مزایای استفاده از نرم افزار BPMS در سازمان‌ها
تا به حال به این فکر کرده‌اید که چه عواملی موجب می‌شود یک سازمان بزرگ بتواند در سرعت و دقت بالا، صدها پرونده و درخواست را مدیریت کند؟ پاسخ این است که استفاده از یک سامانه مدرن مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) باعث شده نظم پنهانی در کارها حکمفرما شود. در اینجا دیگر خبری از اتلاف وقت درگیر کردن نیروی انسانی برای پیگیری مراحل کاغذی یا ایمیلی نیست. با تعریف یک‌بار و دقیق مراحل کار در سیستم، فرآیندها به صورت خودکار پیش می‌روند و همه عملیات به چشم می‌آیند. به همین دلیل است که شرکت‌های پیشرو به ابزارهایی مثل نرم افزار BPMS رایورز رو آورده‌اند تا بتوانند فرایندهای درونی خود را بدون درنگ مدیریت کنند و حتی در شرایط پیچیده، هماهنگی واحدها را حفظ کنند.
مزایای استفاده از نرم‌افزار
به‌کارگیری یک سامانه BPMS در سازمان، مزایای چشمگیری به‌همراه دارد. اول از همه، اتوماسیون فرآیندها باعث می‌شود تا فعالیت‌های تکراری و زمان‌بر به صورت خودکار انجام شوند. کاهش خطاهای انسانی و صرفه‌جویی در وقت از نتایج مهم این اتوماسیون است. کارکنان دیگر مجبور نیستند به صورت دستی فرم‌ها را پیگیری کنند یا هربار دستورات مشابه را ثبت کنند؛ بلکه نرم افزار BPMS جریان کار را هدایت می‌کند و تمامی بازیگران را مطلع می‌سازد. این رویکرد خودکار، کیفیت کار را بهبود می‌بخشد و بهره‌وری سازمان را به شدت ارتقا می‌دهد.
علاوه بر آن، سامانه مدیریت فرآیند شفافیت کارها را در همه سطوح بالا می‌برد. هر مدیر یا ذی‌نفع می‌تواند از طریق داشبوردها وضعیت جریان کارها را به‌صورت لحظه‌ای ببیند، داده‌ها را تحلیل کند و پیشرفت پروژه‌ها را رصد کند. این شفافیت اطلاعاتی به تصمیم‌گیری‌های هوشمند و به موقع کمک می‌کند. فرض کنید یک پروژه فروش بزرگ در جریان است؛ با استفاده از BPMS، می‌توان به سرعت گلوگاه‌ها را شناسایی و در صورت لزوم فرآیند را اصلاح کرد. در نتیجه رضایت مشتری افزایش یافته و خدمات سازمان نیز باکیفیت‌تر ارائه می‌شود.
از سوی دیگر، سامانه‌های BPMS ارتباط و همکاری بین واحدهای مختلف یک سازمان را تقویت می‌کنند. این ابزارها به گونه‌ای طراحی شده‌اند که قادرند با سایر نرم‌افزارهای سازمان (مانند ERP یا CRM) یکپارچه شوند و یک بانک اطلاعاتی مشترک فراهم آورند. به این ترتیب، همه بخش‌ها با یک زبان مشترک کار می‌کنند و نیاز به دوباره‌کاری یا وارد کردن مکرر اطلاعات از بین می‌رود. به‌عنوان مثال، وقتی واحد فروش سفارش جدید را وارد می‌کند، اطلاعات به‌طور خودکار به واحد انبار و مالی ارجاع می‌شود و نیازی به تماس یا ارسال ایمیل مجزا نیست. همین یکپارچگی موجب کاهش چشمگیر هزینه‌های عملیاتی می‌شود؛ چرا که نیاز به نیروی انسانی زیاد و فعالیت‌های زائد کاهش می‌یابد.
در نهایت، یک مزیت مهم BPMS انعطاف‌پذیری آن است. در دنیای کسب‌وکار امروز که نیازها به سرعت تغییر می‌کنند، توانایی تطبیق سریع فرآیندها ضروری است. با استفاده از نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار، تغییر در گردش‌کارها یا اضافه کردن مراحل جدید به راحتی قابل انجام است. سازمان می‌تواند در کمترین زمان ممکن خود را با شرایط جدید هماهنگ کند؛ بدون اینکه نیاز به بازنویسی گسترده یا تغییر در تمام سیستم‌های جداگانه باشد. این قابلیت باعث می‌شود شرکت‌ها همواره چابک بمانند و از رقیبان خود عقب نمانند.
ویژگی‌های کلیدی یک نرم‌افزار BPMS
یک نرم‌افزار مدیریت فرآیند کسب‌وکار موفق باید چند ویژگی کلیدی داشته باشد تا واقعاً بتواند به توسعه سازمان کمک کند. اول اینکه امکان طراحی گرافیکی فرآیندها را فراهم آورد؛ به این معنی که مدیران بتوانند نمودار گردش‌کار را با دراگ و دراپ طراحی کرده و ساختار وظایف را تعیین کنند. این قابلیت، درک فرآیندها را آسان می‌کند و اشتباهات را کاهش می‌دهد. دوم اینکه نرم‌افزار باید توانایی اتوماسیون وظایف را داشته باشد؛ یعنی هر مرحله از کار اگر قابل خودکارسازی باشد به طور خودکار انجام شود. این امر به کاهش وابستگی به نیروی انسانی و جلوگیری از تأخیرهای بی‌مورد کمک می‌کند.
از دیگر ویژگی‌های مهم می‌توان به مدیریت کارها و وظایف اشاره کرد. در BPMS، هر فرد وظیفه مشخصی در هر فرآیند دارد و می‌تواند در هر لحظه روند پیشرفت کار خود را مشاهده کند. این شفافیتِ وظایف، حس پاسخگویی را در تیم‌ها افزایش می‌دهد. همچنین امکان تخصیص هوشمند وظایف و پیگیری سریع ترخیص‌ها وجود دارد. یکی دیگر از عناصر کلیدی، امکان گزارش‌گیری و پایش لحظه‌ای است. سامانه BPMS گزارش‌های متنوعی بر اساس داده‌های واقعی فراهم می‌کند که مدیران را در تحلیل عملکرد و بهینه‌سازی مستمر یاری می‌دهد. برای مثال می‌توان زمان صرف‌شده در هر مرحله را مانیتور کرد و نقاط تنگنا را تشخیص داد.
همچنین یک نرم‌افزار BPMS استاندارد باید بتواند با سیستم‌های درون سازمانی دیگر همگام شود. به عبارت دیگر، یکپارچه‌سازی با نرم‌افزارهای ERP، CRM و دیگر سامانه‌ها به بهره‌برداری بهتر از داده‌ها کمک می‌کند. برای نمونه، نرم افزار BPMS رایورز به عنوان یکی از راهکارهای ایرانی در این حوزه، قابلیت اتصال به پایگاه داده‌های سازمان را دارد و امکاناتی مثل پشتیبانی از تقویم فارسی و زبان فارسی ارائه می‌دهد. این موارد برای بسیاری از سازمان‌های ایرانی که به دنبال بهترین نرم‌افزار BPMS ایرانی هستند جذاب است. در کل، داشتن یک رابط کاربری ساده و قابلیت توسعه‌پذیری (قابلیت افزودن ماژول جدید یا اصلاح موجود) نیز از فاکتورهای مهم بهترین BPMS است.
نحوه دریافت و نصب نرم‌افزار BPMS
برای استفاده از سامانه مدیریت فرآیند کسب‌وکار، اولین قدم تهیه نرم‌افزار مناسب است. بیشتر ارائه‌دهندگان BPMS در وب‌سایت خود نسخه‌های آزمایشی یا دموی رایگان را در اختیار کاربران قرار می‌دهند. به این ترتیب می‌توانید قبل از خرید، با دانلود نرم‌افزار BPMS و نصب نسخه آزمایشی آن، قابلیت‌های اصلی را بررسی کنید. معمولاً مراحل دانلود ساده است: وارد وب‌سایت شرکت مربوطه می‌شوید، فرم کوتاهی را پر کرده و نسخه دمو یا آموزشی برنامه را دریافت می‌کنید. پس از دانلود، راهنمای نصب شما را در تنظیمات اولیه و اتصال به دیتابیس راهنمایی می‌کند.
در مورد قیمت نرم‌افزار BPMS نیز باید گفت که هزینه نهایی به چند فاکتور بستگی دارد. پیچیدگی فرآیندهای سازمانی شما، تعداد کاربران همزمان، امکانات اضافی (مانند داشبوردهای ویژه یا گزارش‌های سفارشی) و سطح پشتیبانی فنی عواملی هستند که قیمت را تعیین می‌کنند. معمولاً نرم‌افزارهای بومی ایرانی با هزینه کمتری نسبت به نمونه‌های خارجی ارائه می‌شوند و پشتیبانی فارسی هم دارند. با این حال برخی شرکت‌ها تمایل دارند برای استفاده از قابلیت‌های پیشرفته‌تر یا ماژول‌های تخصصی، هزینه بیشتری بپردازند. در هر صورت، بهتر است پیش از انتخاب قطعی، لیست ویژگی‌های مورد نیاز و بودجه را تعیین کنید و با ارائه‌دهنده‌ها مشورت کنید.
جدول مقایسه مدیریت سنتی و اتوماسیون فرآیندها
برای تصویر بهتر تفاوت میان روش‌های سنتی و بهره‌گیری از سیستم‌های اتوماسیون، جدول زیر مقایسه‌ای از چند جنبه کلیدی ارائه می‌دهد:
| ویژگی | روش سنتی (بدون BPMS) | با استفاده از نرم‌افزار BPMS |
|---|---|---|
| سرعت انجام کارها | کند و با تأخیر زیاد | شتابان و به صورت خودکار |
| شفافیت اطلاعات | کم و پراکنده | نمایشی، قابل رصد و گزارش‌گیری |
| هماهنگی تیم‌ها | غالباً ضعیف، نیاز به ارتباط دستی | همگرا و تیمی، وظایف به صورت خودکار تخصیص می‌یابند |
| هزینه‌های عملیاتی | بالا (هزینه نیروی انسانی و زمان) | کاهش یافته (صرفه‌جویی در نیروی انسانی) |
| انعطاف‌پذیری در تغییرات | دشوار و زمان‌بر | آسان و بدون تغییر عمده در کل سیستم |
این جدول نشان می‌دهد که استفاده از یک سامانه BPMS به صورت قابل‌توجهی بهره‌وری را افزایش می‌دهد و فرآیندهای پیچیده را ساده‌تر و شفاف‌تر می‌کند.
منابع
گزارش خبری – تبلیغاتی «مزایای استفاده از نرم افزار BPMS در سازمان‌ها» با سفارش شرکت مهندسی نرم افزار رایورز تدوین و نگارش شده است. مسئولیت کامل محتوای آن با سفارش دهنده می‌باشد.
