به عنوان مدیر کسبوکار، چگونه میتوانید یک محیط کار حرفهای در سازمانتان ایجاد کنید؟
محیط کار حرفهای چه تعریفی دارد؟ مدیران چگونه میتوانند چنین محیطی را ایجاد کرده و آن را پرورش دهند؟
محیط کار حرفهای به نوعی از محیط کاری گفته میشود که در آن، کارمندان به شکلی کارآمد، محترمانه، معقول و مسئولیتپذیر، در تلاش برای رسیدن به یک هدف مشترک همکاری میکنند. کارمندانی که در یک محیط کار حرفهای کار میکنند، با افتخار میتوانند فرزندانشان را با خودشان به محیط کار ببرند و شغل خود را به آنها توضیح دهند.
کارمندان حرفهای ناسزا نمیگویند، غیبت نمیکنند، دروغ نمیگویند، از تقلب و فریبکاری فراری هستند و به راحتی خشمشان را کنترل میکنند. در یک تعریف کلی، کارمندانی که حرفهای باشند، این حرفهای بودن در ظاهر، اعمال و رفتارشان جلوهگر میشود.
کارمندان در محیط کار حرفهای احساس محترم بودن میکنند و میدانند که با آنها به شکلی منصفانه رفتار میشود، به همین دلیل با شور و شوق بالاتری کار میکنند و زودتر به موفقیت میرسند. در مقابل، کارمندانی که تصور کنند در یک محیط کاری بیقانون و عاری از نظم و نظارت کار میکنند، کارها را به تعویق میاندازند و بهرهوری پایینتری از خودشان نشان میدهند.
حال میرسیم به اصل ماجرا؛ یک مدیر چگونه میتواند محیط کاری حرفهای ایجاد کند و با گذشت زمان آن را پرورش دهد؟ راهکارهایی بسیاری برای این کار وجود دارد. راستش را بخواهید، در ایجاد محیط کاری حرفهای، همه چیز به رهبر تیم یا سازمان بستگی دارد.
اگر به این موضوع علاقمندید، مقاله مدیریت منابع انسانی، ضرورت انکار ناپذیر کسب و کارهای مدرن را نیز مطالعه کنید.
در ادامه، چند اقدام ثمربخش و عملی را معرفی میکنیم که امتحانشان را پس دادهاند و در ایجاد یک محیط کاری حرفهای، نقش کاتالیزور را دارند.
1) درست استخدام کنید.
در توضیحات مربوط به آگهی استخدام، به عنصر حرفهای بودن اشاره کنید. معیارهای گزینش نیرو را به مطالعه رزومه و بررسی مهارتهای فنی محدود نکنید. از روشهای انتخابی موثرتری استفاده کنید، مصاحبه رفتاری را در دستور کارتان قرار دهید و به شکلی عمیق، به بررسی میزان حرفهای بودن افراد متقاضی بپردازید.
به منظور کسب اطلاعات بیشتر به مقاله آشنایی با ظرافتهای گزینش نیرو مراجعه نمایید.
2) به یک الگو تبدیل شوید.
اشاره به عنصر حرفهای بودن در آگهی استخدام، در نبود مدیری که نمونه بارزی از یک انسان حرفهای باشد، هیچ ارزشی نخواهد داشت. یک مدیر که لباس نامناسب میپوشد، سخنان نابجا به زبان میآورد و درگیر شایعات و سخنچینیهای بیاساس میشود، بازتاب همین رفتار و حتی رفتارهای بدتر را در کارمندانشان مشاهده خواهد کرد.
در طرف مقابل، مدیری که متعهد است، اشتباهاتش را میپذیرد، کنترل خشمش را از دست نمیدهد و با رفتار صحیح، به سرمشقی برای بقیه تبدیل میشود، میتواند انتظار داشته باشد که همین بازخورد را از تیمش دریافت کند.
3) رفتارها و دستاوردها را شناسایی کنید و برای آنها پاداش در نظر بگیرید.
وقتی یک مدیر میگوید «من به روش انجام کارها اهمیتی نمیدهم و تنها نتیجه برایم اهمیت دارد»، جرقه رفتار غیرحرفهای در کارمند زده میشود. مدیران کارآمد تمام تلاش خود را به کار میگیرند تا مطمئن شوند که هیچکس پایش را از مرزهای اخلاقی فراتر نمیگذارد.
4) اگر رفتاری غیرحرفهای را در یک کارمند مشاهده کردید، از تادیب یا اخراج او ابایی نداشته باشید.
هیچ اقدامی قویتر از این نیست که فرهنگ «تاجگذاری و خلع مقام» را در سازمان نهادینهسازی کنید. کارمندان باید بدانند که در قبال رفتار صحیح، پاداش و قدردانی دریافت خواهند کرد و در برابر رفتار نادرست، مجازات خواهند شد. این امر بدین معناست: اگر یک کارمند میخواهد با در پیش گرفتن یک رفتار غیرحرفهای، به نتیجهای درخشان برسد، او را از این کار منع کنیم و اگر کارمندی ضمن رعایت اصول حرفهای، نتوانسته به دستاورد مطلوب دست پیدا کند، وی را تشویق کرده و به او پاداش بدهیم.
5) فیدبک بدهید و به کوچ تبدیل شوید.
کارمندان جدید، و مخصوصاً کارمندان جوانی که برای اولین بار وارد فضای کار میشوند، نیاز دارند که راهنمایی شوند. آنها را به کناری بکشید، به آنها فیدبک بدهید و به عنوان یک کوچ، به توسعه هرچه بیشتر آنها کمک کنید. همچنین از یک همکار باتجربه و دلسوز نیز میتوانید تقاضا کنید تا توصیههای سازنده خود را به آنها ارائه دهد.
اگر به این موضوع علاقمندید، مقاله کوچینگ چیست؟ به من ماهی نده، ماهیگیری را یادم بده! را نیز مطالعه کنید.
6) از آموزش کارمندان غافل نشوید.
برگزاری چند برنامه آموزشی در مورد اخلاق و مقابله با خشم، در بهبود رفتار کارمندان و ایجاد یک اتمسفر حرفهای در شرکت تاثیرگذار است. شما به عنوان یک مدیر، حتماً در این نوع از برنامهها شرکت کنید و ترتیبی اتخاذ کنید که تمامی کارمندان نیز از این آموزشها بهرهمند شوند.
توصیه میکنیم نیازهای آموزشی هر یک از کارمندان را تک به تک شناسایی کرده و در صورت لزوم، برای هریک از آنها برنامه آموزشی ترتیب دهید. مهارتهای ارتباطی، مواجهه با تعارض و مدیریت خشم، نمونههایی از این برنامههای آموزشی هستند. البته شایان ذکر است در کنار دورههای آموزشی توسعه فردی، از برگزاری کارگاهها و کلاسهای آموزش مهارتهای تخصصی شغلی نیز غافل نشوید.
7) فیدبکها و علائم هشداردهنده را دست کم نگیرید.
مدیران اغلب اوقات در دفتر کارشان هستند و نمیتوانند بطور مستقیم، رفتارهای غیرحرفهای کارمندان را تحت نظر بگیرند. بنابراین اگر همکاری به دفترتان مراجعه کرد و شکایتی را مطرح کرد، موضوع را سهل نگیرید. از کارمند شکایتکننده تشکر کنید و به وی اطمینان خاطر بدهید که مراتب امر را مورد پیگیری قرار خواهید داد.
8) محیط فیزیکی را طوری طراحی کنید که به ترویج رفتار حرفهای کمک کند.
وقتی مدیر یک سازمان به نحوه چینش میز و صندلیها، دکوراسیون اداری، نظافت محیط، تنظیم دما و مواردی از این دست اهمیت نمیدهد، جایز نیست در مورد نحوه پوشش ظاهری کارمند از او ایراد بگیرد. اگر انتظار دارید کارمندانتان رفتاری با کیفیت پنج ستاره از خودشان نشان دهند، یکی از اولین گامها این است که فضایی پنج ستاره در محیط کار برایشان فراهم سازید.
9) پشت کارمندانتان دربیایید.
در صورتیکه یکی از کارمندان از جانب دپارتمان دیگر، همکار یا یک مشتری مورد آزار و اذیت یا سوءاستفاده قرار میگیرد، این وظیفه شماست که به عنوان مدیر، به وی اطلاع بدهید که این اتفاق غیرقابل قبول است و کارمند نباید این رفتار را تحمل کند. گاهی اوقات لازم است خود مدیران وارد میدان شوند و در صورت لزوم، خودشان با عامل متخلف به مقابله بپردازند.
اگر به این موضوع علاقمندید، مقاله راهکارهای تقویت تعهد کاری در بین کارمندان را نیز مطالعه کنید.
10) رهنمودهایی برای حرفهای بودن تبیین کنید.
آخرین پیشنهاد این است که یک هندبوک تنظیم کنید تا کارمندان از آن به عنوان مرجعی برای رفتارهایشان استفاده کنند. این امر باعث کاهش تناقض و شکایات میشود. این پیشنهاد در صورتی کارآیی دارد که سازمان بزرگ باشد و مدیر وقت کافی برای رسیدگی به رفتار کارمندان و بررسی شکایتهای آنها نداشته باشد.
سخن پایانی
به عنوانی یک مدیر و رهبر کاربلد، تلاش کنید تا تمامی جوانب محیط سازمان یا کسبوکار را در کارآمدترین شکل ممکن مورد کنترل قرار دهید و هیچ چیز را به دست شانس و اقبال نسپارید. در این صورت است که خواهید توانست اتمسفری حرفهای در شرکت برقرار کرده و از مزایای بیشمار این اتمسفر بهرهمند شوید.
