تفکر ناب چیست و چه اصولی دارد؟
عرصه کنونی کسب و کار، تصویری جدید از سازمان ارائه میکند. با این نگرش جدید، سازمان مجموعهای از فرآیندهایی است که هدف آنها ایجاد ارزش برای مشتری است و مستلزم ایجاد ارزش برای مشتری، آفرینش ارزش در خود سازمان است. برنامه سازمانی که میخواهد رویکرد فوق را دنبال کند در وهله اول ورود به حوزه سیگماها است. در مرحله بعد طی مراحل بهبود تا رسیدن به سطح ششسیگما (Six Sigma) یعنی 3.4 خطا در یک میلیون فرصت میباشد. مفهوم بنیادی تفکر ناب، در ریشهکن کردن اتلاف و آفرینش ارزش در سازمان نهفته است.
تفکر ناب نگرشی است برای افزایش بهرهوری و ارزشآفرینی مستمر و حداقل کردن هزینهها و اتلافات. به این ترتیب میتوان دروازه ورود به سرزمین سیگماها را رفع عیوب، اتلافات و خطاهای مشهود از طریق روشهای سریع، نظیر مفاهیم و تکنیکهای تفکر ناب (Lean Thinking) دانست. چرا که برای افزایش نرخ سیگما نیاز است افزایش نمایی در کاهش عیوب و اتلافات بوجود آید.
5 اصل تفکر ناب
تفکر ناب را میتوان در پنج اصل خلاصه نمود. با درک دقیق این اصول و سپس با تلاش برای گره زدن آنها به یکدیگر، میتوان ضمن بکارگیری کامل شیوهها و فنون ناب به راهکاری پایدار در نابسازی سازمان و فرآیندهای آن دست یافت. این پنج اصل عبارتند از:
- تعیین دقیق ارزش هر محصول معین (Value)
- شناسایی جریان ارزش محصول (Value Stream)
- ایجاد حرکت بدون وقفه در این ارزش (Flow)
- امکان دادن به مشتری تا بتواند این ارزش را از تولید کننده بیرون بکشد. (Pull)
- تعقیب کمال (Perfection)
اصل اول) تعیین ارزش (Value)
نقطه شروع اساسی تفکر ناب، ارزش است. این تنها مصرف کننده نهایی است که میتواند ارزش را تعریف کند. ارزش، تنها هنگامی دارای معنا و مفهوم است که در چهارچوب یک محصول معین بیان شود. محصولی که نیازهای مصرفکننده خود را با قیمتی معین و در زمانی معین برآورده سازد. توجه داشته باشیم که این تولیدکننده است که ارزش را می آفریند. در این اصل دو موضوع باید مورد توجه قرار گیرد:
اصل اول:
یکی محصولات معینی است که تولیدکننده منتظر است تا مصرفکنندگان معینی، در ازای قیمت معینی آنها را خریداری کنند تا سبب چرخش کسب و کار شرکت باشد و دیگری نحوه اصلاح عملیات تولید و کیفیت تحویل این محصولات است به گونهای که بطور پیوسته از هزینههای اصلی آنها کاسته شود. از این رو، تفکر ناب باید با تلاشی آگاهانه آغاز شود برای تعریف دقیق ارزش در چهارچوب محصولاتی معین که واجد قابلیتهای معینی هستند و در ازای بهایی معین ارائه می شوند که حاصل برقراری گفتگو با مشتریان معین است.
بنگاههای اقتصادی ناب پیوسته باید همراه با گروههای محصول خود، به بازنگری مستمر ارزش بپردازند و همواره از خود بپرسند که آیا بهترین تعریف را برای آن یافتهاند؟ ضرورت بسیار دارد که تولیدکنندگان به تعریف مجدد ارزش بپردازند. چرا که این امر کلید دستیابی به خریداران بیشتر است و توانایی یافتن خریداران بیشتر و فروش سریعتر، اهمیت بسیاری برای موفقیت در تفکر ناب دارد. سازمانهای ناب در این صورت، خواهند توانست مقادیر قابل توجهی از منابع و ذخایر خود را آزاد کنند.
اصل دوم:
عنصر نهایی در تعریف ارزش، هزینه هدف است. وقتی محصول تعریف میشود، مهمترین وظیفه در امر تعیین ارزش، آن است که بر اساس مقدار منابع و نیروی مورد نیاز برای ساخت محصولی که واجد مشخصات و قابلیتهای معینی است هزینه هدف تعیین شود. به شرط آنکه اتلاف (Muda) مشهود و موجود در فرآیند حذف شده باشد.
بنگاههای اقتصادی ناب مجموعه قیمتها و مشخصههایی را که توسط شرکتهای معمول و متعارف به خریداران پیشنهاد میشود، بررسی میکنند و سپس میپرسند از طریق کاربرد شیوههای ناب، چه مقدار از هزینهها قابل کاهش است و آنها در واقع میپرسند که هزینه بدون مودای (Muda Free Cost) این محصول، وقتی که گامهای غیرضروری حذف شوند و ارزش به حرکت درآید، چقدر خواهد بود؟ چنین هزینه هدفی بطور قطع، بسیار پایینتر از هزینههایی است که رقبا متحمل میشوند.
تعیین درست ارزش، نخستین گام در راستای تفکر ناب است و راهی که به تهیه کالا یا خدمات اشتباه میانجامد همانا اتلاف (Muda) است.
اصل دوم) شناسایی جریان ارزش (Value Stream)
جریان ارزش مجموعهای است از کلیه اعمال ضروری برای یک محصول معین. این موضوع شامل همه فرآیندهای تولید محصولات و خدمات یعنی از انگاره تا ورود محصول و خدمات به بازار را دربرمیگیرد. شناسایی کل جریان ارزش برای هر محصول معین و گاهی برای خانواده هر محصول گام بعدی تفکر ناب است. به این طریق وجود حجم بسیار زیاد اتلاف (Muda) در سازمان برملا میگردد.
نقشه جریان ارزش همه اعمال لازم برای طراحی، سفارش و ساخت یک محصول معین را شناسایی میکند. تجزیه و تحلیل جریان ارزش، نشان میدهد که در طول جریان ارزش سه نوع فعالیت صورت میگیرد:
- فعالیتهایی که معلوم میشود آشکارا ارزشآفرینند.
- فعالیتهایی که معلوم میشود ارزشآفرین نیستند ولی به دلیل دانش فنی موجود و داراییهای تولیدی، اجتنابناپذیرند. (مودای نوع اول)
- فعالیتهای اضافی بسیاری که معلوم میشود هیچ ارزشی نمیآفرینند و بیدرنگ قابل حذف هستند. (مودای نوع دوم)
توجه داشته باشیم پس از تفکیک فعالیتهای سازمان به سه دسته فوق، موداهای نوع دوم بیدرنگ میتوانند حذف شوند و راه برای رفتن به سوی رفع فعالیتهای باقیماندهای (مودای نوع اول) که ارزشآفرین نیستند هموار خواهد شد.
اصل سوم) ایجاد حرکت بدون وقفه در این ارزش (Flow)
هنگامی که ارزش بطور دقیق تعیین میشود و بنگاه اقتصادی ناب جریان ارزش یک محصول معین را نقشهبرداری کرده و گامهای پُر اتلاف حذف میشوند، آنگاه نوبت گام بعدی تفکر ناب فرا میرسد که همانا به حرکت درآوردن گامهای ارزشآفرین است. حرکت (Flow) عبارت است از انجام وظایف بطور پیش رونده در طول جریان ارزش به گونهای که یک محصول بدون توقف، بدون ضایعات و بدون پسروی، از طراحی به بازار، از سفارش به تحویل و از مواد خام به دست خریدار برسد.
برای دستیابی به این منظور، وقتی ارزش تعریف شد و کل جریان ارزش مشخص شد، سه گام وجود دارد:
گام اول:
نخستین گام، توجه بر یک هدف واقعی است. یعنی تمرکز بر یک طرح معین، یک سفارش معین، خود محصول و پیش چشم داشتن آن از آغاز تا پایان.
گام دوم:
گام دوم نادیده گرفتن مرزهای سنتی مشاغل، مسیرهای شغلی، کارکردها و شرکتهاست تا بنگاه اقتصادی ناب شکل گیرد. پدیدهای که میتواند همه موانع موجود بر سر راه حرکت پیوسته محصول معین را از میان بردارد.
گام سوم:
سومین گام، بازاندیشی وظایف معین و ابزارآلات است. به این منظور که هرگونه پسروی و وقفه از بین برود و طراحی، سفارش و تولید یک محصول معین بتواند پیوسته پیش برود.
بطور خلاصه شیوه به حرکت درآوردن ارزش عبارتند از:
- عطف توجه به یک هدف واقعی، یعنی تمرکز بر یک طرح معین یا یک سفارش معین و یا خود محصول و تحتنظر گرفتن آن از آغاز تا پایان.
- نادیده گرفتن مرزهای سنتی مشاغل، مسیرهای شغلی، کارکردها و سازمانها تا یک سازمان ناب پدید آید.
- بازاندیشی وظایف کاری به این منظور که موداها (Muda) حذف شوند. این سه مرحله باید همزمان انجام شوند. این اصل تمامی ساختارها یا فعالیتهایی که موجب مودا (Muda) در جریان تولید میشوند و زمان انتظار ساخت را افزایش میدهند، شناسایی و حذف میکند.
اصل چهارم) ایجاد سیستم کششی (Pull)
امکان دادن به مشتری تا بتواند این ارزش را از تولیدکننده بیرون بکشد. بیرون کشیدن (Pull) به معنای آن است که هیچ شرکتی در بالای جریان، کالا یا خدماتی را تولید نکند مگر آنکه مشتری پایین جریان، آن را خواسته باشد. بهترین راه برای درک منطق بیرون کشیدن آن است که ابتدا به سراغ یک مشتری واقعی برویم که یک محصول واقعی میخواهد. سپس به عقب بازگردیم و همه گامهایی که باید برداشته شود تا محصول مورد نظر به دست مشتری برسد را مورد بررسی قرار دهیم. این سیستم در تقابل با بیرون راندن (Push) قرار میگیرد.
اصل بیرون کشیدن قوانین و قواعد مربوط به برنامهریزی و کنترل موجودی مواد و محصولات (کامل و یا نیمهساخته)، همچنین نحوه تغذیه خطوط تولید و نحوه ارتباط کارخانه مادر با تامین کنندگان (Supplier) را دگرگون خواهد نمود. بکارگیری تکنیک تولید به موقع (JIT) راهگشای کار سازمانها در امکان دادن به مشتری است تا بتواند این ارزش را از تولید کننده بیرون بکشد.
اصل پنجم) تعقیب کمال (Perfection)
هنگامیکه سازمانها به تعیین درست ارزش، شناسایی کل جریان ارزش، ایجاد گامهای ارزشآفرین برای ایجاد حرکت پیوسته محصولات معین دست مییابند و اجازه میدهند تا مشتری ارزش را از بنگاه اقتصادی بیرون کشد زمان پرداختن به اصل پنجم تفکر ناب، یعنی تعقیب کمال است. کمال عبارت است از بین بردن کامل مودا (Muda) به گونهای که همه فعالیتهایی که طی جریان ارزش انجام میگیرند، ارزشآفرین باشند.
بسترسازی و توسعه فرهنگ سازمانی با مفاهیم تفکر ناب سازمانها جهت تبدیل شدن به بنگاه اقتصادی ناب، باید بسترهای مناسب را جهت نهادینه شدن تفکر ناب در کلیه سطوح مهیا نمایند. نهادینه شدن این تفکر ارتباط تنگاتنگی با نوع نگرش و ارزشهای حاکم بر سازمان و کارکنان آن دارد.
فرهنگ ناب اندیشیدن
ناب اندیشیدن باید در سازمان به یک فرهنگ تبدیل شود و بدانیم هر قدر التزام و تعهد افراد به ارزشهای اساسی و محوری سازمان (نظیر ناب اندیشیدن) بیشتر باشد و اعضای بیشتری به این ارزش معتقد باشند آن فرهنگ و ارزش قویتر است و تاثیر بیشتری بر رفتار اعضای سازمان دارد. در یک فرهنگ قوی توافق بیشتری درباره رسالت سازمان وجود دارد و وحدت هدف موجب همبستگی، وفاداری، تعهد سازمانی و کاهش ترک خدمت میشود. در یک فرهنگ قوی، مدیریت برای هدایت رفتار کارکنان نیاز کمتری به قوانین و رویههای رسمی دارد. چرا که وقتی کارکنان فرهنگ سازمان را بپذیرند راهنماهای رفتار، درونی میشود. از طرفی برای آنکه افراد سازمان ارزشهای فرهنگ را بپذیرند باید آنها را بشناسند.
بنابراین اولین اقدام عملی جهت بسترسازی برای نهادینه شدن تفکر ناب در یک سازمان، آموزش این مفاهیم به کارکنان آن سازمان است و رسیدن به این باور که: «ما باید رفتارمان را تغییر دهیم و برای تغییر رفتار ما باید تفکرمان را تغییر دهیم. چون همه چیز برخاسته از اندیشه آدمیان است نه تکنولوژی و دانش. انسان در شیوه نوین تولید در مرکز سیستم جای میگیرد و به آن روح و معنا میبخشد.»
