تفکر سیستمی در سازمان و نحوه پیادهسازی آن
پزشکان میدانند که سیستمهای موجود در بدن انسان، نسبت به هم وابستگی متقابل دارند. به عنوان مثال، سیستم تنفسی از تعدادی از بخشهای مختلف ساخته شده است و زمانی که یک بیمار در نفس کشیدن دچار مشکل میشود، کل سیستم باید معاینه شود تا ریشه مشکل شناسایی شود.
به شکلی مشابه، کشاورزان نیز بنا به تجربه، دریافتهاند که با یک سیستم روبرو هستند و در زمین کشاورزی، چرخهای و الگویی طبیعی از علت و معلولها حاکم است. از این رو، هر سالی که محصولشان از مقدار مورد انتظار کمتر باشد، کشاورزان مینشینند و روابط و نتایجی که به این کاهش انجامیده را مورد بررسی قرار میدهند.
متدهای کوددهی، روشهای کنترل آفات، شیوه آبیاری، بالا یا پایین بودن بیشازحد درجه حرارت و تاثیرات بلندمدت مواد مغذی خاک، از جمله عواملی هستند که میتوانند روی حجم و کیفیت محصول نهایی اثر داشته باشند.
هم پزشکان و هم کشاورزان، خودشان را با همبستگیهای متقابل تمامی فاکتورهایی که در نتیجه نهایی موثر هستند، هماهنگ کردهاند. آنها میدانند که حتی یک تغییر کوچک در یکی از این فاکتورها، میتواند نتیجه نهایی را دستخوش تغییر کند.
سازمانها نیز درست مثل بدن انسان و محصولات کشاورزی، از مجموعهای از بخشهایی تشکیل شدهاند که به هم وابسته و متصل هستند و در کنار هم، کل سیستم را میسازند.
سازمانها سیستمهای زندهای هستند که به بازخورد خوداصلاحی متکی هستند. در رویکرد سیستمی، سازمان، یک سیستم کامل در نظر گرفته میشود که حتی کوچکترین فعالیت، اقدام و تغییر در یک بخش، میتواند روی کل بخش تاثیر بگذارد و در نهایت، کل سیستم را متاثر کند.
رهبران موفق، درست مثل کشاورزان و پزشکان موفق، کسانی هستند که چشمانداز کلی سازمان را میبینند و روندها و الگوهای زیربنایی را زیر ذرهبین قرار میدهند.
برای کسب اطلاعات بیشتر، مقاله مدیریت سازمان را مطالعه کنید.
رسیدن به این آگاهی، کار آسانی نیست و همیشه اینگونه نیست که یک مدیر بتواند بهراحتی الگوهای سازمان را شناسایی کرده و زیر ذرهبین قرار بدهد. اینجاست که پای تفکر سیستمی در سازمان به میان میآید.
تعریف سیستم چیست؟
در یک بیان عمومی، سیستم یک ساختار سازماندهیشده و هدفمند است که از عناصری متصل و وابسته به یکدیگر تشکیل شده است. این عناصر برای اینکه بتوانند موجودیت سیستم را حفظ کرده و به اهداف سیستم جامه عمل بپوشانند، به شکلی مستقیم یا غیرمستقیم بر یکدیگر تاثیر میگذارند.
آنچه در تمامی سیستمها مشترک است:
- همگی ورودی، خروجی و مکانیزم بازخورد دارند.
- با وجود تغییر محیط خارجی، حالت پایدار داخلی خودشان را حفظ میکنند.
- دارای مرز هستند و این مرزها را اکثر اوقات، ناظران سیستم تعیین میکنند.
- معمولاً برای سیستمها میتوان هدف تعیین کرد.
- در یک دستهبندی کلی، تمام سیستمها را میتوان به دو دسته باز و بسته تقسیم کرد.
تعریف تفکر سیستمی به زبان ساده
تفکر سیستمی یک رویکرد ساختاریافته است که تاکید دارد قبل از تعیین و اجرای راهکار، باید مشکلات را کامل و دقیق، مورد بررسی قرار داد.
پیتر سنگه (Peter Senge) یک دانشمند مهم در حوزه تفکر سیستمی است و کتابی با عنوان پنجمین فرمان را در همین حوزه به چاپ رسانده است. طبقه گفته او، تفکر سیستمی یکی از پنج دستورالعملی است که یک سازمان یادگیرنده باید از آن پیروی کند.
تفکر سیستمی:
- روی کل سازمان تمرکز دارد.
- به جای توجه به تکتک اعضا، روی تعامل بین اعضا تمرکز میکند.
- تاثیری که سیستم روی سیستمهای دیگر دارد را مورد بررسی قرار میدهد.
- به جای توجه به رویدادهای جداگانه، طرحهای تکرارشونده را ارزیابی میکند.
- تغییرات زمانی را در نظر میگیرد.
- نحوه تاثیر بازخورد بر اعضا را شناسایی میکند.
برای کسب اطلاعات بیشتر، مقاله سیستم سازی کسب و کار را مطالعه کنید.
چند نکته:
تفکر سیستمی، تغییر پایدار از طریق یک فرآیند پیوسته را بهتر از واکنشهای ناگهانی میداند که مشکل را به صورت موقتی حل میکنند.
با پیادهسازی تفکر سیستمی در سازمان، میتوان ابزار، مدل و شیوه بیانی به وجود آورد که سازمانها به کمک آنها بتوانند پیچیدگیها را مورد بررسی قرار دهند. اثرات متقابل بین نیروها را شناسایی کنند. الگوهای رفتاری را در طول زمان مشاهده کنند و راهکارهایی موثر تبیین کنند.
تفکر سیستمی، به عنوان رویکردی موثر شناخته میشود که به سازمانها کمک میکند از ارتباط متقابل بین سیستمها اطلاع پیدا کنند و راهکاری توسعه بدهند که کارآمد، طولانیمدت و پایدار باشد.
مثال تفکر سیستمی در سازمان
فرض کنید یک فروشگاه اینترنتی هستید و یک کمپین تبلیغاتی را کلید زدهاید. میدانید که به لطف تلاشهای چشمگیر تیم بازاریابی، تعداد بسیار بالایی از مخاطب هدف پیام تبلیغاتی شما را دریافت خواهند کرد و نسبت به خرید محصولات شما علاقه نشان خواهند داد. بنابراین، موجودی کالاهایتان را افزایش داده و خودتان را برای یک فروش بزرگ آماده کردهاید. اما بعد از پایان دوره کمپین، مشاهده میکنید که رقم فروش، نصف عددی است که پیشبینی کرده بودید!
در بررسی دلایل این ناکامی، به عوامل محدودکنندهای میرسید که جلوی فروش شما را گرفتهاند. برای مثال، ممکن است سایت اینترنتی شما قابلیت میزبانی از حجم بالای بازدیدکننده را نداشته باشد و به صورت دورهای از دسترس خارج شده باشد. شاید تعداد کارمندان بخش پشتیبانی فروش شما به اندازهای نبوده که بتوانند به تمامی پرسشهای مشتریان، پاسخ مناسب بدهند. یا شاید سایت شما رابط کاربری خوبی نداشته و مخاطبان با ورود به سایت، سردرگم شده و آن را ترک کردهاند.
ریشه تمام این مشکلها، در عدم توانایی تفکر سیستمی نهفته است. در واقع شما مدیر گرامی، توجه نداشتهاید که سازمان شما، به شکل یک سیستم واحد کار میکند و بین فعالیت تمام بخشها، ارتباط برقرار است. به همین دلیل، گرفتار سیلوی سازمانی شدهاید و نتوانستهاید بین تیم بازاریابی، تیم فروش و پشتیبانی سایت، پل بزنید.
تاریخچه تفکر سیستمی
مفهوم «تفکر سیستمی» در سال 1956 و همزمان با بنیانگذاری Systems Dynamic Group متولد شد. نهاد مذکور توسط پروفسور جی دابلیو. فورستر و در مدرسه مدیریت اسلون امآیتی راهاندازی شد. در این نهاد، از شبیهسازیهای کامپیوتری و نمودارها و دیاگرامهای مختلف برای توضیح و پیشبینی رفتار سیستم استفاده میشود.
نقش تفکر سیستمی در سازمان
طی چند سال گذشته، نقش برخی چالشها و معضلات در کسبوکارها پُررنگتر شده است. همین چالشها باعث شدهاند سازمانها دستشان را به سمت تفکر سیستمی دراز کرده و از آن کمک بخواهند.
به عنوان نمونههایی از مزایایی که تفکر سیستمی میتواند برای سازمان داشته باشد، میتوانیم به موارد زیر اشاره کنیم.
1) شکست را به ابزاری کارآمد تبدیل میکند.
وقتی تفکر سیستمی داشته باشیم، میدانیم که اگر شکست بخوریم، این سازمان نیست که شکست خورده، بلکه سیستم حاکم بر سازمان است که به شکل موقت، کارکرد خودش را از دست داده است.
به عنوان یک مدیر یا صاحب کسبوکار، طبیعتاً هدف نهایی شما این است که یک سازمان موفق داشته باشید. شکستها، درسهای خوبی به شما یاد میدهند که باعث میشود در آینده، تصمیمگیریهای صحیحتری انجام بدهید. پس میتوانید از آنها به عنوان پلی برای پیروزی استفاده کنید.
2) سازمان را بهینهسازی میکند.
شما چگونه میخواهید یک شرکت موفق را راهاندازی کنید؟ از چه طریقی میخواهید فرآیندهای کاری کارمندان را بهبود ببخشید؟ با چه روشی میخواهید در میدان رقابت، از رقیبانتان جلو بزنید؟
اگر ندانید که کارمندان شما چه تعاملی با یکدیگر دارند و سیستم کسبوکار شما چگونه کار میکند، هیچوقت نخواهید توانست فرآیندهای کاریتان را بهینه کنید.
یک نمونه از نقش تفکر سیستمی در سازمان این است که به شما کمک میکند تا گامهای غیرضروری را حذف کرده و کسبوکارتان را از مسیرهایی کوتاه و موثر، به سمت موفقیت پیش ببرید. در نتیجه، در هزینههای مالی کسبوکارتان صرفهجویی میشود.
3) یک چشمانداز سهبعدی از سازمان ارائه میدهد.
کسی که در یک بخش مشخص از سازمان کار میکند، معمولاً از نگاه خودش برای مشکلات راهحل میدهد. برای مثال ممکن است یک نجار، برای حل مشکل به دنبال میخ برود، ولی یک حسابدار، برای حل همان مشکل، از ماشین حساب کمک بگیرد. برای شمایی که سمت مدیریت یک کسبوکار را به عهده دارید، جایز نیست که به هنگام حلوفصل مشکلات، یک افق دید کوتاه و محدود داشته باشید.
شما باید بتوانید یک گام به عقب بردارید، چشمانداز سهبعدی کل اکوسیستم را مشاهده کنید و درکی فرارشتهای از سیستم داشته باشید. داشتن دیدگاه جامع، کمک میکند تا موتور خلاقیت شما روشن شود. راههای جدیدی برای دستیابی به اهداف سازمانی پیدا کنید و مشکل را از ریشه و برای همیشه درمان کنید.
4) تعاملات بین اعضا را شناسایی میکند.
اگر به بعضی از محیطهای کاری بروید، مشاهده میکنید که فضای آنها طوری طراحی شده که کارکنان بخشهای مختلف، مدام با هم برخورد داشته باشند و با هم تعامل برقرار کنند. هدف طراحان این محیطهای کاری، آن بوده که ارتباطات بین حوزههای مختلف کسبوکار را بالا ببرند. در نتیجه، کارمندان درک بهتری از حوزههای کاری بخشهای دیگر پیدا میکنند و در صورت بروز مشکل، تنها با عینک خودشان به قضیه نگاه نمیکنند.
هرچه تفکر سیستمی بیشتر در سازمان حکمفرما شود، هم کارمندان و هم مدیر، بهتر می توانند درک کنند که بین همه بخشها و همه افراد، یک وابستگی دینامیک برقرار است. نتیجه رسیدن به چنین درکی، چیزی نیست جز افزایش خلاقیت و بهرهوری.
برای کسب اطلاعات بیشتر، مقاله چارت سازمانی را مطالعه کنید.
5) فرهنگ دوست داشتن مشکلات را در سازمان نهادینه میکند.
اکثر قریب به اتفاق مواقع، مدیران به سختی تلاش میکنند تا از بروز مشکل جلوگیری به عمل بیاورند. درست است که چالشها و مشکلات کار تیمی باید به حداقل مقدار ممکن برسد، ولی بعضی از مشکلات ارزشش را دارند که وقت بیشتری بگذارید و آنها را به شکلی جزئیتر مورد ارزیابی قرار بدهید. حل یک مشکل پیچیده، میتواند یک موهبت باشد. رویکرد شما برای مدیریت کسبوکار را بهبود ببخشد یا حتی به یک دیدگاه شما به زندگی را تغییر دهد.
با داشتن تفکر سیستمی، میتوانید به جای فرار کردن از مشکلات پیچیده، آنها را به چشم یک فرصت نگاه کنید. این مشکلات، جرقههایی هستند که میتوانند چراغ نوآوری و خلاقیت را در ذهن شما روشن کنند. با اجرای تفکر سیستمی در سازمان، هم مدیر و هم کارمندان به افرادی تبدیل میشوند که از رویارویی با مشکلات نمیترسند. بلکه فعالانه به دنبال حل ریشهای مشکل هستند.
ابزارهای لازم برای پیادهسازی تفکر سیستمی در سازمان
برای پیادهسازی تفکر سیستمی در سازمان، به مجموعهای از ابزارهای تخصصی نیاز است که ساختار و رفتار سیستم را به شکل گرافیکی به تصویر بکشد. اعضای سازمان را به یک درک جمعی از مشکلات برساند و یک رویکرد مشارکتی برای حل مسئله ایجاد کند. تعدادی از ابزارهای معروفی که در این نوع از تجزیهوتحلیل به کار گرفته میشوند، میتوانیم به دیاگرام حلقه علیت، کهنالگوهای سیستم، نمودار شبیهساز پرواز مدیریت، نمودار رفتار بر حسب زمان و مدل شبیهسازی اشاره کنیم.
طراحی دیاگرامها و جمعآوری اطلاعات از طریق این ابزارها، کمک میکند تا تمرکز صحبتها، به سمت دادهها و فرضیههای علمی برود و نقش نظرات و گمانهزنیهای شخصی در حل مشکل، کمرنگتر شود. در نتیجه، افراد از لاک دفاعیشان بیرون میآیند و ایدههای جدید فرصت ظهور و بروز پیدا میکنند.
چگونه فرآیند پیادهسازی تفکر سیستمی در سازمان را تسهیل کنیم؟
همانگونه که در بخش قبلی اشاره کردیم، پیادهسازی تفکر سیستمی در سازمان، کمک میکند تا به جای پرداختن به علائم و نشانههای مشکل، یکراست به سمت اساس مشکل برویم و آن را برای همیشه حل کنیم.
کارهایی که برای سادهسازی فرآیند پیادهسازی تفکر سیستمی در سازمان باید انجام بدهیم، به شرح زیر هستند:
1) یک دیدگاه، ماموریت و هدف کلی تعیین کنید.
در تفکر سیستمی، کل سازمان به شکل یک سیستم کلی در نظر گرفته میشود. در این نگاه، مهم است که استراتژیها و برنامههای تمام اعضای سیستم هماهنگ و در یک راستا باشند. به عنوان گام اول برای حرکت به سمت تفکر سیستمی، باید سیلوها و تفکر سیلومحور را تماماً از سازمانتان حذف کنید و این باور را در اعضا و کارمندان به وجود بیاورید که همگی آنها جزو یک تیم هستند، نه مجموعهای از تیمهای جداگانه.
2) تمرین کنید و حوصله به خرج بدهید.
پیادهسازی تفکر سیستمی در سازمان، مستلزم این است که تحول بزرگی در نوع تفکر مدیریت و اعضای سیستم ایجاد شود. ابزارهای جدیدی در سازمان مورد استفاده قرار بگیرند که برای همه ناآشنا هستند و لغات جدیدی وارد واژهنامه سازمان شوند که تاکنون هیچگاه مورد استفاده قرار نگرفته بودند. این تغییرات آسان نیستند. ممکن است شما از مزایای تفکر سیستمی آگاهی داشته باشید، ولی با دیدن فراز و نشیبهایی که در مسیر حرکت به سمت این نوع از تفکر وجود دارد، قید آن را بزنید.
برای سادهسازی مرحله گذار به سمت تفکر سیستمی، باید اصول تفکر سیستمی را به تمامی اعضای سازمان آموزش بدهید و نحوه استفاده از ابزارهای آن را تمرین کنید. هر فردی که بخواهد مهارت جدیدی یاد بگیرد، با مطالعه، تمرین عملی و استفاده مداوم، میتواند عملکرد خودش را روز به روز بهبود ببخشد.
تفکر سیستمی یک مسیر کاملاً جدید برای بررسی مسائل است و در مسیر پیادهسازی آن ممکن است نقصهایی پیش بیاید و اشتباهاتی اتفاق بیفتد. ذینفعان سازمان در مقابل این خطاها باید صبر و حوصله به خرج بدهند و راه را برای سازمان هموار کنند.
3) تواناییتان را در مدیریت تیمهای چند کارکردی افزایش بدهید.
قابلیت شنیدن نظرات مختلف، بردباری در برابر به چالش کشیده شدن فرضیات و تشویق کردن همه اعضای تیم برای شرکت در بحثها، جزو کلیدیترین توانایی مدیریتی هستند که میتوانند موفقیت تفکر سیستمی را تضمین کنند.
فراهم کردن شرایط برای انجام مباحثههای قدرتمند و روان در بین ذینفعان مختلف، نه تنها یک علم است، بلکه بهخودیخودش یک هنر هم به شمار میرود. رهبران سازمان باید زمینه را مهیا کنند تا همه صداها شنیده شوند، تمام دیدگاهها مورد آزمایش قرار بگیرند و تمامی حوزههای مختلف مورد مطالعه قرار بگیرند. با انجام این کار، هیچ جنبهای از مشکل مورد غفلت قرار نخواهد گرفت.
برای کسب اطلاعات بیشتر، مقاله مدیر موفق را مطالعه کنید.
4) فرهنگ صداقت و آزاداندیشی را در سازمان برقرار کنید.
برای پیادهسازی تفکر سیستمی، سازمانها باید توانایی این را داشته باشند که گفتگوها را صادقانه پیش ببرند. دیدگاهها باید در کمال صراحت به اشتراک گذاشته شوند و جنبههای فکری تمامی افراد باید شنیده شده و درک شوند. سرعت مکالمات نیز باید پایین بیاید تا فرصت کافی برای آزمایش کردن و به چالش کشیدن فرضیات و باورها فراهم شود.
آن صحبت و ریسک واضحی که در ذهن همه چرخ میزند، ولی تمامی کارکنان از به زبان آوردن آن امتناع میکنند، باید گفته شود و مورد بحث قرار بگیرد.
تنها با در پیش گرفتن چنین فرهنگی است که میتوان تغییراتی عمیق را در مقیاس بالا اجرایی کرد.
سخن پایانی
تفکر سیستمی بیش از آنکه مجموعهای از ابزارها و متدهای مختلف باشد؛ یک فلسفه زیرساختی است. در دنیای امروز، پیچیدگیهای معضلات سازمانی رو به افزایش گذاشتهاند. برای حلوفصل این معضلات، لازم است که یک تغییر پارادایم در نحوه رویکرد ما به حل مسئله، ایدهپردازی و تصمیمگیری انجام بگیرد.
در نهایت ماجرا، سازمانهایی که تفکر سیستمی را به خدمت گرفته باشند، تصمیمهای باکیفیتتری خواهند گرفت و موفقیتهای بزرگتری را جشن خواهد گرفت.
