چرا برخی افراد بیشتر از بقیه بازدهی دارند؟

حتماً تاکنون به افرادی برخورده اید که با وجود همه مشکلات همیشه به موقع کارهایشان را انجام می دهند. محققان موسسه فناوری ماساچوست (MIT) برای پاسخ به این سوال که چرا برخی افراد بیشتر از بقیه بازدهی دارند، 20 هزار مدیر در شش قاره را مورد بررسی قرار دادند.

رابرت پوزن (Robert Pozen) استاد ارشد دانشکده مدیریت دانشگاه MIT و کوین داونی (Kevin Downey) در این تحقیق از ابزار تحقیقاتی ارزیابی بهره وری پوزن که شامل 21 سوال در هفت زمینه برنامه ریزی جدول زمانی، ایجاد روتین های روزانه، مدیریت پیام ها، کارآمد بودن، ارتقای مهارت های ارتباطی، برگزاری جلسات موثر و انتقال وظایف به دیگران است، استفاده کردند.

در این مقاله شما می توانید با این مهارت ها و عادات آشنا شوید.

محققان پس از تصفیه داده ها، مجموعه کاملی از پاسخ های 19,957 پاسخ دهنده را بدست آوردند. تقریباً نیمی از آنها از آمریکای شمالی، 21 درصد از اروپا و 19 درصد از آسیا بودند. 10 درصد باقی مانده را ساکنان استرالیا، آمریکا جنوبی و آفریقا تشکیل می دادند.

عادات مردمان بهره ور

این پژوهشگران موفق به شناسایی گروهی از افراد با بیشترین میزان بازدهی شده و دریافتند افرادی که بالاترین امتیاز را در این پرسش ها بدست آورده بودند، عاداتی به شرح زیر داشتند:

آنها کارهای خود را بر اساس اولویت ها برنامه ریزی کرده و سپس بر اساس یک هدف قطعی عمل می کردند. آنها روش های موثری برای مدیریت حجم بالایی از اطلاعات و وظایف ایجاد می کردند. این افراد نیازهای همکاران خود را درک کرده، جلسات کوتاه تری برگزار می کردند و ارتباطات بازده و خط سیرهای واضح تری داشتند.

این نتایج همچنین وقتی با اطلاعات جمعیت شناسی گروه شرکت کنندگان در این تحقیق مورد بررسی قرار گرفت، جالب بود. از لحاظ جغرافیایی، میانگین امتیاز بهره وری شرکت کنندگان آمریکای شمالی با وجود اینکه ساعات کار طولانی تری داشتند، در حد متوسط قرار داشت. در حقیقت امتیاز آمریکای شمالی بطور چشمگیری پایین تر از میانگین امتیاز بهره وری شرکت کنندگان اروپایی، آسیایی و استرالیایی بود.

سن و بازدهی

سن و ارشدیت نیز ارتباط زیادی با بازدهی شخصی داشت؛ مدیران مسن تر و ارشد از امتیاز بیشتری نسبت به همتایان جوان تر و تازه کارتر خود برخوردار بودند. عادات این مدیران مسن تر شامل ایجاد روتین هایی برای فعالیت های کم ارزش تر، مدیریت سیل زیاد پیام ها، برگزاری جلسات موثر و انتقال وظایف به دیگران بود.

از سوی دیگر، اگرچه امتیاز کلی بهره وری بین زنان و مردان شرکت کننده در این بررسی تقریباً مساوی بود، اما تفاوت های جالب توجهی در شکل مدیریت زنان و مردان در میزان بهره وری وجود داشت. برای مثال باید به امتیاز بالاتر زنان در برگزاری جلسات موثر اشاره کرد که مدت زمانی آنها کمتر از 90 دقیقه بود و در مرحله بعدی با یک توافق به پایان می رسید. در مقایسه، مردان موفقیت بیشتری در مدیریت حجم بالای پیام ها داشتند؛ آنها دفعات کمتری به بررسی ایمیل های خود پرداخته و سریع تر از کنار پیام های کم ارزش می گذاشتند.

مدیریت حجم بالای پیام های روزانه

واضح است که توانایی مدیریت ایمیل ها یکی از مهم ترین اصول بهره وری است و بسیاری از افراد قادر به ساماندهی سیل عظیم پیام های خود نیستند. پوزن می گوید: «بسیاری از ما درگیر مسائل کوچکی مانند پیام ها و ایمیل ها هستیم که بسیار وقت گیر هستند. باید هر یکی، دو ساعت یکبار با توجه به فرستنده و موضوع به بررسی ایمیل ها پرداخته و تنها به 50 تا 80 درصد آنها توجه کرد، زیرا بسیاری از مطالب ارزش خواندن ندارند.» وی همچنین بر پاسخگویی سریع به پیام های مهم و به تعویق نینداختن آنها با نشان کردنشان تاکید دارد.

از دیگر نکات مهم به عقیده پوزن، نشان کردن قراردادهای مهم و استفاده زیاد از فیلترهای ایمیل است. به گفته وی، اگرچه مدیریت پیام های دریافتی یک مهارت مهم است، اما باید در کنار آن به سایر عادت های کلی نگر مانند تعیین اولویت های بالاتر برای بهره وری بیشتر توجه کرد. مشخص نکردن اهداف شخصی یا کاری که باید مورد پیگیری قرار بگیرند، باعث می شود زمان کافی به کارهایی که در حقیقت از اهداف اصلی پشتیبانی می کنند، اختصاص نیابد.

نکات بیشتر برای افزایش بهره وری

اگر به دنبال بهره وری بیشتر در کارتان هستید، تلاش کنید عادات اشاره شده در نتایج بررسی پوزن را که بسیاری از مدیران خلاق دارای آنها هستند، بدست بیاورید:

• روی هدف های اصلی خود تمرکز کنید: هر شب برنامه روز بعد خود را با تاکید بر اولویت های اصلی تان مرور کنید. پیش از شروع در مورد هدف خود برای خواندن مطالب طولانی تصمیم بگیرید.
• کارهای بیش از حدتان را مدیریت کنید: 50 تا 80 درصد ایمیل های خود را با توجه به فرستنده و موضوع آن رد کنید. پروژه های بزرگ را به گام های کوچکتر تقسیم کرده و از گام اول شروع کنید.
• از همکاران خود پشتیبانی کنید: زمان جلسات را به 90 دقیقه یا کمتر محدود کنید و هر جلسه را با تعریف واضحی از گام های بعدی به پایان ببرید. در مورد معیارهای موفقیت با تیم خود به توافق برسید.

منابع

مقاله علمی و آموزشی «چرا برخی افراد بیشتر از بقیه بازدهی دارند؟»، نتیجه ی تحقیق و پژوهش، گردآوری و نگارش هیئت تحریریه علمی پورتال یو سی (شما می توانید) می باشد. در این راستا مقالات MIT و Harvard Business Publishing ترجمه سما سالاری از مجله دانشمند، به عنوان منبع اصلی مورد استفاده قرار گرفته است.