اهمیت ارزشیابی شایستگی عملکرد کارکنان چیست؟
نیروی انسانی مهم ترین سرمایه سازمان های امروزی در محیط های رقابتی، متمایز و توام با تغییرپذیری است که با تکیه بر آن و هدایت او امکان ترکیب صحیح و مناسب سایر منابع تولید و خدمت مانند مواد اولیه، ماشین آلات، ابزار، سرمایه، انرژی و اطلاعات پدید آمده و منجر به داشتن عملکرد کاری رضایت بخش می شود، نیروی انسانی برای انجام مطلوب و موثر وظایف خود نیازمند به آگاه بودن از شرح وظایف، مسئولیت ها، دانش، نگرش ها، استانداردها، مهارت های کاری و انتظارات سازمانی است.
ارزشیابی شایستگی عملکرد کارکنان از مهم ترین و حساس ترین وظایف سرپرستان در واحدهای تحت نظارت است، چرا که میزان موفقیت واحدهای سازمانی در رسیدن به هدف ها ارتباط مستقیم و تنگاتنگ با نحوه عملکرد نیروی انسانی دارد. ارزشیابی شایستگی کارکنان و بررسی عملکرد آنان فرآیندی رسمی در سازمان است که از طریق آن هر یک از کارکنان مورد سنجش و ارزشیابی دقیق قرار می گیرند، تا چگونگی عملکرد آنها، استعدادها و توانمندی ها، و زمینه های رشد آنان بررسی و مشخص شود. ارزشیابی شایستگی کارکنان عبارت است از «فرآیند تعیین میزان لیاقت و توانایی کارکنان، از لحاظ انجام دادن وظایف و قبول مسئولیت های مختلف در سازمان.»
در این مقاله شما می توانید با دلایل و نحوه ارزشیابی شایستگی عملکرد کارکنان آشنا شوید.
دلایل و اهداف ارزشیابی
راهبری ارزشیابی عملکرد یکی از مهم ترین وظایف سرپرستان است. اگر افراد بازتابی درباره عملکرد خود نداشته باشند، یادگیری یا بهبود رفتار به میزان کمی رخ می دهد. برای افزایش رفتار مثبت و حذف رفتارهای نامناسب، ضروری و بسیار مهم است که کارکنان از اثربخشی نحوه انجام وظایف و مسئولیت های خود در انطباق با انتظارات سازمانی اطلاعات صحیحی در اختیار داشته باشند.
اصل بنیادی برای استفاده از ارزشیابی عملکرد به حداکثر رسانیدن کارآیی کارکنان یا سرمایه های سازمان، از طریق شناسایی و سرمایه گذاری بر توانایی های آنان است.
توانایی بکارگیری ارزشیابی برای برانگیختن کارکنان یکی از مهارت های کلیدی سرپرستان است. در صورت تمایل کارکنان به استفاده از نقاط قوت، دستیابی به تمام توانایی های بالقوه و مشارکت حداکثر در سازمان به عنوان مبنایی برای پیشرفت آینده، ارائه بازخورد منظم، سازنده و مفید در مورد عملکرد حیاتی است. سه دلیل عمده برای ارزشیابی عملکرد کارکنان وجود دارد:
1) تشویق عملکرد خود و اصلاح عملکرد غیر استاندارد
افرادی که خوب کار می کنند، توقع پاداش دارند حتی اگر یک تشکر باشد. افرادی که بد کار می کنند، مطمئناً مورد سوال و بازخواست و تذکر، جریمه واقع می شوند، این گونه افراد باید به خاطر داشته باشند در صورتی که عملکرد غیر استاندارد آنها ادامه یابد، منجر به تعلیق و اخراج آنها می شود.
2) ارضای حس کنجکاوی کارکنان برای اطلاع از چگونگی عملکرد خود
این انگیزه اساسی در طبیعت هر یک از ما است که می خواهیم بدانیم چقدر برای سازمانی که در آن کار می کنیم، مفید هستیم. یک کارمند ممکن است علاقه ای به مورد قضاوت قرار گرفتن نداشته باشد، اما نیاز به آگاهی در او بسیار نیرومند است.
3) بنا نهادن پایه ای قوی برای قضاوت های آینده در مورد خط مشی کارکنان
اگر کارکنان از پیش نسبت به احتمالات موجود آگاه باشند، می توانند با مسائلی نظیر افزایش حقوق، ترفیع، انتقال و یا انفصال از خدمت متعادل تر برخورد کنند.
بنابراین هدف عمده ارزشیابی عملکرد شناسایی میزان اثربخشی و کارآمدی کارکنان سازمان، شناسایی استعدادهای فردی و رشد شخصیت آنان، اقدامات پرسنلی مانند کارمندیابی، انتخاب و انتصاب، طبقه بندی عادلانه کارکنان، ارائه اطلاعات دقیق تر و موثق تر درباره عملکرد شغلی و تعیین موقعیت کارکنان، نقاط قوت و ضعف، بهبود اثربخشی عملکرد کارکنان، شناسایی نیازمندی به آموزش، تشویق و تنبیه و در نهایت برنامه ریزی و رشد منابع انسانی در راستای عرضه و ارتقاء کیفی و کمی تولید محصول و ارائه خدمات در سازمان است.
ارزشیابی کارکنان به طرز صحیح و توام با حسن نیت و بر مبنای شیوه های علمی نه تنها کارکنان را راضی نگاه خواهد داشت که سرپرستان و روسا و مدیران سازمان را به وضع کارکنان و نحوه فعالیت آنها آشنا کرده و در نتیجه باعث ایجاد یک محیط کاری مطلوب و مناسب و با حسن تفاهم برای کارکنان، سرپرستان و مدیران می شود.
ارزشیابی کارکنان باید بطور سیستماتیک در دوره های زمانی معین انجام شود. بیشتر سازمان ها ارزشیابی سالانه و شش ماه یکبار را برای کارکنان با تجربه خود کافی می دانند. در مورد کارکنان تازه استخدام در یک سال یا دو سال اول خدمت بهتر آن است هر سه ماه یکبار ارزشیابی به عمل آمده و بوسیله سرپرست مستقیم افراد صورت گیرد و بعد از آن مدیر بالاتر نتیجه را ببیند. نتایج ارزشیابی کارکنان باید محرمانه تلقی شود بدین معنا که فقط افراد ذیربط و در صورت لزوم مقامات مافوق وی می توانند از مضمون آن آگاهی یابند.
به منظور آگاهی از دلایل و اهداف ارزشیابی بهتر آن است که به نگرش، نظرات و دیدگاه های کارکنان و سازمان توجه شود. از نظر کارکنان، هدف از ارزشیابی چهار چیز است:
- به من بگو چه کاری انجام دهم.
- به من بگو چگونه آن کار را انجام داده ام.
- به من کمک کن عملکردم را بهبود بخشم.
- به من به خاطر انجام درست کارم پاداش دهید.
از دیدگاه سازمانی یکی از مهم ترین دلایل داشتن نظام ارزشیابی، تثبیت و حفظ اصل مسئولیت پذیری و پاسخگویی در سازمان است. برخی از صاحب نظران مدیریت همچون ریموند استون اهداف ارزشیابی عملکرد را شامل موارد زیر می دانند:
- تشخیص تمایزات
- توسعه منابع انسانی
- بازخورد دادن
- پاداش دهی
فرآیند ارزشیابی عملکرد کارکنان
کوشش کنید قبل از اقدام به ارزشیابی جلسه ارزشیابی را با یک جمله برانگیزاننده قوی و یک سوال آسان برای آشنا کردن تدریجی ارزشیابی شونده با جلسه و آرام شدن او شروع کنید. بعد باید در مورد هدف ارزشیابی با او به توافق برسید و رئوس کلی دامنه شمول آن را مطرح کنید. گفتن این نکته را به ارزشیابی شونده مد نظر داشته باشید که پیشرفت راجع به هر هدف را بطور جداگانه مرور خواهید کرد. نخست ارائه فرصتی به ارزشیابی شونده برای بیان عقیده با طرح سوالی نظیر «به نظر شما عملکردتان چگونه به این مرحله رسیده است؟» نشانه بروید.
اجرای ارزشیابی عملکرد کارکنان به منظور توسعه و رشد نیروی کار در راستای ارزش بخشی به منابع انسانی طی فرآیند 4 مرحله ای شامل استانداردسازی، مربی گری، سنجش و ارائه بازخورد به شرح زیر صورت می گیرد.
1) استانداردسازی
در مرحله اول ارزیابی کننده یا سرپرست و فردی که قرار است مورد ارزشیابی قرار گیرد طی یک جلسه گفتگو و یا مصاحبه آغاز دوره ارزشیابی در مورد شرح وظایف، شغل، استانداردهای کاری، مقادیر کار، کیفیت کار، انتظارات و تمامی وظایفی که باید توسط فرد انجام شود به گفتگو می پردازند. بطوریکه طرفین از انتظارات و توقعات برابر با موازین سازمانی مطلع می گردند، موارد مورد انتقاد شناسایی و توافق اولیه انجام می شود.
2) مربی گری
در مرحله دوم در حین فرآیند انجام کار، تلاش و کوشش و نحوه انجام وظایف فرد یا افراد مورد بررسی قرار گرفته، نقاط قوت و ضعف در فرم های مربوطه مانند کارنامه عملکرد مستند و در جهت اصلاح و بهبود عملکرد به صورت گام به گام و مرحله ای، راهنمایی های لازم در دسترس کارکنان قرار داده می شود، سرپرستان در نقش مربی کارکنان را برای انجام صحیح فعالیت ها مستقیماً سرپرستی می کنند.
3) سنجش
در مرحله سوم سرپرستان با توجه به جلسات تبادل نظر اولیه و بررسی های مستمر و راهنمایی هایی که در حین انجام کار در مرحله دوم صورت داده اند، عملکرد کارکنان را بر اساس معیارهای تعیین شده و استانداردهای کاری برابر با ضوابط سازمانی تفهیم شده مورد مقایسه قرار می دهند. کیفیت عملکردی کارکنان بدون پیش داوری مورد قضاوت و تحلیل واقع می شود.
4) بازخورد
در مرحله چهارم سرپرستان با توجه به اهداف بنیادی رشد و توسعه منابع انسانی در یک محیط دوستانه اقدام به تبادل نظر با کارکنان به صورت انفرادی می نمایند.
شاخص های مورد ارزیابی
صرف نظر از شیوه ارزیابی، عوامل و مشخصاتی که بطور متداول ملاک میزان شایستگی کارکنان قرار می گیرد تا حدودی شناخته شده و عبارتند از:
- نوآوری، ابتکار، خلاقیت و تغییرپذیری
- پشتکار و حس همکاری در به نتیجه رساندن کارها
- میزان بازدهی، بهره وری و داشتن سرعت عمل
- کیفیت و درجه دقت در کار برابر با استانداردهای توافق شده
- برقراری ارتباطات رضایت بخش مبتنی بر حقوق مشتری
- افزایش دانش و مهارت شغلی و قدرت استفاده از اطلاعات فنی
- انعطاف پذیری و قابلیت انجام کارهای مختلف و انطباق با شرایط مختلف محیط
- توانایی برنامه ریزی و انجام کارها در حدود مقررات و امکانات
- انتقادپذیری و توانایی پذیرش افکار و عقاید دیگران
- از همه بالاتر و ارزنده تر دارا بودن شخصیت اخلاقی، متقی بودن که در داشتن وجدان کار و صحت عمل خلاصه می شود.
منابع
مقاله علمی و آموزشی «اهمیت ارزشیابی شایستگی عملکرد کارکنان چیست؟»، نتیجه ی تحقیق و پژوهش، گردآوری و نگارش هیئت تحریریه علمی پورتال یو سی (شما می توانید) می باشد. در این راستا مقاله دکتر علیرضا شریفی، به عنوان منبع اصلی مورد استفاده قرار گرفته است.
