7 راه برای افزایش بهره وری جلسات کاری
زمان برای همه ما موضوع بسیار ارزشمندی است و اصلاً دوست نداریم که در جلسات بی ثمر هدر برود. فعالین حوزه کسب و کار ساعات زیادی را در جلسات صرف می کنند که نتیجه مشخص و ملموسی ندارد که یکی از مهم ترین تبعات چنین جلساتی خستگی و سرخوردگی است.
به عنوان یک رهبر یا مدیر، می توانید برای کارکنان خود روشن کنید که زمان برای شما ارزش زیادی دارد و باید برای جلسات خود برنامه ریزی و ساختار مشخصی داشته باشند.
در این مقاله شما می توانید با 7 گامی آشنا شوید که می توانند جلسات کاریتان را پُربارتر کنند.
1) قصد و هدف جلسه را مشخص کنید.
برگزاری یک جلسه کاری بدون داشتن یک هدف مشخص مانند حرکت دادن قایق بدون پارو است. در این حالت، قایق در هر جهتی غوطه ور می شود و احتمال رسیدن آن به مقصد کم است. رهبرانی که اقدام به برگزاری یک جلسه می کنند باید مشخص کنند که چرا چنین جلسه ای باید برگزار شود و چه نتیجه ای باید حاصل شود. اگر جلسه هدفی داشته باشد که برای تمامی شرکت کنندگان مشخص و قابل درک باشد، حفظ تمرکز آنها در طول جلسه آسانتر خواهد بود.
2) شرکت کنندگان را مشخص کنید.
تعیین کنید که چه کسانی باید در جلسه شرکت کنند. نقشی را که هر کدام از شرکت کنندگان باید در جلسه ایفا کنند را صراحتاً بیان کنید. زمانی که از فردی برای شرکت در جلسه دعوت می کنید تا حد امکان نقشی را که از وی انتظار دارید و نیز مدت زمان جلسه را برای او روشن کنید. به این ترتیب، آنها می توانند زمان مناسبی از برنامه روزانه را به جلسه اختصاص بدهند.
3) صورتجلسه را تعیین کنید.
صورتجلسه باید شامل اهداف جلسه، شرکت کنندگان، موضوعات مورد بررسی و زمان اختصاص یافته برای آن باشد. روی موضوعاتی که فهرست کرده اید، متمرکز شوید. از شرکت کنندگان بخواهید اطلاعات و پیشنهادات معناداری ارائه کنند که به راهکارهای عملی بینجامد. به عبارت دیگر، از آنها بخواهید که بدون ایفای نقش و سهمی معین جلسه را ترک نکنند.
4) زمانی را برای آماده سازی کنار بگذارید.
به خاطر داشته باشید که برخی از شرکت کنندگان ممکن است برای نظم بخشیدن به افکار و ایده های خود پیش از جلسه به زمان نیاز داشته باشند. این امر بخصوص در مورد افرادی که سبک فکری درون گرا دارند، اهمیت دارد. در غیر این صورت، جلسه در انحصار افراد برون گرا در خواهد آمد. همچنین، ممکن است بخواهید پیش از جلسه تکالیفی را برای هر کدام از آنها مشخص کنید. به این ترتیب افراد با آمادگی بیشتری وارد جلسه می شوند و حصول نتیجه مورد نظر تسهیل خواهد شد.
5) ملزومات تشکیل جلسه را پیش بینی کنید.
راه دیگری که می توانید نشان دهید برای زمان شرکت کنندگان ارزش قائل هستید، این است که در مورد تجهیزات لازم برای تشکیل جلسه، پذیرایی و برگه ها پیش بینی های لازم را انجام دهید. جلسه باید در زمان تعیین شده آغاز شود، بدون آنکه زمانی صرف اموری از این دست شود. در مورد مشکلات فنی هم باید فکر کنید و در صورت بروز چنین مواردی باید برنامه جایگزین داشته باشید.
6) یک بازه زمانی مشخص کنید.
یک جلسه بهره ور و اثربخش در زمان مشخصی شروع و در زمان معینی پایان می یابد. علاوه بر این، باید زمانی را هم برای بحث و گفتگو میان افراد اختصاص بدهید. همچنین، صورتجلسه فشرده و شلوغی را برای جلسه تنظیم نکنید؛ زیرا افراد را مجبور می کند که به سرعت و شتاب زده در مورد موضوعات اظهارنظر کنند. مهم تر از همه اینکه جلسه را در زمان تعیین شده در صورتجلسه به پایان برسانید. در صورت لزوم به مباحث خاتمه دهید و برای جلسه دیگری برنامه ریزی کنید.
7) گام های بعدی را مشخص کنید.
پس از پایان جلسه اقدامات بعدی مربوط به هر کدام از مفاد جلسه را تعیین کنید. جزئیات مربوط به جلسه همچون وظایف مربوط به شرکت کنندگان، نتایج جلسه و نحوه تحقق آنها را برای تک تک آنها به موقع ارسال کنید. از آنجایی که جلسات غالباً در مورد نحوه انجام پروژه بوسیله گروه است، همیشه اقدامات بیشتری وجود دارد که باید پس از جلسه دنبال شود.
منابع
مقاله علمی و آموزشی «7 راه برای افزایش بهره وری جلسات کاری»، نتیجه ی تحقیق و پژوهش، گردآوری، ترجمه و نگارش هیئت تحریریه علمی پورتال یو سی (شما می توانید) می باشد.
