همه آنچه باید درباره مدیریت سازمان بدانید
یک سازمان معمول، از افرادی با باورها، پیشینه‌های فرهنگی، مدارج تحصیلی و سطح تجارب متفاوت تشکیل می‌شود. نکته جالب و البته چالش‌برانگیز ماجرا این است که با وجود ظرفیت‌های فردی مختلف، این اشخاص باید با یکدیگر همکاری داشته باشند و سازمان را در راستای نیل به اهداف تعیین شده سوق دهند. اینجاست که پای مدیریت سازمان به میان می‌آید.
کارمندان همانند نوازندگان کنسرت هستند که باید در قالب تیمی واحد، با یکدیگر همکاری نمایند و آهنگ‌های اهداف مختلف سازمان را به صدا درآورند و دقیقاً همین‌جاست که نقش پُراهمیت مدیریت سازمان یا همان رهبری ارکستر، خودش را نشان می‌دهد. این مقاله چراغ راهی است تا با مفهوم، الزامات و ویژگی‌های مدیریت سازمان هرچه بیشتر و بهتر آشنا شویم.
مفهوم مدیریت سازمان
مدیریت سازمان که از آن با عبارت مدیریت کسبوکار یا مدیریت شرکت نیز یاد می‌شود، شامل تمام کارهایی است که مدیر یا فرد عالی‌رتبه باید به انجام برساند تا جاده حرکت شرکت را هموارتر سازد. یکی از وظایف شخصی که مدیریت سازمان را به عهده دارد، عبارت است از فراهم کردن محیط کاری توان‌افزا. بطوریکه کارمندان بتوانند با قرار گرفتن در آن، وظایف خود را در پُربازده‌ترین نحو ممکن به انجام برسانند. وظیفه دیگر مدیریت سازمان را نیز می‌توان بدین شرح توصیف کرد: «استفاده بهینه از منابع در دسترس.» این مهم از طریق برنامه‌ریزی و کنترل صحیح محیط‌کاری امکان‌پذیر می‌شود.
بُن و پایه تمرکز هر سازمان، در دستیابی به اهداف تعریف می‌گردد. تقویت پایگاه مشتری، افزایش خوشنامی برند کسبوکار و بدست آوردن منابع مالی قابل توجه، نمونه‌هایی از اهدافی هستند که سازمان‌ها برای خود تعریف می‌کنند. با این حال، سود اصلی‌ترین دلیل تشکیل هر سازمان به شمار می‌رود و اگر کسب‌وکاری از سودآوری لازم برخودار نباشد، برای ادامه حیات خود با چالش روبرو خواهد شد.
این مدیریت سازمان است که با برنامه‌ریزی، سازماندهی، رهبری و کنترل سرمایه‌های در دسترس، در پایان هر روز کاری شرکت را یک قدم به سمت اهداف تعیین شده نزدیک‌تر می‌سازد. بنابراین مدیران باید قابلیت حل مسئله داشته باشند و از توانمندی‌های لازم برای تصمیم‌گیری، بهره کافی را برده باشند.
مقوله مدیریت سازمان یک حوزه بین رشته‌ای است و کسی که این وظیفه را به عهده می‌گیرد، باید به متدهای مدیریت استراتژیک، مدیریت کیفیت و روش‌های ارتقای بازدهی اشراف داشته باشد.
در یک تعریف جامع و مختصر، می‌توان گفت که مهارت‌های زیر، نمونه‌هایی از قابلیت‌هایی هستند که یک مدیر سازمان باید از آن‌ها مطلع باشد:
- مدیریت عملکرد شرکتی یا همان CPM
- قانون‌گذاری شرکتی
- مدیریت استراتژیک
- مدیریت عملکرد
- مدیریت زمان
چرا مدیریت سازمان نقشی حیاتی در بقای موسسات ایفا می‌کند؟
مدیریت سازمان، اگر به درستی برنامه‌ریزی و اجرا شود، برای کسبوکار سودآوری قابل توجهی به ارمغان خواهد آورد.
1) فراهم کردن تصویر شفاف از اهداف هر بخش
مدیریت سازمان نقش‌ها را به صورت دقیق تفکیک می‌کند. در نتیجه هر دپارتمان دیدگاه بهتری در مورد وظایف و منابع مورد نیاز پیدا می‌کند. با اجرای این اقدام، چشم‌انداز اهداف تعیین شده هر بخش نیز به شکلی شفاف معین می‌گردد.
2) پیاده‌سازی موثر پلن کسبوکار در جهت رسیدن به اهداف
مدیریت سازمان با ایجاد رودمپ، به مدیران کمک می‌کند تا با اقدامات لازم برای رسیدن به اهداف آشنایی پیدا کنند و در مقابل مشکلاتی که بازدهی داخلی و خارجی شرکت را تحلیل می‌برد، واکنش سریعی داشته باشند.
3) ایجاد ضرب‌آهنگ یکنواخت بین بخش‌های مختلف سازمان
هرچه ساختار سازمانی از ثبات و هماهنگی بیشتری برخوردار باشد، مدیران اجرایی به شکل بهتری می‌توانند امور جاری بخش مربوط به خود را به پیش ببرند. در چنین شرایطی کارکنان نیز درک بهتری از وظایف و مسئولیت‌های خود خواهند داشت. در نتیجه لزومی نخواهد داشت که در کار خود تعلل ورزند و زمان زیادی را برای شنیدن دستورالعمل مدیران منتظر بمانند.
مدیر کارآمد، به اشتراک‌گذاری اطلاعات و برقراری ارتباط را تسهیل می‌کند. دستاورد چنین امری کاهش تناقض در هر بخش و همچنین کل سازمان خواهد بود.
4) توانمندسازی کارکنان برای تحویل پروژه‌ها در ضرب‌العجل تعیین شده
اگر مدیریت سازمان به شکلی کارآمد اجرا شود، محیط کاری مطلوبی ایجاد می‌شود و کارمندان با اطمینان خاطر می‌توانند تسک‌های محوله را در چارچوب زمانی مشخص شده به پایان برسانند. در چنین محیطی کارمندان به موارد و منابع مورد نیاز خود دسترسی خواهند داشت و اگر هم چنین منابعی در دسترس نباشند، کارمند می‌داند که برای تامین آن‌ها باید به چه کسی مراجعه نماید. پس زمان و نیروی کارمندان با انجام وظایف فرعی هدر نخواهد رفت و تمام فکر و ذکر آن‌ها به انجام وظایف تخصیص خواهد یافت.
5) برقراری اتمسفر مثبت و صلح‌آمیز
هیچ کارمندی در جایی که درگیری دائمی وجود داشته باشد، دوام نخواهد آورد. درگیری و نزاع نه تنها دستاوردی ندارد، بلکه نرخ رشد را به سمت منفی محور میل می‌دهد. مدیریت موثر سازمان، زمینه را برای تبیین دستورالعمل‌های صحیح فراهم می‌کند و بین عناصر مختلف سازمان ارتباط متقابلی را ایجاد می‌کند. عناصر مختلف سازمان همان افراد، تکنولوژی، فرآیندها و استراتژی‌ها هستند. هدف از این ارتباط متقابل، ایجاد اتمسفری پویا برای همکاری بخش‌های مختلف در راستای تحقق اهداف تعیین شده سازمانی هستند.
وظایف مدیر سازمان
1) برنامه‌ریزی
- ایجاد یک پلن کسب‌وکاری کارآمد. به منظور اجتناب از سردرگمی در آینده، نیاز است که در مورد اسلوب عملکردی تصمیم‌گیری صحیحی انجام بگیرد.
- برنامه‌ریزی دقیق در مورد نحوه انجام کارها.
2) سازماندهی
- سازماندهی مدبرانه منابع در راستای به ماکزیمم رساندن کارآیی کارمندان
- اختصاص بودجه ماهیانه برای ایجاد یک جریان نقدی یکنواخت
3) استخدام نیرو و رسیدگی به کارمندان
- اگر مدیریت ضعیف عمل کند، حاصلی جز مجموعه‌ای از کارمندان ناراضی عاید سازمان نخواهد شد. چنین کارمندانی هم برای خودشان مشکل ایجاد خواهند کرد و هم سازمان را دچار آسیب خواهند نمود.
- جذب و استخدام استعدادهای تازه‌نفس و کارآ برای سازمان.
4) رهبری
- مدیران و افراد عالی‌رتبه باید اهداف دقیقی را برای اعضای تیم تعیین کنند و این اهداف را به شکلی واضح و شفاف به آن‌ها توضیح دهند.
- یک رهبر باید اطمینان حاصل کند که تمامی اعضای تیمش در اتحاد با یکدیگر به سمت مقاصد مشترکی به پیش می‌روند. اوست که باید تصمیم بگیرد در هر موقعیتی باید چه واکنشی نشان داد.
5) کنترل
- مدیران سازمان باید از آنچه در اطرافشان می‌گذرد آگاهی داشته باشند.
- مدیریت سازمان اگر بخواهد کارآمد ظاهر شود، باید سلسله مراتب را به خوبی تعریف کند.
- روسای بخش گزارش‌دهی باید نوع عملکرد و میزان پیشرفت زیردستانشان را مورد ارزیابی قرار داده و در صورت لزوم، آن‌ها را راهنمایی نمایند.
6) مدیریت زمان
- مدیریت زمان به کارکنان کمک می‌کند تا در زمان صحیح، اقدامات مناسب را انجام دهند.
- مدیریت صحیح زمان، همواره در طولانی‌مدت به نفع کسب و کار تمام می‌شود.
7) انگیزش
- انگیزه‌دهی به شکل چشمگیری می‌تواند ارتباط و اتحاد کارکنان را تقویت کند.
- اگر از کارکنان بابت تلاش‌های خوب قدردانی شود و برای آن‌ها برنامه‌های تشویقی در نظر گرفته شود، انگیزه آن‌ها چندین برابر افزایش می‌یابد. در نتیجه آن‌ها با جان و دل، زمان بیشتری را به انجام وظایف شغلی خود می‌پردازند.
درست مانند یک ارکستر که با هدف نواختن چند آهنگ مشخص روی صحنه حاضر می‌شود، هر سازمان نیز اهداف مخصوص به خودش را دارد. ولی در غیاب مدیریت مناسب و عدم اجرای صحیح پلن کسبوکار، هیچ یک از این اهداف تحقق نخواهند یافت. مدیریت سازمان، در نقش رهبر ارکستر، برای ایجاد هماهنگی بین تمامی انواع تشکیلات کسب و کاری، نقشی حیاتی ایفا می‌کند. وظیفه مدیریت سازمان است که نقشه راه کسبوکار را تعیین کند و با تبدیل شدن به چراغ راه روسای میانی و کارمندان، آن‌ها را جهت‌دهی کند تا بهترین خود را عرضه کنند.
