این است که در موقعیتهای مختلف به بررسی راهحلهای مختلف بپردازد و بهترین تصمیمگیری را انجام دهد. این راهحل ممکن است از جنسهای مختلفی باشد، اما در هر حالت نیازمند دانش و آگاهی خواهد بود.
به منظور کسب اطلاعات بیشتر، مقاله آموزشی انواع تصمیم های مدیریتی را مطالعه کنید.
آنچه تا به اینجا مورد بررسی قرار گرفت، برخی از مهمترین وظایف مدیر بود. وظایفی که بخش جداییناپذیر نقش مدیریت هستند و عدم توجه به آنها منجر به شکست مجموعه میشود. اما در کنار این وظایف اصلی، برخی راهکارهای جانبی هم وجود دارد که هر چند متفاوت از وظایف 6 گانه مدیر است، اما میتواند نقش موثری در اجرای صحیح این وظیفه خطیر داشته باشد. این راهکارها را در ادامه توضیح میدهیم.
راهکارهایی برای تبدیل شدن به یک مدیر موفق
یک مدیر موفق کسی است که در کنار عمل به وظایف مدیریتی خود، به کمک برخی از راهکارها به بهبود روحیه کارمندان نیز کمک کند.
در مقاله راهنمای کامل تبدیل شدن به مدیر موفق، به صورت مفصل نکات آموزشی لازم را ارائه دادهایم.
به صورت خلاصه، برای تبدیل شدن به یک مدیر خوب و موفق باید راهکارهای زیر را دنبال کنید.
مدیریت زمان
یک مدیر موفق برآورد دقیقی از زمان لازم برای انجام کارهای تقسیم شده دارد و زمان مناسبی را برای آن تخصیص میدهد. به این ترتیب همه اعضا نیز در زمان مقرر تمامی مسئولیتها را به انجام میرسانند و از استرس و فشار کاری آنها کاهش مییابد. بنابراین میتوان گفت مدیریت صحیح زمان یکی از خصیصههای مدیران موفق است.
ایجاد انگیزه در کارمندان
کارمندان بیانگیزه وحشتناکترین کابوسی است که یک سازمان میتواند به خود ببیند. از این رو یکی از وظایف مدیر موفق این است که همواره انگیزه کافی برای عمل به مسئولیتها را در کارمندان خود ایجاد کند و کمک کند تا کارمندان رضایت شغلی بیشتری داشته باشند. به عنوان مثال، یکی از بهترین راهکارهای ایجاد انگیزه در کارمندان تخصیص پاداش به آنها است.
به منظور کسب اطلاعات بیشتر، مقاله آموزشی انگیزش کارمندان را مطالعه کنید.
تقویت مهارت
فردی که به عنوان مدیر یک مجموعه انتخاب میشود. باید درک صحیحی از مهارتها و علاقهمندی کارمندانش داشته باشد و سعی کند به روشهای مختلف به تقویت این مهارتها بپردازد. ارائهی آموزشهای بروز به کارمندان یکی از مهمترین وظایف مدیر در یک سازمان امروزی است.
سخن پایانی
اهمیت مدیریت در یک مجموعه یا سازمان بر کسی پوشیده نیست. انتظار میرود عمل به وظایف مدیریتی و پیروی از یکسری اصول در راستای رسیدن به اهداف سازمان در اولویت کاری مدیران قرار گیرد. در کنار وظایف مدیر، برخی از راهکارهای دیگر نیز وجود دارند که میتوانند برای تبدیل شدن به یک مدیر موفق به شما کمک کنند. در بخش قبل به برخی از نکات اشاره شد.
